Один из способов уменьшения уровня стресса на работе

Мотивация

Получил много откликов по статье, спасибо! В обратной связи часто встречалась мысль, что предлагаемые эксперименты слишком абстрактные, не хватает конкретики, чтобы брать и пробовать.

С одной стороны, я сомневаюсь, что существуют универсальные эксперименты, которые подходят для всех и в любых обстоятельствах. Например, если моя оперативная загрузка на работе меньше 50%, то результаты экспериментов по повышению уровня самоорганизации будут низкими, потому что потребность в самоорганизации низкая, а не потому что эксперименты бесполезные. С другой стороны, мое сомнение выглядит как оправдание для бездействия.

В этой статье разберем кейс, который часто встречается в моем окружении, и порекомендуем инструменты, с помощью которых можно изменить ситуацию. Заполните, пожалуйста, анкету в конце статьи, чтобы я смог понять, насколько это подходит для вас. Если соберем 100 ответов, опубликую личный опыт от этого эксперимента.

Кейс «Работа по графику»

Молодой, амбициозный менеджер стремится эффективно организовать свой рабочий день, поэтому заранее планирует его:

• заранее организует собрания с коллегами,
• бронирует время для профессионального развития,
• бронирует время для решения оперативных задач,
• вероятно, за обедом просматривает актуальные новости,
• вероятно, по дороге на работу слушает аудиокниги.

Такой способ организации рабочего дня приводит к тому, что не менее 70% календаря на следующий день уже забронировано.

Эксперимент

Мы живем в динамичном мире, изменение внешних условий стало нормой нашего существования. Планирование это способ упорядочить деятельность и сфокусироваться. Но есть нюансы:

1. Высокая загруженность дня влечет снижение адаптивности к изменениям
2. Из благих побуждений мы принимаем все встречи подряд просто потому, что нас позвали коллеги, но далеко не всегда наше участие нужно. В результате день, как коробка поролоном, набивается “пустыми” делами.

Эксперимент направлен на минимизацию “пустой” деятельности и для этого предлагаю изменить способ организации собраний и реакцию на входящие собрания.

Если вы создаете собрание, то описание должно содержать ответы на два вопроса:

• Какова цель собрания?
• Зачем вам нужны коллеги?

Если коллеги на собрании нужны вам для обсуждения вариантов решения или расширения кругозора, то позаботьтесь о том, чтобы у вас была возможность оперативно обработать новую информацию. Реализовать это можно несколькими способами:

• например, подготовить формат, с помощью которого можно завершить встречу раньше, чем по календарю. С одной стороны, будет время на обработку прямо на месте. С другой стороны, коллеги будут благодарны за то, что у них появилось 5–10 минут, чтобы выдохнуть и настроиться на следующую активность.
• например, забронировать следующие 15–30 минут после встречи на фиксацию и обработку результатов.

Если вы получили приглашение на собрание и в описании не указана цель или не описана ваша роль, то ставите приглашение под вопрос и просите организатора дополнить описание. Если ответов не появилось, то собрание отклоняете.

Ожидаемое влияние эксперимента:

• уменьшение загрузки календаря с 70+% до 50%,
• изменение ментального состояния с «мне надо все успеть, потому что нет времени» на «у меня есть время подумать и не торопиться». Этот момент не стоит недооценивать, потому что новая информация может появиться вовне, при этом у вас будет пространство осознать, что происходит, и принять взвешенное решение.

Исследование

Ответьте, пожалуйста, на 3 вопроса:

1. Насколько часто ваш рабочий день распланирован на 70% и более?
   Чтобы узнать, насколько сильно зарегулирован ваш день.
2. Возникают ли у вас разрывы ожиданий с действительностью и как часто?
   Предполагаю, что существенное негативное влияние на график работы оказывают непредвиденные обстоятельства, потому что в плотном графике нет пространства для маневра. Например, планировали провести регулярную синхронизацию по прогрессу проекта, а коллеги на встрече предложили закрыть проект, потому что не видят в нем смысла. Я называю такие ситуации разрывом ожиданий с действительностью.
3. Готовы ли попробовать этот эксперимент?
   Чтобы узнать, готовы ли совершить “прыжок веры” и допустить, что у вас может быть “пустая” активность. Самому было тяжело поверить в это :)

Заполните, пожалуйста, анкету исследования https://forms.gle/C7EEdRYF71QRQUTBA.