Dicas para facilitação em dinâmicas, workshops, bootcamps ou reuniões
Facilitação é uma habilidade importante para a pessoa designer (que é o meu caso), principalmente quando estamos no centro de descobertas, ideias, discussões e análises importantes com muitas pessoas. Aliás, vale lembrar que essas atividades não são necessariamente realizadas somente por e com designers.
Nesse texto, como o nome já diz, vou dar algumas dicas com base em aprendizados que tive ao longo da minha experiência facilitando dinâmicas. Espero que goste!
Começando com as influências
Sou designer (profissão que adoro e acredito) no iti (produto que também adoro e acredito demais) e, também, uma pessoa tímida. Essa minha característica reflete diretamente na forma como facilito dinâmicas, workshops, bootcamps ou reuniões
Ou seja, eu "desenvolvi" um jeitinho todo meu para essa habilidade. Além disso, posso garantir que existem vários fatores que influenciam num contexto de facilitação, como por exemplo:
- Ferramentas utilizadas - Quais recursos estão disponíveis?
- As pessoas participantes - Qual a energia delas no momento da facilitação? Ou qual o nível de interesse delas no assunto?
- Tema ou objetivo - A tendência é que quanto mais complexo o tema, maior a responsabilidade em lidar com as discussões geradas.
- Vieses cognitivos - Sim, seres humanos são compostos por muitos direcionamentos pré-concebidos de pensamentos e em certos momentos alguns deles são mais ou menos evidenciados.
Podem existir muitos outros fatores, mas é importante termos uma noção macro do cenário, pois isso nos deixa mais atentos a possíveis imprevistos ou adaptações no planejamento da atividade em grupo que vamos facilitar.
Por conta dessa complexidade, que tal seguirmos de uma forma bem direta e sincera?
Como vamos contar a história?
Se você é uma pessoa rapper de improviso ou repentista, pode pular esse tópico (afinal, vocês sabem muito sobre o assunto). Caso contrário, vamos construir esse raciocínio juntos.
O que as pessoas precisam saber?
Qual objetivo da agenda?
Quais as regras do jogo?
Como apresentar o assunto?
Muitas dessas perguntas serão respondidas no momento da agenda e todas devem estar dentro do seu planejamento para a dinâmica.
Por isso, antes de falarmos sobre facilitação, devemos falar sobre o ritmo das etapas da agenda, ou seja, como contaremos uma história (storytelling).
Aliás, uma pausa no texto: no final temos um mini glossário com a tradução de alguns termos em inglês, ok?
Sim, devemos contar uma história! E devemos nos lembrar que um planejamento quase nunca sai 100% como esperado. Mesmo assim, uma coisa deve puxar a outra, nos colocando muito mais próximos de nossos objetivos.
É isso que o planejamento faz: facilita quando precisamos colocar o trem novamente nos trilhos.
Bom, vamos voltar às perguntas do início:
O que as pessoas precisam saber?
Com esta pergunta construímos a introdução da agenda.
Qual objetivo da agenda?
Simples: por qual motivo as pessoas estão juntas nesse momento.
Quais as regras do jogo?
Aqui temos as instruções básicas da agenda e explicações de como funcionará o timebox.
Além disso, eu sempre peço que todos se divirtam. Já basta toda a pressão do dia a dia, então podemos todos levar essas dinâmicas da forma mais leve e humana.
Podemos, também, aproveitar para pedir desculpas antecipadas e licença por termos que usar rigidez para controlar o tempo das atividades.
Como apresentar o assunto?
Quando o tema a ser desenvolvido é complexo, normalmente é necessário mostrar dados, conceitos ou contextos para direcionar as atividades.
Não estou falando de direcionar o que as pessoas "entregarão", mas de direcionar o foco e o caminho que elas devem percorrer para atingirmos o objetivo da agenda.
A partir daí, podemos desenvolver a dinâmica! Que não se trata do foco de discussão aqui, mas pode ser de um segundo texto 😉
Voltando ao raciocínio: é muito importante ter ligação entre cada etapa da agenda.
Quebra-gelo
O quebra-gelo é uma atividade, exercício ou experiência feita para tornar leves assuntos que possam inibir ou limitar as interações entre as pessoas.
Normalmente nos ajuda em dois contextos diretos: ganhar empatia ou introduzir alguma dinâmica.
Ganhando empatia
É uma forma de fazer com que as pessoas se conheçam de forma rápida, confiem umas nas outras e entendam com quem dividirão as tarefas que estão por vir. É um momento para ganhar empatia.
Por exemplo:
- Todos contam uma qualidade inútil dentro de um timebox;
- Todos contam uma história pessoal curiosa, também dentro de um controle de tempo;
- Ou que todos contam uma história colaborativa de forma sequencial e individual usando um tema em comum.
Introduzindo uma dinâmica
O quebra-gelo funciona muito bem quando é necessário instruir sobre a dinâmica ou como usar uma nova ferramenta, como o Miro.
Para isso, você pode pensar em uma dinâmica rápida e divertida que percorra as etapas da atividade central do encontro. Por exemplo, antes de um card sorting você pode fazer uma brincadeira com cards de Pokémon.
O objetivo é que as pessoas aprendam de uma forma leve e divertida.
Gostei / Gostaria
Não podemos nos esquecer de aproveitar esse momento em equipe para ganhar feedback sobre a dinâmica, workshop, bootcamp ou reunião - uma coisa que muitos de nós temos medo, mas que sempre precisamos receber.
Podemos começar criando um espaço que as pessoas possam escrever de forma organizada e individual o que elas gostaram e o que elas gostariam de ter na próxima dinâmica, como um espaço com post-its no Miro em duas colunas.
A coluna Gostei serve para amplificar as coisas boas que podem ser usadas em futuras agendas similares
A coluna Gostaria serve para direcionamentos construtivos de como melhorar.
Você pode deixar aberto para que preencham de forma assíncrona (cada pessoa no seu tempo livre) ou nos últimos 10 minutos da sua agenda.
Ah, o maior clássico é:
"Gostaria de mais tempo para as atividades."
Pode anotar, sempre vai ter esse pedido e falo com tranquilidade que eu também gostaria. 😅
Facilitação
Falar nos momentos certos
Basicamente, existem momentos em que devemos falar mais:
- Em instruções e dicas;
- Na introdução;
- E no fechamento.
O que nos leva a:
Escutar mais que falar
Afinal, se temos uma dinâmica com as pessoas no centro do objetivo, o momento é delas.
Devemos ouvi-las e estarmos todos abertos às suas ideias.
Direcionar a energia das pessoas
Aqui devemos tomar algumas decisões.
Por exemplo, se alguém estiver com dúvida:
- se a dúvida está "travando" o andamento, podemos responder rapidinho;
- se a dúvida impulsiona o objetivo da dinâmica, devemos responder com uma pergunta para impulsionar seu momento de criatividade.
Agora caso a pessoa esteja trazendo uma discussão:
- Se a discussão está "travando" o andamento, é necessário cortarmos o assunto e direcionar para o foco;
- Se a discussão impulsiona o objetivo da dinâmica, podemos somente manter atenção no timebox e anotar tudo.
Encontre sua forma de facilitar
Você não precisa imitar ninguém que já tenha visto realizando uma facilitação. Crie seu ritmo e jeito de facilitar com carinho e paciência.
Experiência das pessoas
Basicamente, o que estamos falando aqui é sobre ter uma agenda produtiva independente do objetivo, certo?
Em outras palavras, eu estou falando sobre a experiência das pessoas.
Abaixo, trouxe algumas dicas para deixar as pessoas mais à vontade e focadas no objetivo:
Cuidando do tom da comunicação
Se o tom da comunicação for mais enérgico, as pessoas possivelmente entrarão em sintonia - e o mesmo vale para o contrário: se você usar um tom mais ameno e pausado, o mesmo acontecerá com as pessoas na agenda.
Lembrando que comunicação não é somente a fala, mas o que se diz, como se diz e nossos gestos enquanto falamos.
No momento da facilitação ajuda muito utilizar o contexto das pessoas para ambienta-las, principalmente em ambientes remotos (estamos falando de home office, ok?).
Também é importante encontrar nosso próprio tom e momento para aumentar e diminuir a dose. Podemos ter experiências incríveis com uma energia mais alta como em uma dinâmica física e presencial (como a dinâmica 3 cérebros) ou usar uma fala mais amena na introdução de um assunto que precisa de maior seriedade.
Incluindo as pessoas
É importante que as pessoas se sintam acolhidas, então vale muito o cuidado em utilizar uma linguagem acessível e inclusiva.
Mais que isso, prepare o material para que seja totalmente acessível e pergunte previamente as necessidades das pessoas para que tenham uma boa jornada na agenda.
Por exemplo, se alguma pessoa possuir uma deficiência auditiva e sugerir uma ferramenta com áudio descrição automática ou intérprete de libras, é nossa responsabilidade cuidar desse ponto na preparação da agenda.
Acertando a certeza na fala
Não é somente "confiar no samba", ou seja, falar coisas com propriedade sem preparo nenhum. A certeza na fala se trata de estarmos preparados para imprevistos de roteiro ou planejamento - e isso requer estudo prévio.
Saber a função de uma facilitação ajuda muito, principalmente em momentos que as falas estejam acaloradas.
Dividindo músicas com vibezinha boa
Uma das ferramentas que utilizo bastante é a música.
Quer algo melhor que uma boa musiquinha para expressar e conduzir sentimentos?
Então, nos momentos de dinâmica que tenha um certo nível de concentração e silêncio, podemos pedir licença e colocar num volume confortável essa playlist abaixo.
Lembre-se: pergunte se alguém se incomoda com a música e se o volume está realmente confortável.
E depois disso, é só sucesso!
Fique à vontade para usar e colaborar nessa playlist aberta e nos vemos nas palestras, bootcamps, reuniões ou workshops desse mundão de design.
E quais dicas vocês trazem para uma boa facilitação?
Ps. pode me chamar para um café que eu gosto de conversar.
Ps 2. esse texto foi revisado por Mari Vargas, Victor Semedo e Dan Garcia. Valeu pessoal, vocês são demais!
Mini glossário:
- storytelling é a habilidade de contar histórias utilizando enredo elaborado, narrativa envolvente.
- timebox é o controle de tempo em atividades, dinâmicas ou desenvolvimento de tarefas.
- card sorting significa "classificação de cartas" e é uma ferramenta que serve para entender o modelo mental de como as pessoas agrupam conteúdo e funcionalidades ou como interpretam o significado desses grupos.
- feedback é uma ferramenta de comunicação muito utilizada para fazer avaliações e expor opiniões construtivas sobre pessoas, empresas, equipes e colaboradores.
