OKR: um outro olhar sob definição de metas

OKR (Objectives and Key Results) é um sistema de definição de metas usado pelo Google e outras empresas inovadoras. Se trata de uma abordagem simples para criar alinhamento e engajamento em torno de metas mensuráveis.

Diferente dos outros métodos, no OKR definimos metas para ciclos curtos, de aproximadamente 3 meses, de forma colaborativa, envolvendo todos os stakeholders chave para a organização. Desta forma conseguimos atingir níveis maiores de agilidade e eficiência para o projeto, garantindo que todos estão alinhados sobre os próximos passos.

Além disso, sua estrutura permite maior autonomia para as equipes, que sabendo onde devem chegar, podem escolher a melhor forma de alcançar aquele objetivo.

O OKR é composto de duas partes: Objetivos e resultados chave. Os objetivos são as descrições qualitativas do que se deseja alcançar. Já os Resultados chave, são um conjunto de métricas para medir a evolução do time.

As atividades ou tarefas que serão executadas para alcançar o objetivo, não fazem parte do sistema. Isso acontece porque estas ações são apenas hipóteses que podem ou não levar ao sucesso.

Assim como toda hipótese, as atividades podem, e devem, ser substituídas caso necessário, sendo de responsabilidade do time executor defini-las e ajustá-las ao longo do processo.

Confira algumas dicas para a definição de OKRs:

Agenda:

A definição dos OKRs é geralmente realizada em uma sessão de workshop com todos os stakeholders chave para o projeto.

A presença dos representantes é indispensável não só para garantir o alinhamento das metas, mas também para que haja representatividade. Desta forma, é possível garantir que todas as áreas tiveram oportunidade de apresentar e defender seus interesses e pontos de vista.

Cadência:

Neste sistema é importante que as metas sejam pensadas para ciclos curtos. Assim os integrantes do projeto podem focar no que é importante para o projeto agora, evitando que os objetivos e métricas se tornem obsoletas.

Além disso, ao pensar em ciclos curtos, os objetivos se tornam mais palpáveis e aumenta a sensação de trabalho concluído, mantendo a equipe engajada no processo.

Se não têm número, não é um Key Result:

Os key results são responsáveis por medir e indicar se aquele objetivo foi ou não alcançado. É importante entender que eles precisam ser uma definição clara do que é sucesso para aquele objetivo, e por isso, devem ser quantitativos e mensuráveis.

São exemplos de key results: aumentar o Net Promoter Score de X para Y e melhorar a média semanal de visitas por usuário ativo de X para Y, por exemplo.

Para que a sessão de definição de OKRs seja eficiente, é importante que a equipe tenha conhecimento sobre as métricas e os números referentes ao projeto. Com estas informações em mãos a criação dos KRs será mais rápida e eficiente.

O foco é criar valor e não uma lista de tarefas:

Quando definimos um objetivo é natural que logo venha em mente uma lista de atividades que devem ser realizadas para alcançá-lo. Apesar de fazer parte do processo, essas tarefas não garantem o sucesso.

Cumprir todas as tarefas não garante que o objetivo foi alcançado. Se o time cumpriu todas as tarefas e nada melhorou, não houve sucesso.

Por isso, no OKR criamos metas baseadas em valor. Ao invés de acompanhar o cumprimento das tarefas, medimos o valor que um conjunto de ações gerou e assim conseguimos determinar se as iniciativas alcançaram o esperado.

Exemplo:

Key result baseado em atividade:

• Criar um programa de engajamento;
• Desenvolver 3 novas campanhas de e-mail.

Key result baseado em valor:

• Aumentar o engajamento do funcionário de X para Y;
• Aumentar a conversão de leads de X para Y;
• Reduzir o custo de aquisição do cliente de X para Y.