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Coronavirus e smart working: Guida pratica da 10 anni di esperienza

Andrea Giannangelo
Mar 18 · 10 min read

Questo articolo è disponibile anche in inglese.

In iubenda adottiamo lo “smart working”, o “remote working”, sin da quando l’azienda è nata nel 2011. Ciò che inizialmente era una necessità dettata dalla fase di startup, nel tempo è diventato parte del nostro DNA, tanto che oggi la maggior parte dei componenti del team lavora da casa.

Benché lavorare da remoto sia estremamente diffuso fra le aziende software come la nostra, molte aziende al di fuori di questo settore lo stanno sperimentando per la prima volta come risposta alla pandemia di COVID-19.

L’idea di questo articolo è di condividere la nostra esperienza e le indicazioni pratiche raccolte in tanti anni, sperando possano essere utili alle tante aziende che si stanno avvicinando al remote working solo ora o che lo praticano da sempre.

Il post è diviso in due sezioni, la prima rivolta alle aziende e all’aspetto organizzativo, la seconda invece è indirizzata al singolo individuo.

Contesto: chi siamo e com’è composto il nostro team

iubenda fornisce ad oltre 60.000 clienti in tutto il mondo soluzioni software per il rispetto delle normative online, come il GDPR e la normativa sui cookie.

Il nostro team è composto da 55 persone divise fra 14 nazionalità, che lavorano da 10 Paesi. Di questi il 54% lavora in smart working, mentre la restante parte preferisce lavorare da uno dei nostri uffici, uno al centro di Milano e l’altro al centro di Bologna.

Remote working ed uffici: come farli coesistere

Nel regolare la vita aziendale, sono fondamentali due elementi: la trasparenza e l’equità. Per questo il primo passo per introdurre lo smart working è creare una policy chiara che distingua chi decide di recarsi in ufficio e chi invece lavora stabilmente da casa.

Ecco l’equilibrio a cui siamo arrivati:

  • Chiunque può decidere liberamente se lavorare da remoto o se avere una postazione in uno degli uffici.
  • Chi sceglie di lavorare in ufficio, avrà il vantaggio di una postazione dedicata e potrà comunque accedere a 52 giorni l’anno per lavorare da remoto, utilizzabili a discrezione.

Questo consente ad ognuno di scegliere la modalità di lavoro preferita, non forzando nessuno in un senso o nell’altro.

Come organizzare il team: il nostro metodo

Mentre gli accorgimenti organizzativi di un team remoto si applicano anche a quelli di un team fisico, non è vero il contrario. Per questo, se la vostra azienda ha sempre operato fisicamente, vanno considerati dei cambiamenti organizzativi.

Contano gli obiettivi e non le ore. Bellissime parole, ma in pratica?

Si sente spesso parlare di passare da un’organizzazione basata sul numero di ore lavorate ad una basata sugli obiettivi. La chiave sta nel quantificare le attività e — sempre nell’ottica di darsi un metodo — in iubenda abbiamo strutturato secondo questi principi:

  • L’attività della gran parte delle funzioni è organizzata in task (ogni task corrisponde ad un compito/attività).
  • Esistono due tipi di “task”: quelli di produzione e quelli di manutenzione.
  • I task di manutenzione riguardano le attività ricorrenti che impegnano un tempo fisso in ogni dato periodo.
  • I task di produzione riguardano tutto ciò ch’è nuovo.
  • Prima di essere assegnato, ogni task dev’essere accuratamente documentato con la creazione di una specifica. Specie per i task complessi, questo è fondamentale.
  • Una volta definita la specifica, il task viene assegnato al membro del team che dovrà occuparsene e allo stesso membro del team viene chiesto di stabilire un “effort”, ossia di dare una misura in termini di giorni o frazioni di giorno di quanto tempo si prevede che il task richiederà.
  • Una volta che il task è stato stimato, è pronto per essere calendarizzato. Ogni task, infatti, viene programmato con una data di inizio ed una data di fine. Questo consente ad ogni membro del team di sapere in ogni momento cosa fare ed al management di avere in ogni momento una visione di chi sta facendo cosa, nonché una pianificazione di breve-medio periodo estremamente accurata.

I vantaggi di questo metodo

  • Si eliminano le frizioni dovute alla discrepanza fra aspettative dei membri del team con il management in termini di tempi di esecuzione dei task.
  • In ogni momento si ha visibilità sui task di tutto il team e si riesce a fare una pianificazione molto precisa.
  • Come effetto della responsabilizzazione di ogni membro del team creata da questo metodo, la presenza in ufficio intesa come forma di “vigilanza” diventa superflua.

Come affrontare le eccezioni

Va da sé che il metodo di cui sopra, per quanto flessibile, vada adattato ai casi ed alle funzioni. Nel caso — ad esempio — del customer care, gli indicatori saranno direttamente quantificabili nel numero di risposte e nel tasso di soddisfazione del cliente.

Gli strumenti software per il remote working

Il lavoro a distanza può funzionare solo se supportato da strumenti software adeguati alla comunicazione asincrona (gestione dei task) ed a quella sincrona (chiamate e chat). Noterete che manca l’email, che non utilizziamo per la comunicazione interna, in quanto la sua funzione viene assorbita completamente dai sistemi di chat.

Importante: la comunicazione asincrona andrebbe sempre privilegiata; chat, meeting e chiamate interrompono infatti il flusso di lavoro e la concentrazione, riducendo la produttività.

Comunicazione asincrona all’interno del team

Per organizzare i task e calendalizzarli, il nostro team utilizza Asana. Esistono molte alternative, ma questa è a nostro vedere quella più adatta al nostro metodo.

Comunicazione sincrona all’interno del team

Per chat, meeting e chiamate le opzioni più utilizzate sono Microsoft Teams e Slack. Il nostro team utilizza Microsoft Teams per una serie di ragioni, fra cui:

  • Il fatto che nell’abbonamento siano inclusi il pacchetto Office e OneDrive
  • La migliore gestione delle notifiche e delle conversazioni nei canali rispetto a Slack

L’importanza di linee guida scritte e del training

Formalizzare per iscritto quanto esposto fino ad ora potrebbe sembrare ovvio in realtà di una certa dimensione, ma lo è molto meno nelle aziende piccole. Creare una serie di documenti scritti che mettano in chiaro le politiche interne su smart working, organizzazione ed utilizzo degli strumenti è invece fondamentale indipendentemente dalle dimensioni del team, e va unito ad un training adeguato.

Perché lo smart working conviene economicamente

I vantaggi economici del lavoro da remoto sono significativi sia per i membri del team che per l’azienda. Eccone alcuni.

Il risparmio sulle postazioni di lavoro

Considerando il costo medio di una postazione di lavoro, ogni membro del team che lavora da remoto può consentire di risparmiare fino a 3000€ l’anno in spazio ufficio. Questo budget può essere reinvestito in attività per il team, come vedremo in seguito.

La possibilità di trovare talenti senza limiti geografici

Il nostro team lavora da 10 paesi diversi ed il lavoro da remoto consente di accedere ad un bacino di possibili candidati enormemente più grande di quello che si può avere forzando la presenza fisica. Ancora di più se la lingua interna è l’inglese, come nel nostro caso.

Oltre al vantaggio nel recruiting, questo consente anche di arricchire il proprio team dal punto di vista culturale.

Aumentare il benessere dei membri del team e quindi la loro produttività e fedeltà all’azienda

Lavorare da remoto permette ai membri del team di:

  • Vivere in una città a scelta, senza limitazioni, o persino viaggiare e spostarsi periodicamente
  • Vivere in luoghi con un costo della vita favorevole
  • Risparmiare sulle spese di trasporto
  • Gestire con più flessibilità i propri impegni familiari o i propri bambini

Inoltre, lo smart working permette di…

  • Ridurre l’impatto ambientale della propria azienda in termini ad esempio di inquinamento causato dagli spostamenti e consumo di suolo causato dagli uffici
  • Minimizzare i permessi per questioni come “ricevere l’idraulico”
  • Fornire flessibilità in caso di malattia, in aggiunta ai permessi

L’equipaggiamento

Per consentire il lavoro da remoto, si rende necessario avere una politica interna che consenta ad ognuno di dotarsi di equipaggiamento adeguato, principalmente un computer portatile.

Nel nostro caso, diamo ad ogni membro del team un budget che va dai 600€ ai 1300€ l’anno (a seconda della funzione aziendale, con il budget più alto riservato a chi si occupa di sviluppo software e necessita di un computer performante). In caso di acquisto di un computer, è possibile anticipare fino a 3 anni di budget, consentendo quindi un acquisto fra i 1800€ ed i 3900€ sin dal primo giorno di ingresso in azienda.

Come tenere il team unito

Benché lavorare a distanza comporti molti vantaggi, nulla può sostituire il valore di un contatto diretto, ancora meglio se si tratta di un contatto fisico. Per questo, creiamo delle occasioni perché tutti i membri del team possano interagire, inclusi quelli che, pur lavorando in ufficio, lavorano in uffici diversi.

Standup settimanali

Ogni settimana, con cadenza fissa, ogni team si riunisce in chiamata. Durante questa chiamata, ogni membro del team illustra ciò su cui ha lavorato nella settimana precedente e ciò su cui lavorerà nella settimana successiva.

Gli standup sono molto utili sia per permettere al team di familiarizzare che per dare ad ognuno un senso d’insieme su ciò su cui il team sta lavorando.

Retreat annuali

iubenda alla Tonnara di Scopello in Sicilia

Due volte l’anno, organizziamo un retreat in cui riuniamo tutti i membri del team da ogni parte d’Italia e del mondo per una settimana di lavoro e divertimento. È l’occasione per tutti di conoscersi e fare gruppo in modo destrutturato ed informale, ma anche per lavorare sulla pianificazione.

Gli ultimi sono stati alla Tonnara di Scopello in Sicilia, a Canazei sulle Dolomiti e sull’isola di Capri.

Se ti ritrovi a lavorare da remoto per la prima volta

Lavorare a distanza può essere un po’ spiazzante all’inizio: concentrarsi ed essere produttivi — soprattutto se vivi con qualcun altro — potrebbe risultare difficile. In questa sezione ti diamo alcuni consigli utili per facilitare questo passaggio, assieme ad altre risorse che possono esserti d’aiuto.

Creati uno spazio per lavorare

Scegli un punto della casa (che non sia il letto) in cui svolgere il tuo lavoro, così da definire chiaramente routine e confini. Inoltre ti consigliamo di evitare tuta e pigiama: un outfit “meno comodo” ti aiuterà ad entrare nel giusto stato d’animo e a percepire una netta distinzione tra lavoro e tempo libero.

Fai delle pause programmate

Essere produttivi e portare a termine un compito in genere richiede dei blocchi di concentrazione medio-lunghi, e la parte più difficile è quella di rimanere concentrati. Se da una parte è importante prendersi delle piccole pause, le continue interruzioni tipiche di un ambiente domestico possono impedirci di essere veramente produttivi.

È qui che entrano in gioco le pause programmate. Non dovrebbero essere distanziate come da prassi tipica dei luoghi di lavoro (ad esempio, il pranzo una volta al giorno), ma dovrebbero darti un po’ di tempo per riprendere lo slancio e la concentrazione. Un approccio molto diffuso è la tecnica del pomodoro di Francesco Cirillo, ma sta a te trovare il metodo che fa al caso tuo.

Un altro aspetto da considerare è l’ affaticamento della vista. Se è la prima volta che lavori da remoto, è probabile che passerai tutto il tempo davanti allo schermo del computer. Questo può comportare disturbi quali occhi affaticati e mal di testa. Per evitare questo problema, segui la regola 20–20–20: distogli lo sguardo dallo schermo ogni 20 minuti e fissa un punto ad almeno 20 metri di distanza per 20 secondi.

Questi esercizi per gli occhi ovviamente andranno ad influire sulla pianificazione delle tue pause programmate.

Evita video in background

Tutti noi amiamo Netflix, YouTube, podcast e audiolibri. Parole e immagini (e alcuni generi di musica) costituiscono però una fonte di distrazione, anche in sottofondo: cerca di evitarle e sarai più produttivo.

Mangia sano

Lavorando da casa è molto facile esagerare con gli snack. Nel caso di piccoli appartamenti, le postazioni di lavoro sono spesso allestite in cucina, con il risultato che il cibo è sempre a portata di mano. È importante evitare cibo “spazzatura” e spuntini veloci, e riempire invece la dispensa di opzioni salutari, come frutta, verdura, carni magre, formaggi e cereali.

Potrebbe non sembrarlo, ma il cibo è legato al lavoro e alla produttività: una sana alimentazione è infatti in grado di migliorare la capacità di concentrazione del cervello. Assicurati inoltre di bere molta acqua, e cerca di non esagerare con i caffè.

Mantieni un equilibrio tra lavoro e vita privata

Quando si lavora a casa, la tentazione di fondere lavoro e tempo libero può essere grande. Dedicarsi alla stesura di un documento dopo cena potrebbe sembrare molto pratico, ma col tempo la linea di demarcazione tra casa e lavoro si assottiglia fino ad annullarsi, sia per te che per i tuoi colleghi.

Definisci e rispetta gli orari di lavoro per mantenerti in buona salute, stabilisci delle regole con il tuo team (così sapranno quando sei veramente disponibile e quando no) ed eviterai il rischio di un esaurimento da lavoro (il cosiddetto “burnout”).

Risorse (per lo più gratuite)

Gestione del tempo

  • Tomato timer (permette di programmare pause — brevi o lunghe — secondo la tecnica del pomodoro)
  • Momentum (estensione per Chrome, Firefox e Edge che si attiva all’apertura di ogni nuova scheda)
  • Timezone.io (ti ricorda che ore sono per i tuoi colleghi)

Comunicazione

Applicazioni gratuite in risposta all’emergenza COVID-19

Project Management

Conclusioni

Data la situazione di emergenza causata dal coronavirus, migliaia di aziende si sono trovate forzate a far lavorare il proprio team da casa. L’idea di questo articolo è che la nostra esperienza possa aiutare le aziende ad essere produttive in questo momento di difficoltà, e forse a dare degli spunti per adottare lo smart working anche dopo la fine dell’emergenza.

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Questo articolo è disponibile anche in inglese.

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Founder at iubenda, advisor at Sticker Mule.

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