TL;DR: essere concisi.

Passare un sacco di tempo a leggere e rispondere a catene di e-mail non è produttivo. Passare tempo al telefono è ancora meno produttivo. Anche se ho solo pochi anni di esperienza come CEO, in totale i membri del mio consiglio di amministrazione e il presidente hanno oltre 30 anni di esperienza nel business internazionale come CEO o dirigenti esecutivi. Comunicare con loro mi ha insegnato rapidamente a trasformare il mio modo di scrivere e renderlo ancora più compatto, a volte addirittura riuscendo a mandare e-mail di una sola parola.

Un modo infallibile di iniziare è di tagliare la cosiddetta “fuffa.” Ecco un esempio:

Ehi Andrew, volevo solo mandarti un’e-mail per dirti di un’interessante opportunità. (FUFFA! non mi dire che hai intenzione di dirmi qualcosa, dilla e basta. E non dire “Ehi”, non siamo su AOL Instant Messenger).

Mi fa molto piacere conoscerti, sono John Smith di Abc Inc. (Ma ci conosciamo davvero o è solo per dire?) Seguo il tuo lavoro da tempo con molto interesse e penso davvero che possiamo fare grandi cose insieme. (FUFFA! a nessuno piacciono i leccapiedi, stai sprecando il mio tempo, sono appena 5 secondi che leggo questa e-mail e già la cancello.) La nostra azienda ha sede a New York e siamo finanziati da x, y, z. (FUFFA! scusa ma non m’interessa, voglio solo sapere: che cosa vuoi di preciso da me?) Stiamo lavorando per fare X. (Oh, finalmente una cosa precisa). Lo facciamo meglio di Facebook perché 1,2,3. (FUFFA! sarò io a giudicare se fate meglio.) So che un sacco di gente dice X, ma noi invece crediamo che Y. (FUFFA! dimmi solo: cosa potete fare per me o cosa posso fare io per voi?) Avrei molto piacere di fissare un incontro con te. (La vedo dura.)

Ecco invece come si fa a comunicare come i CEO:

Andrew,

Mi piacerebbe aiutarvi a risolvere il problema X. Faccio Y e Z mi ha suggerito di contattarti. Avresti tempo per una chiacchierata in settimana?

Boom. Diretto, conciso, vuoi risolvere un problema che ho e arrivi subito al punto.

Ci sono molti altri esempi, alcuni con pochissime parole o addirittura senza, come nell’immagine qui sotto dalle mie comunicazioni personali. Un modo utile per far pratica nello scrivere email come i CEO è fingere che le tue email abbiano lo stesso limite di caratteri di Twitter. Man mano che fai pratica, affinerai la scelta delle parole giuste e risparmierai ore e ore ogni settimana, invece di sprecarle a rispondere a email prolisse.

Per email che richiedono una risposta più approfondita: chiedi piuttosto se vi potete sentire al telefono. Proponi subito una telefonata che non duri più di 5-10 minuti. Se una telefonata deve durare più di 5-10 minuti, trova piuttosto il tempo per un incontro di persona, magari in pausa pranzo.

Detto questo, meglio andarci piano a salire i vari gradini di comunicazione dalle email alle telefonate agli incontri di persona. Ti serve davvero una telefonata di dieci minuti, o magari riesci a condensare i tuoi punti chiave in poche frasi concise stile tweet? Prova a pensare in modo più critico ed efficiente quando si tratta di entrare in contatto per email o qualsiasi altra forma di comunicazione. Che tu sia un CEO che vuole risparmiare tempo o qualcuno che sta cercando lavoro e vuole attirare l’attenzione di un CEO, ti accorgerai ben presto che il tasso di risposte che ottieni e il tempo che risparmi aumentano in modo esponenziale.

Credi di avere quello che serve per comunicare come i CEO? Se pensi che io ti possa essere utile in qualsiasi modo, mandami* la tua migliore “email in stile CEO” e vediamo se riesci a catturare la mia attenzione: [email protected]

Email in stile CEO – Andrew, credo che l’articolo sulle email in stile CEO sia scritto male. Sono riuscito ad avere la tua attenzione adesso?

• [NdT: in inglese, ovviamente]