Önemli Ama Çok da Acil Değil

Bazen bütün zamanınızı kriz yönetimine harcıyor gibi hissediyor musunuz? Hayatınızın genel olarak bir ateşten diğerine atlayarak geçtiğini?

Keşke benden bir tane daha olsa, hepsine yetecek işim var diye stresinizin tavan yaptığı saatler oluyor mu? (Cevabınız evetse devam edebilirsiniz, zaman yönetimini mükemmel yapıyorum diyenler aramızdan ayrılabilir.)

Acil ve Önemli Ayrımı

İşlerini sıralamak için bir karar matrisi oluşturan Dwight Eisenhower, hayal edebileceğimiz en üretken hayatlardan birini yaşamış. Stratejisi temelde, aksiyon alınacak ve düzenlenecek işleri belirlemek diyebiliriz. Aşağıdaki matrise göre yapılacak işleri 4’e ayırıyoruz.

İlk etapta bu ayrımı kolaylıkla yapabiliriz gibi gözükse de, devamlı bir iş akışında işleri önceliklendirmek yine karışıklığa sebep olabileceği için matrisi kullanmak net bir bakış açısı kazanabilmek adına faydalı olacaktır.

En güzel yönü ise yaptığınız iş, günlük planlarınız ya da yeni yıl hedefleriniz; yani ihtiyacınıza doğrultusunda hayatınızın her alanına adapte edebilirsiniz. Öncelik belirlemeniz gereken bir kararla karşı karşıya kaldığınızda kendinize şunu sorun “Bunu yapıyorum çünkü hedeflerim için önemli mi yoksa bunu yapıyorum çünkü acil mi?”

Daha ötesi yok mu?

x-y koordinatlarında ihtiyacınız olan konu başlığı altında değişkenleri kendinize uyarlayabilirsiniz. Örneğin; finallerine 1 hafta kalmış, henüz çalışmaya başlamadığı için notlarla bakışan ve nereden başlayacağına karar veremeyen bir üniversite öğrencisini düşünelim. Hemen bir doğru grafiği çizip, değişkenlerimizi belirliyoruz.

“Finalde çıkma ihtimali” ve “Konunun zorluk seviyesine” göre çalışılacak konular önceliklendirilebilir. 1. Çeyrekte (ki bu senaryoda en sevilen alan olacaktır) büyük ihtimalle final kağıdında karşılaşacağı ve kolaylıkla yanıtlayabileceği konular yer alırken, aksi senaryoda ise, sınıfta bahsi bile geçmemiş, ‘bir kağıt daha alabilir miyim?’ dedirtecek uzunlukta konular ise 4. Çeyreğe bırakılabilir.

Farklı bir senaryo; bir şirketin ürün ekibinde çalışıyorsunuz ve elinizde ekip arkadaşlarınızdan, yöneticilerden, müşterilerden, kullanıcılardan gelmiş ve sayfalarca uzayan bir istek listesi var. Kimisi bug çözmenizi beklerken, kimisi “Şuradaki başlığı bold yapsak ne kadar harika olur değil mi?” diyor…

Bu kez koordinatlarımızı etki ve efor düzlemlerinde sıralayalım.

1. Etkisi çok ve az efor gerektiren işler: Let’s do this job!

2. Etkisi çok ve çok efor gerektiren işler: Burada büyük ihtimalle ürünün geleceğini etkileyecek büyük istekler yer alıyor.

3. Etkisi az ve az efor gerektiren işler: Eh, yapmasakta olur sanki en azından acelesi yok belki ilerisi için faydalı olabilir.

4. Etkisi az ve çok efor gerektiren işler: Elinizde sayfalarca maddelik iş varken, bu alana takılan ekip arkadaşınızdan arkanıza bakmadan uzaklaşabilirsiniz.

Amacıma ulaşmama faydası oluyor mu?

Belki dünyanın en verimli insanı olamayacağız ancak verimliliği artırmak, boşa giden zaman ve enerjiyi azaltabilmek adına kullanışlı bir karar verme aracı olduğunu düşünüyorum.

Eisenhower’dan yola çıkarak geldiğimiz son matrise kadar hepsi için farklı isimlendirmeler duymuş olabilirsiniz. Asıl söylemek istediğim; günün sonunda daha verimli biri olabilmek adına önemli iki nokta var.

1. İhtiyaçlarım doğrultusunda belirlediğim başlıklarda düzlemleri oluşturmak

2. Elimdeki listeyi bu grafikte gerekli alanlara yerleştirmek.

Sizin stratejiniz nasıl? İşleri elerken ya da önceliklendirirken nasıl bir yöntem izliyorsunuz?