Reflexiones y aprendizajes de este primer año organizando #IxDAMadrid
Todo empezó en Gijón. En alguna siesta corta entre cachopo y charla del UXSpain, mi amiga Maya me habló de un proyecto que empezaba a tener entre manos junto a otras dos compañeras: Andrea y Carlota.
Estaban trabajando para reactivar la comunidad de diseño de IxDA en Madrid, con el objetivo a medio plazo de presentar la candidatura de la ciudad para albergar el Interaction 20, un evento mundial que realiza IxDA cada año en una ciudad diferente (Andrea te lo explica de maravilla en este post).
El proyecto me pareció interesante desde el principio, y les ofrecí mi ayuda. Siempre me ha gustado estar en todos los “saraos”, echar una mano dónde se necesite y aportar mi granito de arena. Vamos, que no soy una persona difícil de liar :) Por eso cuando me pidieron ayuda para facilitar durante el primer evento y twittear en directo os podéis imaginar cual fue la respuesta.
A partir de ahí empecé a echar una mano con algunas ideas y propuestas sobre cómo hacer crecer poco a poco la comunidad, cómo hacer eventos diferentes, dinámicos, cómo encontrar a esa gente menos conocida del sector pero con tanto que aportar… Al poco tiempo me propusieron que formara parte del equipo como una más y ni me lo pensé.
Y sin darnos casi cuenta ya ha pasado un año. Un año de mucho trabajo (mucho más del que se ve), un año de planificar, de intentar aportar algo al sector, de muchas risas y altibajos emocionales, pero sobre todo un año de aprendizajes.
He aprendido que el equipo es clave
Cuando me uní a Andrea, Carlota y Maya solo había trabajado con Maya, fuimos compañeras de curso en La Nave Nodriza. A Andrea la conocía de hablar cuatro veces con ella y a Carlota absolutamente de nada.
Y sin embargo es asombroso lo bien que nos hemos compenetrado desde el principio. Cada una aporta lo que sabe, lo que puede y lo que le apetece.
Para mí lo mejor de este equipo es que sé que puedo confiar en las demás con los ojos cerrados. Si una dice que se encarga de algo sé que estará hecho y que si necesita ayuda la pedirá sin problema.
Ser sinceras con nosotras mismas y con el resto del equipo en cada momento es imprescindible.
Ha habido meses en los que alguna no hemos podido dedicar tanto tiempo y el resto ha asumido esa parte del trabajo sin problema. Lo importante es dar margen al resto del equipo para organizarse y si es necesario, priorizar tareas.
La comunicación es clave para la planificación. Hemos aprendido que es mucho mejor decir “oye chicas, no puedo hacer X, no me da la vida” a asumir la tarea y avisar en el último momento de que no está hecha. Ahí es cuando nos ponemos nerviosas porque no llegamos.
Nuestra forma de organizarnos ha ido evolucionando a medida que la comunidad crecía y seguimos intentando mejorar. Tenemos un Trello con las tareas tanto de preparación de la candidatura para Interaction20 como de los eventos mensuales. Es una forma cómoda y sencilla de tener organizada y centralizada toda la información y además nos ayuda a comunicarnos, ya que no todas nos dedicamos a todo.
He aprendido lo que cuesta organizar eventos
Parece algo obvio pero no lo es. Creo que no somos capaces de valorar las cosas en su justa medida hasta que no nos ponemos manos a la obra y las hacemos nosotros. Y cuando lo valoras también aprendes a agradecerlo y respetarlo, por eso mi actitud hacia los eventos a los que asisto ha cambiado mucho a lo largo de este año.
Detrás de un evento pequeño como los que nosotras organizamos (una charla de una hora y algo de networking) hay muchísimo más trabajo del que a primera vista pueda parecer: encontrar un ponente, un espacio, alguien que nos patrocine las cervezas, gestionar la lista de asistentes, preparar todo el material, dotar de contenido a las redes sociales… Si a todo esto le sumamos que no hay dinero de por medio la cosa se complica, ya que por ejemplo muchos espacios no se ceden de forma gratuita.
Cuando digo que no hay dinero de por medio es que, efectivamente, nosotras no cobramos nada por todo esto. Lo hacemos en nuestro tiempo libre con todo el cariño y las ganas que nos quedan al final de cada jornada laboral y fines de semana. Y como nosotras tanta gente que organiza eventos en el sector del diseño, desarrollo... Desde aquí mi agradecimiento a todas esas personas que regalan parte de su tiempo a la comunidad, de una forma o de otra.
Comentaba que desde que organizo eventos mi actitud hacia ellos ha cambiado. He aprendido a valorar mucho más el trabajo de los demás, y por eso una cosa que intento no hacer cuando me apunto a algún evento es faltar sin avisar (salvo emergencia catastrófica). Solía pensar “a ver, que por una persona menos tampoco pasa nada, ya contarán con que se les va a caer gente”. ¿Por qué ya no pienso así? Por varios motivos:
- Por respeto a las personas que han organizado el evento. Es un bajón enorme tener X personas confirmadas y ver que al evento van la mitad, o incluso menos. A nosotras nos ha pasado, y os puedo asegurar que es una desilusión muy grande y no se disfruta igual.
- Para que no cuenten conmigo a efectos, por ejemplo, de catering. Es un gasto absurdo de dinero poner catering para 100 personas y que luego asistan 50. A veces incluso se acaba tirando la comida.
- Para que mi entrada la aproveche otra persona. En muchos eventos con aforo limitado hay lista de espera, en este caso la organización puede asignarla automáticamente. Si no, lo suelo poner en mi twitter para cederla a quien la quiera.
- Porque no es tan complicado mandar un mail o un mensaje directo por twitter para avisar de que no vas a poder ir. Se tarda un minuto y de verdad que la organización lo agradece.
Siempre que hablamos de este tema entre nosotras y con otras personas surge la misma pregunta: ¿tendríamos este problema si cobráramos por la entrada? Para hacernos una idea, la media de no asistencia (sin avisar) a eventos gratuitos es de un 30%, cosa que no pasa en los eventos de pago. ¿Es una cuestión de egoísmo? ¿De falta de respeto? ¿De percepción de menor calidad del evento por el hecho de ser gratuito? Es una conversación interesante para tener con unas cañas y buscar soluciones, sería genial encontrar fórmulas alternativas a cobrar por la entrada. Me niego a creer que la única forma de valorar el trabajo de los demás sea a golpe de billete.
He aprendido que hay cosas que no podemos controlar
Raro es que los días que tenemos evento no estemos que nos subimos por las paredes de los nervios. La verdad es que cuando ya estamos con las cervezas mi nivel de estrés se desploma y es cuando más disfruto de la gente que ha venido a compartir ese ratito con nosotros. Ese momento de “ya está, y ha salido todo estupendamente” es maravilloso, el sentir el trabajo bien hecho, que tantas horas han dado sus frutos y todo ha salido a pedir de boca.
Quizá ese sea el momento de mayor felicidad y satisfacción en lo que hacemos, y es fácil disfrutarlo. Sin embargo hay algunos momentos que nos generan otro tipo de sensaciones que no son tan positivas: cuando el mismo día del evento se empieza a borrar gente, cuando la búsqueda de sitio o ponente se complica y la fecha del evento se acerca…
Incluso una vez que parece que todo está atado y confirmado hay muchas cosas que se pueden caer, imprevistos, que el ponente se despierte ese día con fiebre… en definitiva, cosas que no podemos controlar.
Algo que hemos aprendido es a manejar esos nervios previos y a confiar en que todo saldrá bien. Para algunas cosas hay plan B, para otras no, y si algo falla lo gestionaremos en el momento lo mejor que podamos.
A lo largo de este año hemos aprendido no solo a manejar este tipo de momentos más críticos, si no a entender que forman parte de esto y a reaccionar a tiempo sin dejarnos apabullar por las fechas. Y por supuesto, también hemos aprendido a disfrutar de esos momentazos de felicidad y subidón, que al fin y al cabo nos los hemos ganado :)
Muchas gracias a toda la gente alrededor de esta pequeña familia que es IxDA Madrid: quienes venís a los eventos, ponentes, quienes nos acogéis en vuestra casa cada mes y a todas las personas que de una forma u otra nos ayudáis. IxDA Madrid no podríamos ser solo 4 personas.
Y por supuesto, gracias a mis #IxDAGirls Andrea, Carlota y Maya. Gracias por este año, por los retos que tenemos por delante, por el grupo tan guay que hemos formado y por lo que aprendo de vosotras cada día, ¡sois muy grandes!
Si quieres saber más sobre IxDA Madrid y lo que hacemos puedes cotillearnos aquí :) ¡Gracias por leerme!
