Como otimizei minha agenda em 3 passos

Ou como eu fiz um manual para evitar reuniões que poderiam ter sido um e-mail :)

Manter a minha agenda organizada e produtiva tem sido um desafio ao longo do tempo.

Como membro da liderança em uma empresa, é normal que outros stakeholders tentem agendar reuniões para discutir sobre os mais diversos assuntos. Sendo assim, decifrar o código das reuniões ̶q̶u̶e̶ ̶p̶o̶d̶e̶r̶i̶a̶m̶ ̶ter sido ̶u̶m̶ ̶e̶-̶m̶a̶i̶l̶ está na base da organização de toda minha rotina.

Através de experiências e conversas com pessoas que compartilham desse problema, descobri alguns passos simples que podem reduzir drasticamente a quantidade de reuniões e, dessa forma, organizar a sua agenda. E tudo isso com poucos trade-offs.

Vamos lá!

1. Adotei o Google Calendar como agenda principal

Costumava organizar minha rotina de diversas formas.

Além de ter alguns aplicativos de agenda que usava poucas vezes, eu também anotava compromissos em post-its ou cadernos. Isso dificultava bastante a minha própria adesão em confiar em um desses recursos, já que facilmente esquecia onde havia registrado cada coisa.

Com o Google Calendar eu consegui ter acessibilidade fácil em meus dispositivos e, ainda de uma forma bem mais direta, associar os compromissos e reuniões ao meu e-mail. Hoje em dia eu uso o Google Calendar até para organizar roteiros e horários durante viagens pessoais.

2. Comecei a avaliar e categorizar cada reunião na minha agenda

Esse passo pra mim foi o mais impactante. Comecei a analisar criteriosamente tudo que entra na minha agenda e com isso descobri onde estava o maior problema.

A importância de ter foco em tudo que fazemos é algo normalmente citado em livros ou por pessoas bem sucedidas. Quando aplicado à nossa rotina, esse princípio pode trazer grandes benefícios.

Decidi então escolher 3 tipos de atividades chaves na minha rotina.

Atividades chaves são aquelas que, quando executadas, nos levam na direção certa, na direção que gostaríamos de estar para ter sucesso na nossa atuação profissional. Passei a categorizar todas as reuniões e compromissos da minha agenda como verde quando estavam dentro dessas atividades chave e tudo diferente disso, como vermelho.

A partir desse ponto, avaliei meus compromissos semanais e vi que a proporção de itens vermelhos girava em torno de 60% da minha rotina. Isso pra mim era um sinal claro de que eu não estava sendo produtivo e que não estava aplicando os filtros corretos para decidir que tipo de reunião eu precisava estar presente ou não.

A pergunta que veio com tudo isso foi:

Como fazer com que minha agenda passasse a ser cada vez mais verde?

3. Filtrando suas reuniões com o método 3D

Pesquisando, lendo e conversando com pessoas experientes nesse tema, encontrei uma forma muito boa de deixar sua agenda mais verde, principalmente se você tem um cargo de liderança: usar o método 3D.

O método 3D é pautado em reduzir ações vermelhas da sua agenda com 3 atos que descrevo abaixo.

delegate: Passei a analisar se eu realmente era a pessoa mais apropriada a participar de cada reunião e a pensar em membros do time que pudessem exercer o mesmo papel ou melhor que eu naquelas situações. Então passei a delegar a condução ou a participação de reuniões para outros membros.

delay: Uma atividade vermelha que precisa ser executada sem urgência e não pode ser delegada para outro membro do time, pode ser postergada de forma a manter a quantidade de reuniões vermelhas mínimas por semana.

dump: Por fim, aquelas atividades vermelhas que poderiam ser resolvidas por e-mail ou com uma troca de mensagens rápida, passei a cancelar e a tratar da forma mais direta possível, pelo bem do tempo de todos os envolvidos.

Com apenas 3 passos simples mudei bastante a minha rotina.

Passei a ser mais produtivo, chegando a ter cerca de 70% do meu tempo destinado a atividades verdes e, consequentemente, resolvendo mais rapidamente assuntos que poderiam tomar um tempo maior sem necessidade.