年輕工作者必修的六項技能－上：時間管理、專案管理、Excel

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這篇是之前聽「大人的small talk」聽到的一個主題。主要是建議剛出社會的年輕工作者應該要先培養哪些能力，才會對工作上有顯著幫助。講者提到，雖然各行各業要學習的東西非常多，但有些必備的技能是很建議大家先準備好的。

在Podcast中提到了六種能力，分別是：時間管理、專案管理、Excel、檔案管理、文件製作與排版、以及表達能力。

個人覺得非常有道理，這些能力不僅在其他行業適用，在醫療工作的場域也時常用到。以下想以醫療工作為例，分別說明一下各種能力：

時間管理

在進入職場後，我們時常會被交辦各式各樣的工作。但如果沒有做好時間管理，很容易被各種死線追著跑，甚至必須要加班完成工作。也可能在死線的壓力下，無法好好地完成任務，導致最後的成果不盡理想。

在Podcast中提到，講到時間管理，大家往往想到的是提升工作效率。這的確是一個方式，然而效率的提升有其極限，無法無止盡的壓縮完成工作的時間。這時，另一個時間管理的重點，就是「對工作做出取捨」。

• 取捨的判斷標準

對於取捨的方式，有一個很知名的心智模型，叫做艾森豪決策矩陣。

這個矩陣，把工作以緊急 v.s. 不緊急，重要 v.s 不重要，分成四種，分別是「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「緊急但不重要」、「不重要也不緊急」這四種。

擺在第一順位的，一定是「重要且緊急」的任務。在第二順位的任務，大部分的人容易被「緊急但不重要」的任務吸引注意，然而，真正要做的其實是「重要但不緊急」的任務。因為這些任務才是真正會帶來長遠影響的工作。而對於「緊急但不重要」的任務，則是可以透過「外包」的形式來完成，減少占用自己的時間。

• 臨床工作中的時間管理

在繁忙的臨床工作中，時間管理無疑是最重要的一件事。我自己覺得可以有三個方法可以幫助自己做更好的時間管理

第一是「模板化」

所謂模板化，就是在各種方面建立起自己習慣的架構，甚至可以用套板來節省時間。以醫囑或藥物來說就是建立組套，以病歷來說就是建立模板，以查房筆記來說，也可以固定紀錄的格式，例如最左邊用藍筆寫病人的S，中間寫O，最右邊用紅筆寫P，並在執行完後將它劃掉。這樣不僅可以增加工作的效率，也可以減少出錯。

第二是「主動規劃」

有的時候我們會遇到醫囑開了但過了一段時間還沒有人執行，原來是護理師剛好在作治療還沒看到，或是勤務人員優先去帶別的病人或送別的檢體，也有可能是病人不知道跑去哪裡了。然而很多時候，臨床的各個決策步驟環環相扣，要等報告決定處置，還要觀察病人對於處置的反應，這樣很容易拖延工作的時間。因此，可以主動去和護理師告知你在等甚麼檢查，又或者是主動和病人約時間，盡量確定進度都在自己的掌握之中。我之前也曾經有過run急診時，等抽血報告等了一個多小時都還沒出來，我就直接打去檢驗室，結果發現他們已經做完發報告了，但可能是資訊系統的問題所以我這邊看不到。他們就先告訴我報告結果，並且重新發一次報告，免去我一直痴痴的等待。

第三就是「工作的取捨」

在繁忙的臨床工作中，永遠都有做不完的工作。下了班也有各式各樣的瑣事要處理。大家時常會感到一天24小時都不夠用。雖然對每一件事負責很好，但是一個人的時間以及精力有限，不可能無上限的接受無止盡的工作，這時就可以透過決策矩陣，來對工作作出取捨。有些較為不重要且不緊急的事，例如不那麼重要的社交活動，就可以稍微捨棄

另外特別想要強調的是幾個容易被忽略的，重要但不緊急的事情，分別是：個人的休息及充電時間、睡眠、以及念書。如果沒有好好的休息及充電，很容易在繁忙且充滿情緒張力的臨床工作中產生倦怠，而如果沒有足夠的睡眠，容易影響自己的情緒以及專注程度，而如果沒有念書的時間，長期來說自己的能力也不會提升。

專案管理

在職場中，隨著資歷的增長，慢慢的我們也會被賦予主持一項任務的責任。這時，專案管理的能力就變得非常重要。該如何安排進度、整合資源、跨科部溝通，確認任務的各項進度都在自己的規劃當中，是不可或缺的技能。

• 臨床工作中的專案管理

以醫療行業來說，這個能力可能在一開始臨床工作時還不一定需要，但如果開始要寫paper，或是成為總醫師、主治醫師要開始安排活動或主持研究計畫時，就會變得很需要。甚至好的專案管理能力，更可以讓自己節省許多時間，避免許多不必要的麻煩，以及獲得更好的成果。

以總醫師的工作來說，也是類似管理許多小型專案。例如安排教學活動，要確認時間點、思考主題、聯絡講者或安排師資、協調場地、規劃時間以及參加人員，這都需要耗費大量心力。若有良好的專案管理能力，就能夠以有組織且有效率的方式好好處理這些事情，讓自己更加省時省力，卻又能達到更好的效果。

Excel

Office系統，是從小到大，無論是做作業也好，或是交報告也好，一直都會使用到的軟體。然而，實際上Office的功能很少有人能夠了解的很完整。而在Office三個常用的軟體Word、Excel、Powerpoint中，講者又特別提到了Excel。原因是大家在使用Word上都至少有基本的能力，而在資淺的時候，也比較少上台簡報的機會。然而，Excel使用的技巧，卻可以大大加速一個人的工作效率，因此，講者特別建議新鮮人在入職時就要培養Excel的能力。

• 臨床工作中的Excel使用

以醫療行業來說，我個人認為Excel和powerpoint是同等重要的。在臨床的前幾年，使用Excel的機會較少。而Powerpoint則相較之下因為時常要報告，因此使用的機會較多。然而到了總醫師時，行政業務量增加，要排班、計算科部統計數據等等，這時如果能夠好好使用Excel的功能，會讓自己的工作效率提升不少。

例如在排班時，時常會需要統計每個人的值班數。如果都要用人工計算，就會非常耗時，但如果能透過Excel的公式自動計算，則可以省下許多計算的時間。又或是總醫師時常要管理待床名單，或是學員分組。這時如果能夠使用Excel的篩選、資料處理，以及交叉比對功能，就也能省下許多人工作業的時間。而藉由Excel省下來的時間，更可以加強自己的時間管理能力。

以上簡單分享個人對於時間管理、專案管理、Excel三種能力在醫療行業重要性的看法。下一篇則會分享我自己對於檔案管理、文件製作與排版、以及表達能力的想法。