「我把生命都放在筆記裡了!」用 Notion 來管理工作與生活

Yu-Ning Kao
IxDA Taiwan
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17 min readJul 4, 2020
由 IxDA Taiwan 提供

在上回和各位分享了 104 研究員 Jeff 如何用 Notion 組織工作與生活之後(還沒看過的傳送門幫你準備好了:回歸寫筆記的初衷,逐步建立個人知識系統!Notion 的快速指南與應用,下半場則繼續窺探另一位筆記狂人 — Mark 的筆記本,來看看他如何用工具來減少腦袋負荷,提升工作與生活的效率吧!

此活動為線上直播,完整的影片請在 IxDA 粉絲專頁上觀賞,這篇就提供給喜歡閱讀文章的你!當然,如果你有 Notion 帳號,這篇也提供讓你可以邊操作邊練習唷。

Mark 目前為 Mozilla Taiwan 的 Product Manager,致力於 Firefox 亞洲地區的產品開發與使用者體驗設計。過去為 UX 設計師的他,因為專案的緣故,近期因緣際會轉換跑道至 PM 這個領域,對他而言,還正在努力摸索著產品管理的工作。而 Mark 分享,他發現自己轉職 PM 後,最常用的軟體除了Firefox 瀏覽器之外,竟然就是 Notion!畢竟 PM 有許多的工作內容和思考的過程,需要記錄起來才行。

(另外,關於轉職方面,有興趣的可以參考 Mark 的另一篇 Medium 文章 — 工程師轉職設計師之旅,鉅細靡遺的介紹著他的心路歷程和職涯探索的過程,清晰到連我這篇的架構都是參考 Mark 此篇文章的呢!)

話不多說,Mark 的分享從做筆記的動機、工作與生活的管理,甚至還套用了遊戲化實戰全書的機制,來介紹他怎麼一步步被 Notion 課金的過程(誤)

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把 Mark 的分享分為四個部分:

  • 第一部分:接觸 Notion 的契機,與逐步被黏住的「遊戲化」過程
  • 第二部分:如何在生活中使用,日常清單的收集與習慣養成
  • 第三部分:如何在工作中使用,從記錄到未來省思
  • 第四部分:許個願,一起來讓筆記軟體更好

大家可以依照自己的興趣選擇想看的部分,直接點選第 x 部分就可以跳至對應主題唷!

第一部分:

接觸 Notion 的契機,與逐步被黏住的「遊戲化」過程

我為何做筆記,以及接觸 Notion 的契機

Mark 從過去以來都有做筆記的習慣,因為「寫下來就可以放心的忘記」,反正忘記了就再去翻筆記就好,等同於腦袋的延伸。另外也像 Jeff 說的,把想做的事情寫下來,還代表著能大大提升「完成這件事情的可能性」。

此外,有趣的是,Mark 說筆記也可以拿來回顧過去的自己,了解不同階段的自己在想些什麼,甚至是過去的計劃等等,例如早點睡、要運動之類的。(是不是跟很多人很像?至少跟我一樣,始終相信著,在筆記裡留存了 n 年後,總會有實踐的那一年…)

至於筆記方法,Mark 也大方地分享他從當兵到目前所使用的工具,包含紙本筆記,PTT 2 的精華區 (青春啊!),而在研究所時開始使用 Evernote ,一直到 2018 年中 Notion 剛推出沒多久,Mark 就跳槽了!

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Mark 分享,當初會接觸到 Notion 是由朋友介紹,有幾項特點對當時為Evernote 使用者的他來說是轉換關鍵:

A | 就像是筆記的瀏覽器,在不同裝置間不需重新上手

Evernote 免費版因為有裝置的限制,所以許多人會用網頁版來克服,但那時Evernote 的網頁版用起來較不易上手,在這點上 Notion 就像是筆記的瀏覽器,能夠在網頁版和桌機版上運用自如,功能上基本上一模一樣,不需要什麼學習門檻,自由度也很高!

B | 層級簡單,只有「頁面 Page」概念

Evernote 規定要把筆記分成「 記事本 (Notebook)」和 「筆記 (Note)」以及「記事本堆疊 (Stacks)」,在層層架構底下,其實很常會迷路,導致筆記變得很混亂。而 Notion 基本上每個單位都是「頁面 Page」,每個「頁面 Page」裡面也都是「頁面 Page」,簡單易懂,也可以層層打開來。

C | 版本控制不衝突

另外,Evernote 時常會在同步過程中有版本衝突的問題,通常是在跨裝置編輯時會產生的問題(我想 Evernote 使用者,例如我,就常常會有這個困擾),但在 Notion 很少會碰過此問題。

總之,以上種種原因讓 Mark 很快地就決定跳槽,但讓他從免費繼續用到付費,又是為什麼呢?

逐步被黏住的「遊戲化」過程

這邊 Mark 詳細地利用「遊戲化實戰全書」中六個遊戲化設計機制的概念,來說明他被逐步引導掏出錢包,甚至在付費時還認為理所當然的遊戲化機制。(聽到這不免微笑了下,身為 PM 的 Mark ,就連日常的筆記軟體也要用系統化的理論來思考其成功模式,真是太厲害啦!)

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A 使命感 | 白紙黑字,彷彿擅長筆記的人都該使用 Notion

首先,Notion 網站的風格很像一般的白紙黑字,就像平常有在寫筆記的人,都很適合使用 Notion ,這就很符合第一項遊戲化的技巧 — — 使命感

B 成就感 | 創造個人筆記架構系統

開始試用後,Mark 嘗試了各種不同功能,並且開始創造自己的筆記架構與系統,這邊就運用到了成就感的這項遊戲化技巧。

C 賦予創造力 | 自由創造 Emoji、封面設計

另外在各種筆記中,也可以運用 emoji、cover photo、blocks 等設計屬於自己的筆記本,也賦予了使用者創造力的遊戲化設計。

D 所有權 | 網頁和App都是你的擁有物

在固定使用 Notion 寫筆記一陣子,也習慣了這本「數位筆記本」,並安裝了手機 App 同步使用。對於 Notion 就產生了所有權,促使 Mark 更有動機去繼續使用。

E 好奇心| What’s New?🌟

有時候打開 Notion 會看到旁邊出現「What’t New」的提示,時常不定期的能發掘一些新功能,很符合遊戲化設計中的不確定性與好奇心

F 避免損失 | 免費扣打用完,掏錢買單

後來使用一兩個月後,也不知不覺的用超過了免費版的 1000 個 blocks,在Mark 付費時還有此限制,但在分享當下已經取消 1000 個 blocks 的限制啦!那,為了避免無法繼續經營筆記,他很快地就付費升級成個人版的使用者了!這也是其中一個遊戲化設計 — 損失與避免

以上為 Mark 套用遊戲化設計的角度,去思考接觸 Notion 的過程,如果對遊戲化設計有興趣,也推薦大家可以去找這本書來瞭解看看。

第二部分:

如何在生活中使用,日常清單的收集與習慣養成

接著 Mark 分享他是如何使用 Notion 的呢?他個人筆記的習慣,是把生活和工作分開,如同下圖:

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第二部分就先以生活紀錄為主,包含了每週記事、各類清單和習慣追蹤,就讓我們來看看 Mark 的用法吧!

A | 每週記事 Weekly Notes

如以下範例,Mark 會紀錄每一週的每一天有什麼待辦事項。

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內容包含 Weekly todos 這週有哪些事情要完成,以及週一到五每天的行程,其中若有活動或完成事項也會紀錄於此。此外,利用 column 的方式,可以一次全面地看到一週的五天項目,一目瞭然外,也不需要慢慢的往下滑才看得到。

而 Mark 通常會在每天一早上班前,以及晚上睡覺前會看一下筆記,確認一下自已有沒有哪些事情忘記去做。另外在每週日晚上會複製一份每週記事,並且做好下週的大致規劃。講到這,因為和我本人的作法一模一樣,下圖也分享我的階層給大家參考,我是參考 Notion 子彈筆記整理術 | 終結拖延症!此則影片 所建立的。會後 Mark 也和我分享,可以多建立一個「封存 Archive」頁面,來放置過去的記事,來讓版面不會過於複雜(小技巧也分享給你們!)。

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至於詳細的筆記形式, Mark 也推薦可看 Bullet Journal 子彈筆記 相關的書,不過確實要完全執行是需要耐心和毅力,因此像 Mark (還有我)也只有參考部分的做法,例如 Event 等等。基本上只要達成你筆記的目的即可,紀錄方式可以隨著個人來調整,以更符合自身的習慣。

B | 各類清單 List Collections

另外生活上也可透過 Notion 創建各式各樣的清單,包括旅遊清單,電影清單,閱讀清單,購物清單等等。

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以旅遊清單為例,Mark 會採用資料庫 Database 的模板去條列計畫中的景點,除此之外,因為每個項目又可以變成一個筆記,也就是一個頁面 Page,因此也能把大致的行程安排紀錄在裡面。

C | 習慣追蹤 Habit Tracker

接著我認為蠻特別的是,Mark 還會拿來做習慣追蹤!

由於講者對於習慣的養成很有興趣,會建立如以下的 Todo List,來記錄及追蹤某項你想養成的習慣,比如說,範例是近期夯翻的動物森友會,Mark 也把它拿來紀錄每天需要執行的任務們,例如詢問大頭菜的價格(這也可以 xD),假如你今天三項習慣都有達成,就把他打勾打起來,邊勾其實也挺有成就感的!

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總之回到習慣的議題,如果你也對習慣養成有興趣的話,下面這三本是 Mark 有看過也推薦的書:

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也簡單的介紹一下這三本書:

#1「烏托邦的日常」主要是用生活化的方式介紹習慣,以及介紹不同類型的人所適用的習慣養成方法。

#2「驚人的習慣力」則是運用簡化版的習慣,來觸發自己去開始執行,進而養成習慣。比如說,逼自己只要做一下伏地挺身就算有運動,慢慢的養成運動的習慣,這個滿妙的,有效程度因人而異。

#3「原子習慣」則是深入探討習慣形成的步驟,以及運用各個步驟相應一些法則去建立或戒除習慣,滿淺顯易懂的,可以當作習慣養成的工具書。

三本書的切入角度稍微有點不一樣,但是都滿值得去參考的,推薦大家。最後貼心的 Mark 也快速總結一下生活記事的部分:

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第三部分:

如何在工作中使用,從記錄到未來省思

在工作方面的部分,Mark 主要介紹了三項使用方式(撇步) :(1) 每月/週進度、(2) 守護個人時間、(3) 工作日誌。

但要注意的是,這些都是以個人使用為主,若是和專案相關的文件,Mark 都還是以 Google doc 為主,畢竟並不是每位同事都有在使用 Notion,無法即時共享,那接著就一個個來分享吧!

A | 每月/週進度 Monthly/Weekly Schedule

工作記錄和生活一樣,也是每週為單位紀錄。其中較特別的地方是,Mark 會將 OKR 寫在顯眼處,接著列出每週最高優先任務後,一樣填入每天固定的紀錄,例如會議、工作內容、Standup Meeting 要分享的項目等等。

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(眼尖的你有發現上面有寫一個叫 Block time 的項目嗎?下一個主題會跟大家娓娓道來)

另外 Mark 也有嘗試在運用 Board view 來創造類似 Trello 的形式,來管理他的待辦事項,例如下圖,會把任務分成 Todo、In Progress、 Follow up、和 Completed 等狀態。此外,如果臨時有件事情跳出來,他會新開一張卡,丟在 Board view 裡以方便追蹤。

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B | 守護好自己的時間 Time Blocking

在上面有劇透了下 Time Blocking,雖然這跟 Notion 本身較無關,但我認為Mark 這樣做是很好習慣,也給大家參考!

什麼是 Time Blocking 呢?其實就是把時間切成一大塊一大塊的,之前 Mark 在身為設計師時,除了討論的時間外,很需要有一大段不被打擾的時間來思考,並執行設計,後來轉 PM 之後,會議變得非常多,工作久了很常會習慣一有事情就回應,時間被切的很細碎,很難停下腳步去思考。相信這對會議多的各職位來說,也是相當困擾的事情。

後來在參考了 PM 同事的做法後,他會把每天沒有會議的時間列出來,再切成大概以一兩小時為一個單位,去排一些需要花心思的事情,並且確保每件事情都有被顧及到。

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Time Blocking 的目的就是讓你可以更掌握好自己的時間,並且也是和其他人表明你這段時間不想被打擾。尤其疫情以來,許多單位可能都在 Work from home,Mark 認為 Time Blocking 這項習慣在 WFH 期間變得格外重要,除了確保自己能有專注的時間外,也能幫自己排好休息時間,避免自己超時工作(真的是太重要啦,一舉兩得!)。

C | 工作日誌 Daily Worklog

第三個小撇步就是「工作日誌」啦!至於寫工作日誌的動機是什麼呢?其實 Mark 說雖然過去多多少少都有記錄一些工作上的筆記,但他卻是在轉職成 PM 後,才認真看待工作日誌的,而他提及此主要目的,我認為很適合所有人:

「寫工作日誌主要的目的是,

幫助自己回顧一天的工作內容,透過文字來思考工作過程中的一些方法與決策;

另外也會紀錄工作上遇到的問題,以及解決的方式或是嘗試的過程,加深自己的記憶。」

講完後,Mark 也說雖然目前他寫的方式偏向碎碎念(笑),不過目前有在嘗試的用 Hashtag 去總結一些當天的重要事項,如下圖。

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此外,Mark 也分享了 KPT 法 (Keep、Problem、Try ),或許也是個適合用於在工作日誌上的紀錄方式。

#1「Keep」:你今天做了什麼事是有好的成效,值得去延續的。

#2 「Problem」:你今天做的哪些事情是不盡理想,有遭遇到阻礙或困境的。

#3 「Try」:至於針對這些遇到的困難,是否有些方式可以嘗試看看能否讓下次遇到困難的時候更容易解決,那這就是 Try。

這就是 KPT 的大致方向,那這個方法其實通常是用於回顧團隊跑專案的流程,也就是所謂的 Retrospective 的會議 (或簡稱 Retro),幫助你回顧這次執行的成果,好的壞的都回顧,並且思考如何改善來幫助下次的流程更順暢。那有興趣的朋友們可以 Google KPT 來研究研究。

最後,也來快速總結一下工作記事的部分:

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第四部分:

許個願,一起來讓筆記軟體更好

在最後結束分享前,Mark 說他本來想做個總結,但後來覺得好像來做個許願池也不錯!一方面記錄使用 Notion 上遇到的困難,這也是其他人可能會遇到的(五個願望裡面,我就重複到了三個);一方面當然也是希望筆記軟體們可以一起做得更好!

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而以上為 Mark 的分享,不論是從使用 Notion 的旅程,或是在生活和工作上,都舉了許多實際應用的例子,甚至還有提前給新用戶們暴雷了可能會遇到的痛點,一起希望能更好的心願,非常謝謝 Mark 的分享,不知道大家在使用 Notion 上有沒有遇到什麼問題?也歡迎在留言區中和我們分享!

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寫在分享之後:那你的筆記動機和方法呢?

看完 Jeff 和 Mark 兩位筆記達人相輔相成的 Notion 使用方法後,我也在思考我自己的用法是什麼?

我也是個前 Evernote 的長年付費會員,(被 Jeff 推坑後) 年初跳轉為 Notion的付費會員 (現在是免費唷!),摸索迷路了許久後,也嘗試了不同的模板應用,漸漸地現在我每天最常開啟的軟體,也是 Notion!從 Jeff 和 Mark 的分享中,或多或少可以看到自己寫筆記的做法,雖然沒有像他們用的這麼淋漓盡致,但筆記軟體對我而言,就像腦中的知識被挖出來,存放在那裡頭一樣,所以腦袋空空也無妨,反正他會幫我記得(什麼戀人情節啦)。

我認為,因為每個人在意的地方都不盡相同,沒有任何一個人的筆記方法會和他人一模一樣。儘管 Jeff 分享了許多快捷鍵與進階資料庫的應用,以及 Mark 的習慣養成與生活清單,這些都是在透過不斷嘗試,與漫漫長自我調整的筆記人生後,所收斂得來的架構與精髓。

開始紀錄後,你的生活有沒有更省力才是重點。

在這篇後,我開始嘗試 Jeff 的 Markdown 技巧,以及 Mark 的 Time Blocking 概念,我認為省時了不少,也讓生活更有組織。最後,不論是用哪種筆記工具,重點就是開始下筆紀錄任何生活大小事,若有幫助到你省時、省腦、省心就好!希望大家也都可以找到適合自己的筆記工具和方法,習慣後就一起當個懶惰的無腦人士吧!(?)

最後的最後,關於第一次直播的幕後花絮

文章看到這裡的你,還是想與你分享下這場直播。

這場為 IxDA Taiwan 和 Notion.Taiwan 台灣官方社群合作的第一次線上直播,過去都是收看直播居多,沒想到光鮮亮麗的直播背後,是眾多工作人員的協助,打燈的、控時的、主持的、即時 QA、攝影紀錄、(飲料補給)等等,每一個場景轉換都是經過設計的(區區筆記手覺得厲害)。

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所以,講到最後,還是決定推薦一下,如果真的有時間有閒的話,直播最後約莫 10 分鐘的 QA 問答(和閒聊)是我在文章中沒有涵蓋到的,有興趣可以跳轉到影片的 1:12:45,一起來看看兩位講者和主持人的對談!

內容包含「Notion 對講者的最大價值」、中間穿插了頒獎和「更多的許願池和意見反饋方式」等等,此外,也可以看看他們那不約而同的灰黑 Dresscode 啦 🤣

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