回歸寫筆記的初衷，逐步建立個人知識系統！Notion 的快速指南與應用
「你是忘記了，還是害怕想起來？」
「不，你只是還沒建立適合自己的筆記習慣！」
2020 年自從疫情以來，社群活動暫歇了一陣子，這次透過線上直播的方式，與『Notion.Taiwan 台灣官方社群』合作，打開 Jeff 和 Mark 的筆記本，深入淺出地帶領大家認識時下最火的筆記軟體「Notion」，一起來學習如何將知識轉化爲模組化筆記，打造自己的大腦知識庫！
完整的影片請在 IxDA 粉絲專頁上觀賞，這篇就提供給喜歡閱讀文章的你吧！當然，如果你有 Notion 帳號，這篇也提供讓你可以邊操作邊練習唷。
首先登場的是 Jeff，現為 104 用戶研究員，也是一位工具課金玩家（筆記狂熱份子），視把玩新工具為興趣。對他來說，不單單只是工具的應用，更是人生的知識累積。
就由他先從使用動機、基本語法、流程架構來一步步窺探他的工具箱！
把 Jeff 的分享分為四個部分：
- 第一部分：寫筆記的動機與寫作哲學
- 第二部分：Notion 的快速指南 — 好玩之處與組織法則
- 第三部分：如何用在工作與生活？
- 第四部分：結語 — All-in-one App 真的好？
大家可以依照自己的興趣選擇想看的部分。
第一部分：寫筆記的動機與寫作哲學
把想法寫下來，才有機會轉變為「實際行動」
回歸到寫筆記動機，「為了不要記那麼多事情」，因為「懶」，不想要在大腦裡暫存太多的瑣事，因此利用筆記記下來，把記憶與知識外部化，也等於儲存在你的第二大腦，只要在需要的時候可以去「瀏覽」就好，不需要佔腦容量空間。
另外，將想法寫下來，才有機會轉變為「實際行動」，更進階地，能時時地組織想法之外，甚至能形成自己的知識系統。如果你還沒有寫筆記的習慣，或許以上的動機可以讓你下筆開始記些想法！
當有了寫筆記的念頭後，Jeff 才開始嘗試各種數位筆記工具，例如 Evernote、Bear、Google Keep 等等，用過各個工具之後（課了不少金），最後選擇了 Notion。當然，Notion 的優勢後面會提到。
為什麼不用一般文書軟體來寫就好？
Jeff 在分享前調查了下身邊的友人，大概有三成沒有使用筆記軟體，都是透過 Word 或是 Google Docs 來完成一般的會議紀錄等等，但 Jeff 認為，儘管將檔名定義明確，相對起來還是較難一目瞭然知道文件內容、難以編輯，甚至是難以搜尋管理，除此之外，也需要花時間調整排版。相對來說，如果用好的筆記軟體，是可以幫助我們更好的組織內容。
什麼是 Markdown？「專注在文字」的寫作哲學
在進入 Notion 細節之前，Jeff 先簡單介紹了一下 Markdown 這項寫作方式。Markdown 對有在寫程式的人來說並不陌生，作為「網路內容」的寫作用語言，是指透過簡易的指令、標記，來對文字進行排版。簡單來說，就是透過簡單的快捷鍵，來完成大部分你想寫的內容，希望可以讓你在寫作時可以專注在內容生產，將挑選樣式的心力最小化，以達到「易讀易寫」的效果。(相關介紹請看這)
以下 Jeff 也示範了常用的幾個快捷鍵，有機會的話大家也可以自已試試看：
而在 Notion 裡面，你也可以直接把字反白去選取樣式，或者用鍵盤快速鍵來替換粗體、斜體等，而實際上使用大概就只有標題、列點、程式區塊等。 Jeff 也說自己是 Markdown 文本的信奉者，因為不單單在 Notion，許多現代編輯軟體也都支援 Markdown 了（例如 Bear、Ulysses、Typora、iA Writer、 etc…)，因此推薦各位可以嘗試一下這樣的寫作方式！
第二部分：
Notion 的快速指南 — 好玩之處與組織法則
Notion 好玩在哪裡？快速指南
Notion 是擁有相當多功能的應用軟體，Jeff 提及他 2018 年剛接觸的時候，其實也迷路了！但後來試過各家筆記軟體，再回來 Notion 後，發現這裡所涵蓋的功能是蠻完善且好用的！
接下來就初步介紹四項 Notion 基本特色，讓大家在入門時不會被他多元的功能所困惑。
A | Workspace 為個人空間
「Workspace」 在 Notion 裡是最大的單位，像是個人的工作空間，可以去管理自己的帳戶，例如設定權限等等，當然也可以把自己的空間分享給別人。
B | 構成筆記的主要單位
而筆記的組成上主要分成以下幾個單位：
- Block 段落：每一個段落均為一個 Block，這也是 Notion 和其他筆記軟體最不一樣的地方，Block 就像是一個一個的樂高積木，能自由地拼湊成你想要的樣子（也就是拼湊成 Page 頁面，等同於筆記本身），另外，也可以透過 / 快速鍵來插入 Block 。
- Page 頁面：而一篇一篇的 Page 頁面(筆記)，就是由 Block 段落所組成，可以在其中插入文章、文字等等。也可以透過「組織頁面」來分類調整，此為在 Notion 中常使用的操作。
- Database 資料庫：用來儲存資料的地方，也是其中一種 Block 段落。因為有多種的呈現方式，比較複雜，也是最容易迷路的地方。但如果有使用 Airtable 的經驗，因為兩者的基本概念十分相似，在使用 Database 較容易上手。
而 Jeff 也特別現場操作了下 Database，有分為兩大類別 Inline 和 Fullpage，如以下。Database 相較於其他筆記軟體是較特別的功能，裡面有許多的屬性 Properties，可以透過不同的面貌來檢視/編輯你所寫的內容， 例如表格模式、看板模式、清單模式、卡片模式等，甚至還有行事曆模式（也是 Jeff 最常用的模式），來把你撰寫的內容，視需求有不同的呈現。
C | 關於頁面自由度
而關於頁面的自由度，如上述兩點可知，Notion可以自由地拖曳排版、變換顏色，甚至背景圖可以換成很炫的 Gif 檔（下圖為 Jeff 採用的 Gif，是不是夠浮誇！但實際上當背景圖非常的吸睛啊！）
D | 強大的搜尋功能
除此之外，在使用上也能感受到 Notion 在搜尋方面也有所專研，透過 Quick Find 可以搜尋整個筆記、段落等等。
該怎麼組織 Notion 筆記？
不只是筆記軟體，而是透過數位筆記的形式來管理生活周遭的資訊。
組織上，Jeff 分享了兩個他使用 Notion 的組織方法，第一個是「Inbox 暫存區」，第二個是「P.A.R.A 原則」，提供給大家參考。
1. 📮 Inbox 的用法
在紀錄資訊時，首要任務是先「記錄下來」，希望速度至上，因此不希望花費過多的時間思考擺放的位置。因此 Jeff 會建立一個 Inbox 的頁面，將當天的任務、擷取的網路文章，甚至是未分類的筆記，都先存放在 Inbox 中，不在第一時間整理、分類資訊，理想上是每天必須整理的空間，而最佳狀態是必須完全清空。
2. ✍️ P.A.R.A
Jeff 也分享他的組織原則主要參考 PARA Method，此方法為矽谷的生產力教練所提出，重點旨在把身邊所有的資訊分為三大類，Area、Project 和 Archive。
- Area ：領域，自己關心的主題。無關乎時限。例如 Life，可以存放各個感興趣的領域。而Area 領域內包含許多 Project 專案，如下。
- Project：專案，有想達成特定目標，有時限。例如 R 專案
- Archive：不再關心的領域，或是已經結束的專案 （不刪除筆記，因為未來可能會用到）
當然，在網路上可以輕易找到多種組織方式，最常見的例如：GTD (Get Things Done)，之外，還有許多的整理流派，例如知名部落客電腦玩物最近也在探索 Notion 用法。Jeff 也建議大家可以多方涉略，甚至是從 Notion 的 Reddit 可以見到很多有趣用法。例如：My collection of embeds and widgets on my page、My latest Notion dashboard等，再從中找一種最適合自己的整理方式。
以上為組織 Notion 的基本原則，那怎麼用來組織生活和工作呢？
第三部分：如何用在工作與生活？
如何把 Notion 用在生活上呢？
而生活上，Jeff 最常把 Notion 拿來當文章的閱讀器，透過 Notion Web Clipper (Chrome Extension) 外掛程式，可以將 Chrome 上面的網頁存下來，日後可以在 Notion 中閱讀、畫線，甚至是改變閱讀字型、新增註解等等，一步步的把網路上的內容累積起來。（個人超愛這項功能，有了這個之後，都不需要手動複製貼上網頁內容了！）
Notion 在工作上如何結合？
另外，在專業上 Jeff 怎麼使用 Notion 呢？
透過 Admin 頁面 一目了然看全貌
首先，他為工作開了一個獨立頁面，相似於 Admin (或有人稱為 Dashboard )的概念，透過此頁來管理每一項的任務，在 Workflow 類別中的項目代表「今天需要追蹤的內容」等等，如下：
在 Workflow 中 Jeff 放置了許多頁面，這邊來一一拆解給大家參考。
A | Daily 追蹤每日進度
透過 Daily 來追蹤每日進度，完成後就把筆記放入 Archieve。
B | Project Tracking 專案管控
透過此頁可以一目瞭然的看見專案規劃、專案狀態，或是內容細節等等。此外，由於前述所說，Database 的模式可以自由調整，對於 Jeff 研究員工作而言，有時會需要用「行事曆模式」來看訪談時間；或是透過「看板模式」來追蹤正在進行中的任務。正因為有相當大的彈性可以變化，這也是 Jeff 認為，在專業工作上最方便的地方。
C | Mission 臨時任務
而 Mission 內則放置非專案任務，偏單次任務，完成後就會被放置於其他Database。
D | Meeting Notes 會議記錄
當然，基本的會議記錄也可以建入，還可以紀錄會議時間、參與者等等。
逐步地建立系統化知識庫 Wiki
此外，除了 Workflow 之外，Jeff 在工作上也會在日常建立 Wiki 知識庫，逐步地把收集到的內容彙整至不同主題，就像是在個人空間裡面建立 Wiki。
或許有些人會好奇為什麼要建立 Wiki 呢？Jeff 說明，就像是把過去的知識做彙整，即便只是收集相關主題的網頁，久了他也會成為該主題的 Wiki 知識庫。如下方的範例，就是 Jeff 針對資料視覺化的 Wiki 。
不需要想得太複雜，這並不是要在一個晚上通通建立的，儘管只是隨意的摘取，透過日積月累的知識收集，最終也可成為個人的系統化知識庫。
結語：All-in-one App 真的好？
All-in-one app 是 Notion 主打功能，幾乎完整地把各種格式、工作、生活都集中在一起，但這樣真的好嗎？
合久必分，分久必合的循環
而 Jeff 也提及，這是現今筆記軟體的趨勢，天下大勢合久必分、分久必合，怎麼說呢？分的部分，過去他為了完成生活中的大小事，會依賴各種不同的軟體來達成，例如 To-do + Trello + Google Doc + Calendar + Evernote + …….等等，但逐漸地發現，越來越多的軟體反而會超過負荷，這時就會在想，有沒有一個地方可以把這些功能通通彙整起來？而 Notion 對他（還有我）來說，就幾乎完美地扮演著這樣的角色。
將「生活」和「工作」一網打盡
經由前面所述，我們能夠將所有的事情，透過 Notion 都可以一同紀錄。但也不要忘了，我們享受了方便，但是生活和工作的分界似乎模糊了（工作沒法丟在辦公室？），比如說，你可能在紀錄生活雜記的時候，突然看到工作的任務還沒達成，就會過去寫一些筆記，這時，其實也是種變相的加班！這也是 Jeff 在使用過程中的想法，透過 Notion All-in-one 的管控工作與生活 ，似乎就會很自然無法切割清楚。
整理筆記是為了消除資訊焦慮，還是有意義的產出？
Jeff 認為，Notion 的樂高概念讓寫筆記變得很有趣，可以享受兒時玩耍的快感，但偶爾他也會想，其實整理筆記不輕鬆（且有時算蠻忙的），但到底整理筆記的目的是什麼？是為了消除自身的資訊焦慮嗎，還是再進行有意義的知識產出。
回顧這點，無非是希望大家在鑽研筆記的變化時，也能回想當初自己寫筆記的初衷，假如是「為了妥善的安排工作坊」，那有達成此目的其實就很棒了！最後，Jeff 也說到，其實透過寫筆記的同時，能夠帶來以上這些思考，這就是 Notion 好玩的地方，也是做筆記有趣之處。
以上為 Jeff 的分享，由於當天的內容非常豐富，故拆為兩篇文章，敬請期待另一篇由現為 Mozilla Taiwan 的 Product Manager， Mark 所帶來的分享。
若迫不及待想瞭解更多的，也可以在 IxDA 粉絲專頁上觀賞完整的影片唷！
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