5 astuces à connaître pour optimiser son temps au travail

Par Louis Texier, responsable de la Communication chez Ividata

Les journées passent à une vitesse folle. Sans cesse interrompus, les RHs, CMOs et Directeurs en entreprise sont de véritables hydres à six têtes : toujours la tête dans un problème, sur une affaire, dans leurs mails… Pourtant chez Ividata, ils sont toujours là pour nous écouter, nous aider, nous apprendre à nous surpasser. Comment font-ils ?

Ils nous livrent 5 de leurs secrets pour optimiser leur temps !

1- Le secrétaire de poche : Planifier sa journée et ne rien oublier avec Any.do

Tous les jours, nous avons une liste de tâches qui ne cessent de s’allonger. De la grosse réunion au rappel du rappel qui doit nous éviter de passer à côté d’un événement ou d’une information, nous sommes assaillis par des choses à faire qui surgissent là où on ne s’y attend pas. Les tâches importantes sont ainsi noyées dans des To-Do-List où il devient impossible de tout prioriser.

Chez Ividata, nous utilisons la classique To-Do-List, mais avouez qu’au bout d’un moment, le morceau de papier ressemble davantage à une toile chaotique… C’est pour ça que nous utilisons l’application mobile et Desktop Any.do. Facile, intuitive, nous l’avons relié à Alexa (l’intelligence artificielle d’Amazon). Au programme : rappel intelligent, dictée vocale, dossier de tâches à faire, et cerise sur la gâteau, Any.do, vous prépare à votre journée en vous rappelant à la voix ce que vous avez à faire. En soi, c’est notre secrétaire de poche.

2- Une tâche à la fois, c’est un ROI assuré

Ça paraît évident, et pourtant c’est assez difficile de s’y tenir. Se mettre à 100% dans une tâche reste ardu, peu importe la taille de la société. Notre RH par exemple, évite d’avoir un œil constant sur ses mails, ce qui lui permet d’abattre des montagnes de travail en finalement moins de temps qu’il ne faut pour le dire.

Si besoin est, se mettre en offline ou en mode “ne pas déranger” permet également de mieux se concentrer.

3- Comment faire face à 500 e-mails en 5 minutes

On s’abonne tous à des newsletters pour se tenir au courant des actualités de son secteur, à force de visiter des sites, des mails spammants atterrissent souvent dans notre boîte de réception, nos collaborateurs envoient des mails pour valider chaque process, etc. C’est épuisant, la boîte mail menace d’imploser, et il nous reste des centaines de mails à traiter. Plutôt que de ne pas les lire ou de les ranger dans un dossier “A lire plus tard”, chez Ividata, on a trouvé la solution.

Avec Alexa, et HelloAstro, faire face à ce déluge d’informations n’est plus un problème. Cette Intelligence Artificielle (gratuite) trie pour nous ce qui est prioritaire, de ce qui ne l’est pas. Ainsi, le salarié sait tout de suite ce qu’il doit traiter. À la voix ou via le chat sur mobile, le salarié peut avoir rapidement les informations d’un contact, connaître les mails prioritaires à traiter, etc.

Pour ceux qui seraient toujours indécis, la vidéo du produit (qui m’a scotché) :

4- Discuter à distance : un gain de temps non négligeable

Qu’est-ce qui est très chronophage en entreprise ? Les points interminables ? Les réunions avec du personnel non nécessaire ? Nooooooon… ;-)

Chez Ividata, on a et on teste tous les jours des solutions. Pour la R&D, les Développeurs et le Marketing, nous utilisons Slack. C’est sympa, léger, presque intuitif et super efficace pour discuter, échanger des documents, segmenter les sujets de discussion. Dernièrement, le Marketing et la direction utilisaient le chat d’Evernote, mais il s’avère qu’il devient assez lent avec le temps et ne fonctionne plus aussi bien. Entre BU, ils utilisent parfois Hangout, c’est simple, intuitif et directement relié à la messagerie gmail, donc plus rapide d’utilisation.

Discuter à distance nous a permis de diminuer par deux le nombre de réunions intempestives, et aussi de partir plus tôt !

5- Faire sa veille en 10 minutes au lieu d’1h

Faire sa veille d’information tous les jours — chercher la news qui va permettre d’avoir un train d’avance sur ses concurrents ou simplement de se tenir au courant — prends un temps considérable. Heureusement pour nous, il existe de formidables outils qui permettent de trouver une information sans perdre de temps, et sans partir sur des sujets annexes. Au Marketing, nous utilisons Twitter, et plus particulièrement les listes Twitter. Très pratiques, il suffit d’y ajouter des profils clés, et de lire les tweets / news en un clin d’œil. Medium, le média en ligne délivre des articles d’analyses qui ont déjà fait leurs preuves par le passé et qui continuent de fournir une information travaillée et pertinente. Paper.li analyse et extrait pour ses utilisateurs 250 millions de posts (de réseaux sociaux) et 25 millions d’articles chaque jour, sous la forme d’un journal autour de thématique. Très pratique !

Pour aller plus loin, et continuer de découvrir des solutions innovantes, Ividata vous conseille d’aller sur Product Hunt.


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