Daha Az Başlamak
Hepimiz hayatta başarılı olmak isteriz, hepimizin ajandası yoğun ve hem özel hayatımızda hem de iş hayatımızda o ajandamızdaki maddeleri tamamlamak, yenilerine geçmek isteriz. Çünkü hayatın akışı hızlı ve bizim önümüzde de yapılacaklar listemiz uzun.
Neler yapmak istediğimizden bahsettiğimizde ise muhtemelen çoğumuz çocukluğumuzdan itibaren çevremizden şu sözleri duyduk: “Bir başla da gerisi gelir”, “Başlamak bitirmenin yarısı”, “Biz başlayalım da sonra bakarız.”
O yüzden bir yandan seramik kursuna giderken bir yandan bir enstrüman çalmayı öğrenmeye uğraştık; aynı zamanda bir sanat-spor kulübünde aktif olmak için gayret ederken aynı zamanda da ev ve iş görevlerini tamamlamaya çalıştık. Sonuç; evde yarım kalan boyanmayı bekleyen ama asla içimize sinmeyen çeşit çeşit toprak vazolar, saksılar; bir türlü arkadaşlarımızla otururken güzel ezgiler dinleteceğimiz kadar geliştiremediğimiz enstrüman becerimiz, üye olduğumuz kulübün etkinliklerine katılamadığımız veya yeterli desteği veremediğimiz için duyduğumuz vicdan azabı; evde buzdolabında asılı duran ve gittikçe uzayan yapılacaklar listesi ve işte çeşitli kategorilerde ayrıştırdığımız okunmayı/yanıtlanmayı bekleyen mailler; üzerimize aldığımız çalıştığımız fakat henüz teslim edemediğimiz işler…
Sonra da genellikle kendimize dönüp sormaya başlarız: “Şu yarım saatlik işi neden iki haftadır bitiremedim, neden her şey yarım” diye ve kendi kendimizi yiyip bitirir ve muhtemelen de mutsuz oluruz.
İş hayatında da Çevik Koç olarak çalıştığım süre boyunca birlikte çalıştığım takımlarda da bunu sıklıkla gözlemliyorum. Farklı müşterilerden gelen talepleri yapmak ve müşteri memnuniyetini sağlamak için canla başla çalışıyorlar ve müşterilerini, işkollarını bekletmemek için de mümkün olan en kısa sürede başlamak istiyorlar. Bu süre zarfında halihazırda çalıştıkları başka projeler, günlük gelen acil problem veya danışmanlık kayıtları da hayatlarında yer almaya devam ediyor. Bir projede farklı bir takımdan bir şey bekledikleri zaman, vakti değerlendirmek için diğer projenin bir adımına geçiyorlar veya çoğu zaman bir projenin toplantısına katılırken diğerinin kullanıcı testine destek verip bir diğeri için de yazılım geliştirmesini yapmaya çalışıyorlar. Bu kadar yoğun ve özverili emeğe karşılık ise her zaman istedikleri hızda veya kalitede işi teslim edemedikleri oluyor. Bazen müşterilerimizden “Ufacık bir alan değişikliği istedik 2 hafta oldu hala bitmedi” şeklinde serzenişler de gelince haliyle motivasyon düşüyor.
Peki bu kadar özverili bir emeği sonuca ulaştırmak, işlerin daha hızlı ve pürüzsüz ilerleyerek bitmesi için ne yapmak gerekir?
Yapılabileceklerin en önemlilerinden biri: “Başlamamak”. Evet okuyunca/duyunca kulağa biraz garip geliyor farkındayım ama genel kabulün aksine başlamayı yavaşlatmak birim zamanda daha çok ve kaliteli çıktı üretmemiz için önemli bir başlangıç.
İki kavram üzerinden devam ederek açıklamak istiyorum:
Little Yasası
Little Yasası üzerinde sayfalar dolusu akademik makale yazıldı/yazılabilir; formül ve genel mantığı üzerinde satırlar dolusu yorum yapılabilir. Bu yazının amacına uyacak şekilde sadece kısa bir giriş ile yetineceğim; ama okumanızı hayli tavsiye ederim.
MIT Profesörü John Little 1961 yılında Little Yasası’nı kanıtları ile birlikte yayınladı. Bu yasaya göre, çok temel olarak:
“Eş zamanlı çalıştığınız iş sayısı ne kadar artarsa bu işlerin kuyrukta bekleme süreleri de o kadar artar.”
Formülle ifade edecek olursak; Cycle Time = WIP / Throughput
· Cycle Time — Devir Süresi : Bir öğenin sistemde geçirdiği ortalama süre. Bu öğe, bir yazılım geliştirme sürecindeki kullanıcı hikayelerinden, bir kafedeki kahve siparişlerine veya hastane sistemindeki hastalara kadar herhangi bir şey olabilir
· WIP — Work In Progress: Süreç içinde herhangi bir zamanda sistemde çalışılan ortalama öğe sayısı
· Throughput — Çıktı: Öğelerin sistem tarafından işlenme hızı, birim zamanda üretilen çıktı miktarı
Bu formül bize şunu gösteriyor:
Aynı anda daha az iş üzerinde çalışırsak, işlerimizi daha kısa sürede tamamlayabilir ve müşterilerimize de daha gerçeğe yakın tahminler verebiliriz. (Yeni bir bilgisayar, yeni bir makine almadığımızı veya takıma yeni bir çalışma arkadaşımızın dahil olmadığını, birim zamanda üretilen işin aynı kaldığını varsayıyoruz:)).
Little Yasası gayet basittir ama sonuçları ve uygulamaları itibariyle de önemli bir farkındalık oluşturmaya devam ediyor.
Bağlam Değiştirme
5 saat bilgisayarın başında oturup 1 saatlik iş yapmamıza neden olan bir diğer etmen de “Bağlam Değiştirme — Context Switching”
Bağlam değiştirme herhangi bir nedenle bölündüğünüz için sıklıkla bir işten diğerine geçme sebebi ile yaşadığınız zaman kaybına verilen addır.
Bağlam değiştirmenin etkilerini somutlaştırmak adına takımlarla gerçekleştirdiğimiz eğitimlere küçük bir oyunla başlıyoruz. Bu oyunda, üç gönüllümüz ve üç projemiz oluyor ve sırayla 3 kişi her harfte/sayıda kişi değiştirerek projeleri tamamlamaya çalışıyorlar.
Proje 1: 1,2,3,4,5…30 (1’den 30’a kadar birer birer sayma)
Proje 2: A, B, C, D,….., Y,Z (A’den Z’ye kadar tüm harfleri sayma)
Proje 3: 1,4, 7….67,70 (1’den 70’a kadar üçer üçer sayma)
İlk denememizde ben çeşitli sebeplerle takımları durdurup diğer projeden devam etmelerini rica ediyorum. Diğer denememizde ise hiç bölmeyerek tamamlamalarını bekliyorum. Böyle basit bir senaryoda dahi benim onları böldüğüm durumda hem projeleri tamamlama süreleri çoklukla 2–3 katına çıkıyor hem de nerede kaldıklarını veya sırayı hatırlayamadıkları için hatalar yapmaya başlıyorlar. Bunu bir de profesyonel olarak çalıştığınız işlerdeki daha karmaşık senaryolara uyarladığımızda elbette durumun sonuçları çok daha vahimleşiyor.
Yapılan bir araştırmaya göre, ne kadar çok işte eş zamanlı çalışırsanız bağlam değiştirme sebebi ile zaman kaybınız o ölçüde artıyor. Aşağıda Gerall Weinberg’in çalışma sonuçlarının grafiksel gösterimini paylaşıyorum buna göre değiştirdiğiniz her iş sizin genel verimliliğinizin %20–80 oranında azalmasına neden oluyor.
Yine farklı bir araştırmaya göre de çalışanlara, bağlam değiştirme sebebi ile streslerinin artıp artmadığı sorulduğunda %70’i bölünmeler sebebi ile daha çok stresli olduklarını ifade ediyorlar.
Hem bizlerin iş ve özel hayatlarımızda bizzat deneyimlediklerimiz hem de Little Yasası ve Bağlam Değiştirme ilgili yapılan araştırmalar gösteriyor ki, aslında daha çok bitirmemiz ve daha kaliteli sonuçlar elde edebilmemiz için eş zamanlı yaptığımız işe bir limit uygulayabilmemiz gerekiyor. O yüzden çevik dönüşüm sürecinde birlikte çalıştığım takımlarla da bu odak üzerinde çalışmaya gayret ediyoruz. Eş zamanlı çalıştığımız işlere bir sınır koyalım, odaklanalım ve bu sayede hem yaşadığımız iş stresini azaltarak kendimize daha mutlu bir çalışma ortamı yaratalım hem de müşterimize daha hızlı ve kaliteli teslimat yaparak müşteri memnuniyetini ve birlikte çalışma keyfini arttıralım.
Uygulamak yazıldığı kadar kolay değil elbette ama denemekte fayda var, ne dersiniz?
Referanslar:
· Vacanti, Daniel S. Actionable Agile Metrics for Predictability, Actionable AgilePress, 2015
· Goldratt Eliyahu M and Jeff Cox. The Goal, North River Press, 1992
· https://www.scrum.org/resources/littles-law-professional-scrum-kanban
· https://en.wikipedia.org/wiki/Little%27s_law
· Erozan İhsan. Üretim Sistemleri Hat Yönetim Uygulaması,2019
· https://medium.com/swlh/littles-law-applied-in-agile-knowledge-work-part-1-
· https://www.linkedin.com/pulse/littles-law-formula-improvement-kevin-kohls/
· https://altuga.medium.com/little-yasas%C4%B1-ve-kanban-sistemi-arasindaki-iliski
· https://toggl.com/track/littles-law/
· http://www.limitedwipsociety.org/
· https://www.scrum.org/resources/blog/financial-cost-task-switching
· https://theagileist.wordpress.com/2014/10/12/context-switching-public-enemy-no-1/
· https://blog.rescuetime.com/context-switching/
· https://blog.doist.com/context-switching/
· https://front.com/blog/context-switching
