Scrum ne rime pas avec réunion

J’entends souvent les membres des équipes de développement SCRUM que je coache me décrire leur lassitude des réunions, leur impression d’y passer trop de temps, d’être trop souvent interrompus dans leur travail… Je souhaite donc partager avec vous quelques éléments de réponse et surtout des pistes pour améliorer cette situation. Je mets d’ailleurs en garde les équipes confrontées à ce type de sensations qu’il est important de les traiter au plus tôt pour ne pas en subir des effets indésirables, parfois très impactants (perte de motivation, perte de concentration et de focus vers le résultat, …).

Que dit le SCRUM GUIDE ?

Si on se réfère au Scrum Guide pour revenir aux fondamentaux de SCRUM, on remarque dès la table des matières qu’il n’est pas question de « meeting » (réunion) mais de « Scrum events ». La version française a repris le terme « événement », et la communauté utilise souvent le mot « cérémonie ».

Le Scrum Guide parle de lui-même :

« Les événements prescrits sont utilisés par Scrum pour créer la régularité et minimiser le besoin de réunions non définies par Scrum. Tous les événements sont limités dans le temps ; en boîte de temps (time-boxés), de telle sorte que chaque événement ait une durée maximale. Une fois qu’un Sprint commence, sa durée est fixe et ne peut être écourtée ou prolongée. Les autres événements peuvent se terminer dès que leurs objectifs sont atteints, tout en assurant qu’il y a eu suffisamment de temps accordé pour ces événements sans pour autant permettre le gaspillage dans le processus.

Outre le Sprint lui-même, qui est un conteneur pour tous les autres événements, chaque événement Scrum est une occasion formelle d’inspecter et d’adapter quelque chose. Ces événements sont spécifiquement conçus pour permettre la transparence et l’inspection. Ne pas inclure l’un de ces événements entraîne une transparence réduite et constitue une occasion perdue d’inspection et d’adaptation. »

Approche cartésienne

Mais regardons concrètement le temps à passer à ces événements au cours d’un sprint pour chaque membre de l’équipe. En suivant les « time-boxed » de chacun des événements, pour un sprint de 4 semaines et en allouant 10% de temps à l’activité de Refinement, nous obtenons :

T = (20*15 min) + 8h + 4h + 3h + (40h*4*10%)

soit 36h à passer aux événements SCRUM sur les 160h de présentiel

soit 22,5%

(rappel : 1 semaine de travail = 40h au Luxembourg)

Il est intéressant de vérifier “à la louche” si les équipiers abordent bien des résultats inférieurs ou égaux à ce ratio et de vérifier que des réunions en dehors du contexte de l’équipe Scrum ne viennent pas s’ajouter.

Identifier les causes

Au cours des coaching effectués ces dernières années, j’ai recensé les causes suivantes comme récurrentes dans des environnements pourtant variés :

- La culture d’entreprise et notamment une habitude de mener trop de réunions formelles au détriment de workshops ouverts et collaboratifs peut plomber l’organisation des événements SCRUM;

- Le manque de facilitation des événements, notamment de la part du Scrum Master, voire un manque de pédagogie dans l’approche;

- le fait d’avoir des équipiers multi-projets / multi-teams qui participent donc aux cérémonies de chaque équipe;

- et plus fréquemment, une large incompréhension du rôle du membre de l’équipe de développement qui juge que le seul travail important et reconnu est de coder/développer au détriment de l’auto-organisation et de la pluri-disciplinarité.

S’améliorer continuellement…

Les pistes d’amélioration qui en découlent sont assez logiques et s’appuient fortement sur la pédagogie, le dialogue et la participation des équipiers. Je vous propose notamment ces approches :

• respecter et faire respecter les time-boxed et les objectifs des événements
• demander systématiquement le ROTI (Return On Time Invest) aux participants en fin d’événement et surtout en tenir compte !
• bânir le terme « réunion », soit en utilisant « événement » soit « workshop »
• éviter de démultiplier les événements et demander aux équipiers de choisir en les mettant en garde face au risque de voir leurs activités de fond interrompues
• changer les supports/outils de facilitation pour apporter de la fraicheur et du dynamisme (ex : passer à la facilitation graphique, ranger les post-it et sortir les Lego, changer de lieu et préférer des espaces et positions plus énergisants…)
• faire participer les équipiers à la facilitation (ex : demander de l’aide pour faciliter une retrospective, …)
• préparer les événements à l’avance pour les rendre plus fluides et éviter de perdre du temps à la recherche d’informations, ou autre.

A vous d’expérimenter et de trouver ensemble la solution la plus adaptée. N’hésitez pas à partager vos pistes …