🛍️ มีตติ้งสะดวกใช้

บทความที่ชื่อ Stop Calling Every Conversation a “Meeting” เขียนโดยอัล พิทแทมพัลลี่ (Al Pittampalli) นั้นน่าสนใจทีเดียว เนื้อหาของบทความกล่าวถึงความเข้าใจผิดของใครหลายๆคนที่คิดว่าการประชุมคือการสนทนาของคนมากกว่าหนึ่งคนขึ้นไป ซึ่งในมุมมองของผู้เขียนการที่เราเข้าใจความหมายของคำว่าการประชุมผิดส่งผลให้เราไม่สามารถสร้างหรือจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้

ดังนั้นคุณอัลจึงให้บทความนี้ในการแบ่งแยกประเภทการประชุมต่างๆออกเป็นหลายรูปแบบเพื่อให้เรามองเห็นความชัดเจนในวัตถุประสงค์ของมัน และเพื่อให้เราเตรียมตัวและใช้เวลาที่มีอย่างเกิดประโยชน์สูงสุด ทำไมต้องบทความนี้? … เพราะย่อหน้าข้างล่างนี้นั้นให้มุมมองที่ดี

“ยกตัวอย่างเช่นเหตุผลหลักเลยของการเรียกประชุมก็เพราะผู้จัดการมีเรื่องมีข้อมูลที่จะสื่อสาร แทนที่จะเขียนมันลงไปในเมโม่หรือจัดประชุมหนึ่งต่อหนึ่งหลายๆครั้ง พวกเขาตัดสินใจที่จะเซฟเวลาตัวเองด้วยการใช้เวลาคนอื่นแทน ขัดจังหวะการทำงานและจับทีมเข้ามาอยู่ในห้องร่วมกัน สิ่งนี้เรียกว่า “การประชุมแบบเอาสะดวก” และเกือบทุกครั้งมันเป็นความคิดที่แย่ เพราะโดยทั่วไปแล้วมันสะดวกกับคนแค่คนเดียวแต่มันไม่สะดวกกับคนอื่นที่เหลือทั้งหมด” — อัล พิทแทมพัลลี่

ใครไม่เคยเจอ “การประชุมแบบเอาสะดวก” บ้าง? ไม่มีหรอกมั้ง ไม่แน่แค่วันนี้วันเดียวอาจจะมีสองสามประชุมที่เป็นแบบนี้ การประชุมที่เอาคนห้าคนสิบคนเข้ามานั่งฟังเราพูดฝ่ายเดียวเป็นเรื่องแย่ เสียเวลา เสียพลังงาน เสียอารมณ์ แถมมันยังแสดงให้เห็นถึงความไม่เคารพเวลาของคนอื่นด้วย

ด้วยเหตุนี้เราถึงมั่นใจว่าในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี มันมีวิธีการอีกมากมายที่จะสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าแค่การเรียกคนเข้าประชุม แต่เราก็เข้าใจว่าการจะสร้างทีมสร้างวัฒนธรรมการทำงานให้เป็นแบบนั้นเป็นเรื่องยาก ใครหลายๆคนถึงติดใจ “การประชุมแบบเอาสะดวก” — เพราะมันสะดวกกับตัวเอง คนอื่นจะเป็นยังไงก็ … แล้วแต่