15 trucchi per sembrare intelligente nelle mail
Ecco i miei quindici trucchi preferiti per sembrare intelligente nelle mail
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Se non vi interessa sembrare intelligenti nelle mail, potete smettere di leggere anche subito.
Molto bene: adesso siamo soli.
Nel mondo delle aziende, per mostrarsi intelligenti non c’è terreno più fertile della comunicazione elettronica. Il modo in cui scrivi, invii e ignori le mail è importante quanto il tuo talento nell’annuire, ed è ancora più importante della tua abilità nel copia e incolla. Ecco i quindici trucchi che ti faranno sembrare brillante, appassionato, coscienzioso e, soprattutto, intelligente.
1. Lamentati della quantità di mail che ricevi
Lamentati costantemente del volume di mail che ricevi, ma non menzionare mai per primo un numero specifico. Una volta, durante la pausa caffè, mi sono lamentata di avere duecento mail da leggere e i colleghi mi hanno riso dietro. Scopri quante mail inevase hanno gli altri e moltiplica per due. Sarà quello il numero di mail che dirai di dover smaltire.
2. Usa la formula “inviato dal telefono” per giustificare i refusi
Usa la formula “inviato dal telefono” anche quando non invii dal telefono. L’espediente ti farà apparire sempre molto occupato e di corsa, e inoltre ti risparmierà la cura dell’ortografia.
3. Quando il tuo capo risponde a un giro di mail, affrettati a rispondere anche tu
È impossibile seguire con attenzione tutti i giri di mail, ma devi prestare attenzione almeno a quelli a cui risponde il tuo capo. Resta all’erta per vedere in tempo reale la sua risposta, e poi affrettati a rispondere anche tu con un “Totalmente d’accordo”, “Assolutamente sì” o “Mi hai tolto le parole di bocca.”
4. Cerca di essere il primo a congratularti
Un lancio importante è andato a buon fine? Rispondi: Evvai, fantastico! C’è un bambino in arrivo? Rispondi: Congratulazioni! Un collega ha portato il croccante di mandorle? Rispondi: Squisito! Ogni volta che capita qualcosa di importante, cerca sempre di essere il primo a rispondere e rispondi sempre a tutti. Così facendo darai l’impressione di impegnarti al massimo per fare gioco di squadra.
Inoltre, se continui a sottolineare i risultati straordinari degli altri, li farai sentire gratificati e tenderanno a ignorare il fatto che tu non combini niente da più di un anno.
5. Invia annotazioni casuali alle ore più impensate
Stila una lista di brevi annotazioni casuali che puoi inviare in automatico nel cuore della notte. Ecco alcuni esempi:
- una domanda sullo stato di avanzamento di un progetto
- un’idea per la struttura organizzativa
- una proposta ridicola per un migliorare una funzionalità
- un link a un articolo “interessante”
- una notizia “interessante” che riguarda un competitore (qualcosa a cui tutti dovrebbero “prestare attenzione”)
Di qualunque cosa si tratti, gli altri resteranno a bocca aperta per la dedizione che dimostri pensando all’azienda alle 3 di notte.
6. Inserisci qualche [informazione] nell’oggetto
L’oggetto della tua mail non è completo senza un’informazione racchiusa tra parentesi che offra ragguagli sul contenuto. Ecco dei buoni esempi:
Oggetto: [Aggiornamento] Ultimo aggiornamento
Oggetto: [Confidenziale] Non divulgare
Oggetto: [CE L’ABBIAMO FATTA] Ce l’abbiamo fatta!
7. Invia vaghi ma frequenti aggiornamenti per fare il punto della situazione
“Solo un breve aggiornamento per fare il punto della situazione…”
Inizia ogni altra mail con questa frase, e i tuoi colleghi resteranno profondamente colpiti. Probabilmente non leggeranno il resto della mail, quindi sentiti libero di riempirla con dati senza senso sugli utenti rientrati nell’ultimo mese o sul nuovo ingegnere che si unirà al gruppo di lavoro tra quattro mesi.
8. Invia dettagli molto specifici sui tuoi spostamenti nel corso della giornata
Stai andando all’aeroporto? È importante far sapere a tutti quando sei sul taxi, hai preso posto sul treno, hai passato i controlli di sicurezza, sei arrivato al gate, sei salito sull’aereo, hai recuperato i bagagli, hai preso un altro taxi, sei rientrato in ufficio; ed è importante specificare minuto per minuto il tuo accesso a Internet in ogni passo del tragitto.
9. Inizia ogni mail con TL;DR
Inizia ogni mail con un sommario accompagnato dalla sigla “TL;DR” (Troppo lunga: non leggere). Nel sommario, riassumi i punti principali della tua mail, usando corsivi e grassetti. Il resto della mail può essere un’accozzaglia di errori e frasi buttate giù a casaccio perché è troppo lunga e molto probabilmente nessuno la leggerà.
10. Spiazza i tuoi interlocutori
Inizia ogni mail con la formula “Se non vi interessa [qualcosa che dovrebbe interessarvi], smettete subito di leggere.” Fallo anche nelle mail molto brevi. Ecco alcune possibili varianti:
- Se non vi interessa il futuro della nostra azienda, smettete subito di leggere…
- Se sapete già tutto quello che c’è da sapere sulla fisica quantistica, smettete subito di leggere…
- Se non siete curiosi di sapere dove sarò per la prossima ora, smettete subito di leggere…
11. Usa ingegnose abbreviazioni in inglese
LGTM, SGTM, FWIW, AFAIK, CIL. Usale tutte. Qui ne trovi altre
12. Cerca di essere il primo a sollecitare una riunione
Quando un giro di mail supera le venticinque risposte, vuol dire che è partita una gara di efficienza: la vincerà il primo che sollecita una riunione. Cerca di essere tu il primo. Già che ci sei, usa l’abbreviazione F2F (Faccia a faccia).
13. Invia un “richiamo amichevole”
Invia un “promemoria”, una “ripresa” o un “richiamo amichevole” a un vecchio giro di mail ormai superato che tutti hanno dimenticato da mesi. Questo espediente ti farà apparire come una persona a cui non sfugge niente.
14. Aspetta una settimana prima di rispondere a una richiesta diretta, poi chiedi se il tuo intervento è ancora necessario
Non affrettarti mai a rispondere a una richiesta diretta. Se qualcuno ha davvero bisogno del tuo aiuto riuscirà a trovarti, ma molto probabilmente lo chiederà a qualcun altro. Quando saranno trascorsi sette giorni, rispondi con “La tua mail è stata sepolta da mille altre; ti servo ancora?”
15. Usa una risposta automatica straordinariamente complessa per dire che sei fuori sede
Se non puoi rispondere alle mail anche solo per un giorno, prepara una risposta automatica in cui dici che sei fuori sede indicando diverse persone da contattare per ognuno dei tuoi progetti. Per accumulare un maggior numero di punti, prepara un intero documento che elenca dettagliatamente tutti i progetti a cui stai lavorando e specifica chi è possibile contattare durante la tua assenza. Nulla potrà mai farti apparire più intelligente.
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