Scrum e Kanban: Agilidade aplicada a transformação digital

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ioasys-voices

10 min readJun 10, 2020

Este post é o conteúdo escrito de uma apresentação que realizei para um Power Up (meetup) da ioasys, empresa em que sou Scrum Master.

Você pode acessar o conteúdo em vídeo clicando aqui.

Aqui você irá aprender mais sobre o framework Scrum e sobre a metodologia Kanban, e vai entender como eles podem gerar muito valor dentro da tecnologia, mas também dentro das diversas áreas de uma empresa, em setores como marketing, RH, talent acquisition, operações e onde for necessário ser mais ágil.

Transformação digital

Transformação digital, pode ser entendiada como um fenômeno que incorpora o usa da tecnologia às soluções de problemas tradicionais.

Isso quer dizer que ao falarmos de transformação digital não estamos falando somente em tecnologia, mas sim na aplicação da tecnologia após o completo entendimento sobre um problema, onde ela será aplicada buscando a sua resolução.

Caso você queira saber mais sobre a transformação digital ágil, assista a Live do Creative Legacy da ioasys, clicando aqui.

Gerenciamento de projetos e produtos no mundo atual

Hoje em dia podemos observar que muitas empresas e equipes lidam com produtos de tecnologia da forma errada, como podemos ver no meme abaixo.

Afinal, o mundo muda cada vez muda mais rápido e uma solução que começamos a construir hoje pode não ser mais válida amanhã.

Isso acontece, pois cada vez mais, fica claro que vivemos em um mundo que está mudando rapidamente e está cercado de incertezas. Um fato e demonstra isso é o Coronavírus, que vem mudando drasticamente nossa forma de viver e de nos relacionar.

Estudiosos chamam o mundo atual de VUCA.

O exército americano já usava a sigla VUCA para descrever a volatilidade (volatility), a incerteza (uncertainty), a complexidade (complexity) e a ambiguidade (ambiguity) nas diversas situações e contextos de guerra. O uso militar dessa sigla começou no final dos anos 90, para tratar das ferramentas e métodos necessários para fazer frente a um ambiente extremamente agressivo e desafiador. Administradores.com.br

Com esse mundo cercado de incertezas, cada vez mais é necessário se comunicar melhor. Já que, de outra forma fica praticamente impossível atingir objetivos que são realmente inovadores e geram valor para o mundo em que vivemos.

Slide da apresentação do PowerUp ioasys — Design by ioays

O grande vilão big data

Esse termo não deve ser novidade para vocês, pois todos sabemos que hoje vivemos em um mundo inundado por dados, e isso tem a tendência de aumentar sempre mais. Caso você queira saber mais sobre big data, acesse aqui, nesse post que escrevi para o blog Inteligência Corporativa da Rock Content.

Por que estou falando sobre dados?

Hoje, desenvolver produtos digitais envolve muito mais questões do que antigamente. Milhares de empresas sofrem diariamente ao ter que levantar caixa para pagar uma nota preta com cloud e servidores.

É amigos, armazenar dados não é barato. Muitas vezes o armazenamento pode inviabilizar operações, produtos e projetos, e sempre devem ter retorno sobre o investimento, afinal:

Tecnologia não é nada se não entrega resultado

Então como lidamos com esse problema?

O manifesto ágil

Dentro da cultura da agilidade, ou agile, existe o objetivo de se entender e resolver problemas complexos de forma mais assertiva, e algumas vezes até mais rapidamente.

O manifesto ágil traz 4 grandes tópicos, ao falar sobre:

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
Software em funcionamento mais que documentação abrangente
Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
Responder a mudanças mais que seguir um plano

Apenas para reforçar, rapidez e agilidade são coisas diferentes. Enquanto rapidez está ligado somente a velocidade, agilidade está intrinsecamente ligado com entrega de valor e entendimento de problemas e produtos complexos.

Pensando então no mundo VUCA, que cada vez terá mais dados e se tornará mais incerto, o manifesto ágil vem nos ajudar a lidar com projetos e produtos complexos. No ciclo abaixo você pode entender melhor sobre um ciclo que vai do entendimento do problema até a resolução de um problema.

Agilidade aplicada a transformação digital

Um dos termos mais utilizados dentro da transformação digital é o data-driven, termo que será amplamente aplicado em nossa sociedade cada vez mais. Basicamente, consiste em ser guiado por dados, e utilizar dados para entender e solucionar problemas complexos.

Data-driven é sobre pessoas e não sobre tecnologia

Como o data-driven tem o principal embasamento nas pessoas, vamos falar agora sobre técnicas para se trabalhar com projetos e produtos complexos no mundo atual. Caso você queira saber mais sobre a cultura data-driven, acesse aqui, no post “Cultura data driven: entenda como a Marvel e Netflix produzem conteúdos orientados a dados” que escrevi para o Blog Inteligência Corporativa da Rock Content.

Kanban

Ao falarmos de agilidade, estamos falando muito sobre transparência e, também, sobre se trabalhar com o entendimento completo de fluxos de trabalho.

Kanban é um sistema de agendamento, originalmente desenvolvido para o controle de estoques (no Japão), que foi adaptado para evitar que qualquer esforço produtivo de uma equipe seja fornecido em excesso ou falta, o que proporciona grande redução de desperdícios e atrasos.

Entenda que existe um diferença entre “kanban” e “Kanban” que consiste em:

Basicamente, o sistema “kanban” é uma forma mais básica de um sistema que busca limitar o trabalho em progresso e gerar visualização dos fluxos de trabalho. Enquanto o Método Kanban, oferece evolução incremental para as mudanças organizacionais.

Os 04 princípios do Kanban:

Trabalho visual para aumentar a comunicação e a colaboração
Limitação dos trabalhos em progresso para evitar uma sequência de tarefas não prioritárias sem fim
Medir e otimizar os fluxos de trabalho, coletar métricas e prever problemas futuros
Visar a melhoria contínua como o resultado dessas análises

Segundo esse post no Blog da Knowledge21, são alguns princípios do método kanban:

Visibilidade

O trabalho é projetado em um quadro visual explicitando filas, prioridades, atrasos, urgências, entregas, etc.

Fluxo Puxado:

As filas de itens de trabalho são limitadas. Itens em progresso precisam sair antes que novos itens entrem. O processo se torna puxado pela abertura de capacidade, ao invés do tradicional, que empurra trabalho sem considerar se a equipe será capaz de atender à demanda.

Colaboração para fazer o trabalho fluir:

A visibilidade e o fluxo puxado estimulam novos modelos de colaboração na equipe. Esta se organiza para fazer o trabalho fluir. Um fluxo contínuo de entrega de valor é criado, tornando o sistema de trabalho mais enxuto, previsível e adaptável.

Melhoria Contínua:

O mapa de trabalho aliado às conversações frequentes atreladas a ele fazem com que o ambiente de trabalho esteja mais suscetível a mudanças e a experimentações de novas formas de se trabalhar. Esses experimentos funcionam como uma espécie de “seleção natural”, onde as práticas, regras e comportamentos que funcionam são absorvidas, enquanto que aquelas que se provam ineficientes são eliminadas.

No exemplo abaixo você poder um fluxo de trabalho de kanban, é muito importante entender sobre o fluxo de trabalho que existe em qualquer tipo de processo, seja ele na tecnologia ou em outras áreas da empresas.

Entender fluxos de trabalho complexos é um dos principais objetivos dentro da transformação digital ágil, enganasse quem acha que transformação digital se trata apenas de aplicar uma ferramenta tecnológica. Muitas vezes é importante mapear todo uma jornada para se entender onde estão os reais problemas e em como solucionar eles de forma assertiva.

Scrum

Scrum é um framework ágil focado no gerenciamento de produtos complexos, com três pilares principais: transparência, inspeção e adaptação.

Dentro do scrum existem 05 valores principais: comprometimento, coragem, foco abertura e respeito.

Nessa metodologia ágil se trabalha com grande foco nas sprints, que basicamente consiste em um experimento com tempo delimitado (time-box), onde será metrificado a quantidade de atividades que um time consegue entregar nesse período. A duração de uma sprint varia de uma semana até um mês. Dentro de uma sprint o mais importante é conseguir, justamente, levar transparência, inspeção e adaptação para times ágeis.

Sprint é uma iteração timebox de um ciclo de desenvolvimento contínuo. Dentro de um Sprint, a quantidade planejada de trabalho deve ser concluída pela equipe e preparada para revisão. O termo é usado principalmente na metodologia Scrum Agile, mas a idéia básica da entrega contínua do Kanban também é a essência do Sprint Scrum.

As rotinas de um time scrum

Primeiramente, você deve entender que um time scrum, é uma equipe auto gerenciada e que possui autonomia para desenvolver produtos complexos de ponta a ponta, basicamente um time scrum é compostos por:

Scrum Master

Um líder servidor do time, que não é um gerente, e tem a função de remover impedimentos do time, assim como ser um agente de mudanças dentro da organização. Obtendo 100% de foco na evangelização e utilização correta do scrum em seu time e em toda a empresa. Esse profissional tem autoridade total com relação ao processo do scrum.

Product Owner

O dono do produto tem o principal foco em maximizar o retorno sobre o investimento dos produtos desenvolvidos por um time scrum. Ele tem a responsabilidade de gerir a expectativa dos stakeholders de um determinado produto em que vai ter autoridade total de atuação.

Time de Desenvolvimento

Contempla os profissionais que estão empenhados na entrega de incrementos potencialmente liberáveis de produtos dentro de cada sprint.

Dentro do scrum existem as 4 principais interações do time scrum:

Dailly meeting: Um evento time-boxed de 15 minutos para o Time de Desenvolvimento. A Reunião Diária é realizada em todos os dias da Sprint. Nela, o Time de Desenvolvimento planeja o trabalho para as próximas 24 horas. Isso otimiza a colaboração e a performance do time através da inspeção do trabalho desde a última Reunião Diária, e da previsão do próximo trabalho da Sprint.

Sprint planning: Reunião time boxed, onde será planejado o trabalho executado pelo time scrum dentro de uma sprint.

Sprint review: Realizada no final da Sprint para inspecionar o incremento e adaptar o Backlog do Produto se necessário. Durante a Revisão da Sprint o Time Scrum e as partes interessadas colaboram sobre o que foi feito na Sprint.

Sprint retrospective: É uma oportunidade para o Time Scrum inspecionar a si próprio e criar um plano para melhorias a serem aplicadas na próxima Sprint. A Retrospectiva da Sprint ocorre depois da Revisão da Sprint e antes do planejamento da próxima Sprint

Dicas para a utilização do Scrum:

“O scrum master deve oferecer uma liderança ativa com relação aos membros do time, não adianta só mudar post-it de lugar, deve existir comunicação diária com os membros”. Marcus Oliveira

Criação e priorização de tarefas a partir de definições claras de inputs, outputs, métricas, coeficientes e resultados
Aprendizado diário
Comunicação e iterações sempre mais positivas e assertivas
Identificar possíveis bloqueios, atuais ou futuros
Integração entre o time, ou o time todo entrega ou ninguém cumpre a meta da sprint
Regras e políticas devem existir, mas devem ser criadas pelo time
Um squad deve produzir produtos que entreguem valor para os clientes

Transformação digital ágil

Como você pode ter percebido, ao falarmos de transformação digital ágil, podemos não estar falando somente de tecnologia, mas normalmente estamos falando de tecnologia sim, mas bem aplicada.

Transformação digital ágil é um mindset cultural que vai englobar todas as áreas dentro da empresa, buscando que os processos sejam sempre mais lean, gerando mais valor para os clientes e para todos aqueles que trabalham na empresa.

Scrum e Kanban, são um framework e uma metodologia que normalmente são utilizados dentro de times de tecnologia, mas também podem, e devem, ser utilizados em outros processos empresariais.

Os princípios da transformação digital ágil

Conquistar o envolvimento da equipe
Promover uma mudança de cultura
Estimular e a colaboração e a liberdade
Reforçar o foco da satisfação do usuário

Você deve ter entendido que transformação digital já está, intrinsecamente, ligada com as metodologias ágeis. Afinal, seus principais valores e pilares estão amplamente conectados.

Alguns dos valores da transformação digital ágil são:

Flexibilidade
Valor
Melhoria contínua
Entregas frequentes
Redução de riscos
Controle de custos
Comunicação
Transparência
Qualidade
Moral

Adotando agile para a transformação digital

Ao adotar a transformação digital para sua empresa, seu negócio, ou seu produto você deve estar ciente que existem três princípios básicos para iniciar a adoção da transformação digital ágil.

Mudar a mentalidade da liderança da empresa
Identificar o(s) objetivo(s) da transformação do negócio
Aplicar os princípios e práticas do design organizacional ágil:

Centralização no cliente
Colaboração entre departamentos
Abordagem transparente da informação
Transformação das equipes de forma ágil

05 passos na adoção da transformação digital ágil:

Comece com uma visão transformadora
Foco na construção do engajamento digital com cliente
Apoie a visão com plataformas digitais seguras
Insights com visualização orientada a dados
Adote a agilidade digital para criar vantagem competitiva

Conclusão

As metodologias ágeis, assim como a transformação digital, partem de um princípio básico que é gerar valor maior valor para as pessoas.

Para existir transformação digital ágil, não é só uma pessoa que deve mudar, assim como também não é somente mudar um time, um processo ou uma ferramenta.

Transformação digital ágil parte do princípio que toda a organização está ligada em um mesmo mindset, dessa forma a empresa consegue gerar muito mais valor para o cliente de forma ágil e assertiva.

Um item da cultura da ioasys está muito ligado com a transformação digital ágil que é quando falam: “De pessoas, para pessoas”.