Facilitação online: dicas de como preparar e facilitar workshops com time remoto
Como manter processos colaborativos em pleno vapor em tempos de isolamento social?
A nossa percepção de trabalho tem mudado constantemente. A forma com que fazemos, as ferramentas que usamos, onde e com quem atuamos já não são mais as mesmas.
O mindset criado pelas ferramentas digitais gerou um novo senso de colaboração, permitindo interações com pessoas de todo o mundo, aumentando a diversidade das equipes e diminuindo drasticamente as barreiras de comunicação em um projeto.
Apesar do trabalho remoto e de tendências como os “nômades digitais” já estarem consolidadas, ainda é um desafio replicar a experiência física no mundo digital e garantir que o trabalho remoto gere o mesmo valor que os projetos presenciais.
Tempos de crise como o que estamos vivendo, devido ao avanço da Covid-19, exigem criatividade e rapidez ao criar alternativas que mantenham o trabalho funcionando. Para auxiliar neste processo, reunimos algumas dicas essenciais na hora de preparar um workshop remoto.
Antes de qualquer coisa, é preciso entender que apesar de estarmos buscando uma experiência próxima a que conseguimos alcançar em workshops presenciais, é necessário fazer alguns ajustes ao processo, respeitando as características e limitações do trabalho online.
Preparando o workshop
Antes de começar o workshop é muito importante que o time que esteja facilitando a atividade tenha domínio total do assunto, das ferramentas que serão utilizadas e conheça as expectativas dos participantes.
A seguir mostraremos algumas atividades que podem ajudar nesta etapa:
- Reunião de alinhamento: O alinhamento inicial é indispensável para garantir o funcionamento correto do workshop e começar a mapear as expectativas dos donos do projeto. Nesta reunião, o facilitador deve explicar passo a passo da agenda proposta no workshop e mostrar com detalhes as atividades que deverão ser realizadas pelo cliente. Neste ponto é importante conversar sobre os participantes — número ideal, quais os perfis recomendados, o tempo de dedicação necessário, e já requisitar o bloqueio da agenda dos perfis participantes.
Dica: Como todo o trabalho será feito de forma remota, não é possível confiar apenas na memória do cliente. Neste caso é indispensável que todos os envolvidos recebam a agenda e todas as dicas — A visualização evita dúvidas futuras.
Neste momento, também, pode ser interessante começar a conhecer os perfis participantes e suas expectativas em relação ao trabalho que será realizado.
Para isso, a equipe da A&JSmarts sugere enviar uma survey com perguntas simples como: qual o desafio se espera resolver; como resolver este desafio pode melhorar o negócio; como eles pensam em medir o sucesso da solução; os top 3 problemas que querem resolver ao final da atividade; quem são os principais stakeholders do projeto. Essas perguntas darão insumos para o facilitador conduzir a próxima etapa.
- Onboarding: Tão importante quanto o alinhamento com o cliente é a certeza de que todos os participantes cheguem ao workshop com o mesmo nível de entendimento do processo. Nesta etapa é a hora de tirar todas as dúvidas, mapear as dificuldades, entender o problema do ponto de vista daquele stakeholder e do contexto em que ele está inserido, gerenciar as expectativas e ensinar os participantes a usar todas as ferramentas necessárias para a execução do workshop.
O Onboarding geralmente é feito em reuniões de no máximo uma hora, individualmente com cada participante. No caso de workshops com muitos participantes, ele pode ser realizado em pequenos grupos separados por alguma similaridade, por exemplo, participantes que têm interface direta com o usuário.
O objetivo das reuniões individuais é garantir que todos os participantes tiveram a oportunidade de se expressar e entender com clareza como serão realizados os workshops.
Dica: É importante ter em mente que nem todos os participantes terão a mesma familiaridade ou acesso a tecnologia. É preciso levar isso em conta na hora de planejar as atividades.
Check list do onboarding:
- Garantir que todos os participantes tenham acesso às ferramentas principais: videochamada e visualização:. ex: (mural, miro, google apresentações)
- Alinhar os horários e garantir que todos os participantes já estejam com as agendas reservadas
- Reforçar os materiais necessários: Computador com microfone e câmera, internet, papel e canetas
- Esclarecer todas as dúvidas
- Montar um board inicial na sua ferramenta de visualização com tutoriais de como usar as features principais e tirando as dúvidas das sessões individuais.
Ferramentas recomendadas para etapa de preparação:
Vídeo chamada: Zoom, Skype, Hangouts meet
Visualização: Miro, Mural, Google apresentações, Realtime board, deekit, session lab, Stormboard
Comunicação com participantes: slack, e-mail, grupo no whatsapp
- Discovery: Como os participantes não estão imersos no mesmo ambiente, é fácil que a equipe se perca nas discussões. Para evitar isso, é interessante que as sessões se iniciem com informações visuais prontas, como uma jornada do usuário com os pontos de atenção demarcados ou um mapa de calor do site. Essas informações podem ser analisadas e alteradas para se adequarem melhor a realidade do cliente. Dessa forma, criamos um objetivo comum e visual para toda a equipe, diminuímos o tempo de trabalho online e conseguimos manter todos os participantes focados.
Para que a etapa de discovery tenha sucesso, é importante que a equipe que estará à frente das sessões dedique um tempo para entender o problema que será abordado.
Essa imersão pode acontecer desde as entrevistas individuais do onboarding e envolver conversas com outros stakeholders até as pesquisas de usuário, por exemplo.
Dica: Na hora de apresentar os resultados da imersão, dê preferência para ferramentas visuais e faça o upload dela no board de visualização. Dessa forma, garantimos que todos os participantes tenham acesso às informações geradas simultaneamente.
- Planejando a sessão: Para garantir o sucesso da sessão, é fundamental que o facilitador tenha domínio total da dinâmica que será trabalhada e das ferramentas que serão usadas, já que o seu papel é guiar os participantes pelo workshop.
Por isso, é importante separar um tempo antes do início da atividade para planejar as atividades, estabelecendo quais ferramentas serão usadas, quando e com qual finalidade, e o tempo de duração de cada uma.
Além disso, é importante preparar o board de visualização, já incorporando as dicas do onboarding e os templates.
Diferente das atividades pessoais, a facilitação online exige atenção redobrada às atividades e disponibilidade total do facilitador para tirar as dúvidas e acompanhar os participantes.
Sendo assim, deixar tudo preparado evita que o facilitador precise abandonar uma dessas atividades chave para preparar a próxima dinâmica ou que os participantes fiquem ociosos durante este processo.
Dica: Nem sempre é possível planejar todos os caminhos que um workshop pode tomar, por isso é importante que o facilitador tenha domínio dos métodos a serem usados. Para esses casos é sempre importante ter uma segunda opção de ferramenta, dinâmica ou icebreaker, em caso das coisas saírem do planejado.
Facilitando o workshop
Diferentemente dos workshops presenciais como design sprints ou sessões de cocriação, nas sessões online as atividades não são inteiramente executadas pelos participantes.
Para diminuir o tempo que eles ficaram imersos e na frente do computador, escolhemos especialistas da empresa para executar partes mais específicas dos workshops como prototipagem e user tests, acelerando o processo e garantindo o foco dos participantes nos momentos em que eles são essenciais.
Com essa dinâmica, recomendamos sessões de aproximadamente 3 horas de duração. O foco principal das sessões está dividido em duas etapas: alinhamento e definição.
- Alinhamento: Na etapa de alinhamento, garantimos que os materiais gerados durante a etapa de discovery ou nas sessões de teste de usuário, por exemplo, estejam alinhados com a realidade e expectativa dos clientes. Neste momento, para otimizar as discussões podemos usar ferramentas como lightening decision jam, How might we?, Brainstorming guiado e outras.
- Definição: Na etapa de definição, os participantes devem decidir os caminhos a serem seguidos. Nesta etapa, decisões importantes são tomadas como: público alvo, momento da jornada a ser explorado, objetivos de longo prazo e qual ou quais soluções são as mais aderentes ao desafio. Tomar decisões nunca é fácil, para evitar discussões não produtivas, os doting votes funcionam com maestria, da mesma forma das atividades presenciais.
Outras atividades como pesquisa de inspiração para criação dos conceitos, benchmarking e ideação individual podem ser realizados offline.
Entretanto, é necessário que estas atividades tenham um deadline estabelecido para evitar que os participantes gastem muito tempo em ideias iniciais. Ao fim do deadline, os participantes devem enviar as atividades para o facilitador, que deverá fazer o upload delas no board de visualização.
Dicas: Para diminuir a ansiedade dos participantes, e garantir o alinhamento é recomendado começar as atividades recapitulando o que foi feito no dia anterior, destacando os marcos alcançados e apresentar onde queremos chegar. No fim da sessão, vale tirar um tempo para comparar o board atual com o do dia anterior, assim os participantes conseguem visualizar a evolução.
Pós sessão
Após a fim das atividades, é interessante que o facilitador dedique um tempo para compilar todo o material gerado nas sessões, criando um relatório final.
Este relatório deve conter não só a memória do que aconteceu no workshop, mas também as percepções do facilitador, insights gerados, resultados e alterações feitas na solução, baseados nos testes de usuário. Desta forma, garantimos que todos os stakeholders do projeto estejam alinhados a respeito dos resultados alcançados.
Outro ponto importante a ser considerado no pós sessão, é a iteração. Após a finalização dos testes de usuário, a equipe têm um montante de informações chave para aquele produto, mas com o fim das sessões, estas possíveis alterações costumam ser de inteira responsabilidade do cliente.
A iteração é um momento de refino, onde podemos ajustar o protótipo, o deixando mais aderente aos resultados dos testes.
Engajar o time em atividades remotas pode ser um desafio. Apesar disso, já existem diversas ferramentas online que auxiliam neste tipo de facilitação.
O importante é entender que é necessário ajustar as atividades do universo presencial ao novo ambiente e não ficar preso a modelos e estruturas conhecidos.
No fim das contas, a facilitação remota é um recurso que torna viável a aproximação de colaboradores e a execução dos projetos independente da localização dos envolvidos.
