
Katılımcı deneyimi, bize anlam ifade eden sektör terimlerinden biridir ancak etkinlik endüstrisinde olmayan herhangi birine biraz açıklama yapmamız gerekebilir. Özellikle son zamanlarda sık kullanılan bir terimdir.
Ancak katılımcı deneyimi nedir? Etkinlik endüstri olarak onu nasıl tanımlarız? Ve etkinliği daha iyi yapan şeyi anlamak için onu nasıl ele alabiliriz?
Katılımcı deneyimi, katılımcının algısına dokunacak herhangi bir şeyden oluşur. Bir “deneyim” in tamamını yaratan katılım, temas, maruz kalma ve gözlemdir.
Bu açıklama biraz belirsiz olabilir, o nedenle katılımcının etkinliğinizle etkileşime girdiği ve deneyiminin bir parçası olan farklı yöntemlere beraber bakalım.
1. Beş Duyu ile Fiziksel Deneyim

Biliyoruz ki insanlar beş duyuyu kullanarak çevredeki dünyayla etkileşime giriyorlar, katılımcılar da duyularını kullanarak etkinliğimize dikkat ediyorlar.
Görme, dokunma, koklama, tat ve ses her biri katılımcı deneyiminin fiziksel yönüne katkıda bulunur.
Etkinliğin yaratılmasında en önemli konular damak tadı ve manzaradır, mekan kurulumu, bakma ve dekor dekoru çok önemlidir, yemek servisi de her zaman önemli bir husustur, diğer duyular kolayca göz ardı edilebilir.
Etkinlik gurusu Tahira Endean, PCMA Vancouver Spark! ‘daki bilinçli etkinlik tasarımı hakkında konuştuğunda bu yönlerin bazılarını vurguladı: Taze limon veya narenciye kokusu eklemek, katılımcıların daha parlak ve daha uyanık hissetmelerini sağlayabilir, masa orta parçalarına katılabilir ve renkli bir manzara haline gelebilir.
İki ana duyuya (görme ve koku) aynı anda hitap, etkinlik planlayıcısı tarafından belirli bir deneyim algısı oluşturmak için dikkatlice kullanılabilir.
Diğer bir örnek ise, kumarhanelerin pahalı koku karışımlarını ve daha yüksek oksijen yüzdelerini kullanan, müşterileri oynamaya teşvik etmek için kullanılan “koku bilimi” dir. Farklı kokular insalara kumarhaneyi hatırlatıp davranışını bile etkileyebilir. Etkinlik plancısı Havovie Suraliwalla bu konu hakkında “Tüm Abercrombie & Fitch mağazalarının aynı güzel kokuya sahip olmasının nedeni budur” demiştir.
Sesler katılımcının deneyimi üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir. Farklı tür müziklerin, insanlarda ilgili ruh hallerini tetiklediği kanıtlanmıştır. Biraz yumuşak veya enerjik bir müzik dinletmek, katılımcıların dinlenmelerine ve daha dikkatli olmalarına yardımcı olabilir, ayrıca “sosyal sıkıntı hissini” azaltmak için arka plan gürültüsünü de doldurabilir.
Tabii ki dokunma hissini de hafife almamalıyız. Kimse çok yaşlı görünümlü bir sandalye üzerine oturmak istemez . Kumaş ve ergonomiye odaklanan etkinlik mobilyaları yapan şirketler günümüzde mevcut. Güzel yastıklara sahip mobilyalar ve hatta yumuşak tüylü bir örtü, katılımcının genel olarak daha rahat hissetmesine gerçekten yardımcı olabilir.
2. Dijital Boyut ile Etkileşim

Uygulamalar, QR kod tarayıcıları, AR ve VR gibi artık kolayca erişilebilir teknolojiler, günlük etkileşimlerimize kelimenin tam anlamıyla yeni bir boyut (dijital) ekledi.
Mobil cihazların yükselişi, ‘kağıtsız döneme geçiş’, toplantılarda ve etkinliklerde akıllı teknoloji ile dijital etkileşimler, katılımcı deneyiminin önemli bir parçası haline geldi.
Aslında çoğu katılımcı, özel bir etkinlik uygulaması, resmi sosyal kanallar veya resmi bir etkinlik web sayfası gibi etkinliğin dijital yönlerinin olmasını bekler. Etkinlik planlamacılarının, dijital etkileşimleri katılımcı deneyiminin tasarımına dahil etmesi ve birleştirmesi gerekir. Çünkü artık dijital, genel deneyimin ayrılamayan bir parçası haline geldi.
Örneğin, mobil etkinlik uygulamalarında çalıştırılan kişiselleştirilmiş programların bir katılımcının tüm gününü düzenlemeye yardımcı olduğu Marketo veya Content Marketing World gibi büyük konferansları düşünün. Veya Harry Potter temalı YourMembership konferansında kullanılanlar gibi çevrimiçi oylama ve etkinlik öncesi anketlerini düşünün. Organizatörler, daha iyi yiyecek ve içecek sağlamak için ihtiyaç duydukları verileri toplamak için bu dijital etkileşimlere güvenirler.
En önemlisi de, etkinlik planlayıcılarının dijital deneyimleri genel katılımcı deneyiminin hayati bir parçası olarak görmeleri gerektiğidir.
3. Sıkılmalarla Entellektüel Savaş

Her konferans bir eğitim etkinliği olmasa da, bir katılımcının entelektüel katılımını göz önünde bulundurmak önemlidir. Aksi halde, ilgisiz, ilgisiz katılımcılara sahip olabilirsiniz.
Başka bir deyişle, etkinlik planlayıcıları da katılımcının deneyiminin önemli bir parçası olarak can sıkıntısına ve buna karşı savaşa önem vermelidir.
Sonuçta, katılımcının entelektüel bir uyaran eksikliğini keşfetmesi durumunda, duyuları donuklaşabilir ve ilgileri dağılabilir.
Tabi ki bu, etkinlik planlayıcılarının her oturumu zorlu şekilde düzenlemesi ya da programdaki araları ve boş alanları kesmesi gerektiği anlamına gelmez.
Bunun yerine, katılımcıların bilgi yoğun oturumlar arasında kendilerini yenilemelerine izin verilmelidir
Örneğin, öğrenmeyi arkadaşça rekabetle birleştiren bir oyunlaştırma etkinliği düzenlenebilir, ya da bilgileri katılımcıların kafasında taze tutmak için ara sıra quizler yapılabilir.
4. Sosyal Etkileşimler ve Fırsatlar

Katılımcı deneyimin etkileyen faktörlerin farklı noktalarından bahsedeceksek, sosyal faktörleri göz ardı etmek imkansızdır.
Sosyal etkileşim, sadece konferanslarda yüz yüze gelişen networklerden ibaret değildir, her türlü insan etkileşimi, konuşmacılar, görevliler ve diğer katılımcılarla oluşturulabilecek her türlü etkileşim önemlidir.
Katılımcılar, networking’i konferanslara katılmak için önemli bir nedeni olarak bulduğundan, network yapabilmeleri için fırsatlar yaratmak kesinlikle önemlidir. Networking için etkileşim yöntemlerinin çeşitlendirilmesi, katılımcıların ağa daha hızlı, verimli ve zevkli şekilde kurmalarına yardımcı olabilir.
Örneğin takım oluşturma oyunlarıyla beş duyuyu birleştirebilir ve biraz fiziksel veya entelektüel bir meydan okuma yaratabilirsiniz. Mesai sonrası etkinlikler, kesin olarak belirlenmiş konferans molaları yerine, katılımcıların belirli bir alanda etkileşime girmeleri için de harika bir olanaktır.
Eğitim oturumlarının dışında gerçekleşen oyunlar veya sosyal aktiviteler çok ihtiyaç duyulan bir kaçış sağlar. Katılımcılarınıza sosyal olmak için yapılandırılmış fırsatlar sunmak, zihinsel refahlarını artırabilir ve profesyonel ağ oluşturma dışında pozitif ilişkiler kurmaya yardımcı olabilir.
Katılımcı Deneyimi Neden Önemli?
Katılımcı deneyimi, beş duyudan çok daha fazlasıdır. Katılımcının sosyalleşme, entelektüel arayışlar, dijital etkileşim ve beş duyu (evet, duyularda dahil) gibi bir olaya ilişkin algısını ve anlayışını oluşturan birçok etken vardır.
Etkinlik planlama, sadece bir etkinliği organize etmek değil de bir deneyim oluşturma amaçlı yapıldığında, katılımcının bakış açısını yaka yardımcı olur. Katılımcıların etkinlikten anladığı şeyler sadece yemek, oturumlar ve dekor değildir. Normal olarak etkinlik tasarımının bir parçası olarak düşünmediğimiz yönler (dijital alanların kullanımı, sosyalleşme ve aralarındaki entelektüel etkileşim), katılımcının etkinliğinizden ne aldığı konusunda bir etkiye sahiptir.
Sonuç olarak, etkinliklerimizi farklı etkileşimler etrafında tasarlamak, katılımcıların kendilerini etkinliğe daha çok vermesine yardımcı olacak olan deneyimleri yaratır.

