Seorang Business Analyst harus bisa jadi “translator”
Disrupsi teknologi membuat sebuah organisasi harus pintar memanfaatkan peluang dan mencari benang merah antar kebutuhan bisnis dengan pemanfaatan teknologi informasi. Tidak bisa dipungkiri, teknologi informasi telah banyak memberikan dampak bagi efisiensi bisnis suatu organisasi. Secara langsung dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi bisa mempermudah cara anggota organisasi dalam berkomunikasi, menciptakan manajemen data yang lebih baik, bahkan bisa jadi teknologi mendukung produktivitas yang lebih terukur lewat tools yang disepakati.
Semakin banyak teknologi mengambil peran, ada satu profesi yang penting untuk dipertimbangkan untuk menjadi ‘player’ dalam menemukan kecocokkan antara bisnis dan teknologi informasi. Saat ini banyak disebut sebagai Business Analyst. Namun terkadang, masih banyak yang merasa belum familiar dengan ‘title’ tersebut. Beberapa perusahaan mungkin lebih memilih untuk mempekerjakan seorang Product Manager saja tanpa seorang Business Analyst. Mereka sama-sama melakukan tugas dalam proses manajemen produk, seperti defining requirements hingga menentukan spesifikasi teknis yang dibutuhkan sebuah produk digital. Lalu di mana letak perbedaanya?
Di artikel ini, penulis akan banyak membahas tentang value seorang Business Analyst dari sisi sektor pemerintahan. Nah, artikel ini juga merupakan hasil dari kajian penulis berdasarkan interview bersama Rizki Adam Kurniawan, atau yang akrab disapa Adam, seorang Lead Business Analyst di Jabar Digital Service. Baca sampai habis jika kamu salah satu orang yang ingin terjun di bidang ini!
Business Analyst: translasi value perusahaan/lembaga ke dalam value yang bisa diterima oleh user
Lingkup kerja Business Analyst dan Product Manager memang saling bersinggungan. Namun menurut Adam, peran Business Analyst dan Product Manager itu berbeda. Ketika akan membuat sebuah produk baru, Product Manager akan meminta bantuan dari Business Analyst untuk turun ke lapangan, mengumpulkan informasi, dan melakukan riset mengenai kebutuhan atau yang biasa disebut dengan elisitasi kebutuhan. Setelah terkumpul, Business Analyst melakukan sebuah analisis. Di sini lah proses “translate” terjadi.
Value yang dimiliki oleh perusahaan disesuaikan dengan value dari user, sehingga nantinya produk dapat memiliki nilai tepat guna tanpa meninggalkan nilai-nilai yang dimiliki perusahaan/lembaga. Setelah selesai melakukan proses analisis, Business Analyst kemudian memberikan laporannya kepada Product Manager untuk kemudian membuat user story dan maju ke tahap pengembangan.
Jadi, dalam perancangan sebuah produk digital, Business Analyst lebih banyak berperan di awal dengan melakukan riset dan di akhir untuk melakukan evaluasi. Sisanya, Business Analyst berperan dalam memandu agar proses pengembangan produk digital tetap on track. Sedangkan Product Manager bertanggung jawab secara keseluruhan, dari mulai perencanaan, proses pengembangan, hingga evaluasi akhir. Sudah terjawab rasa penasarannya?
Kalau begitu, gimana sih, proses bekerja seorang Business Analyst?
Menurut International Institute of Business Analysis (IIBA), terdapat empat tahapan bekerja yang harus dilalui, yaitu direction, alignment, execution, dan result. Adam juga menerapkan tahapan tersebut dalam bekerja. Di tahap direction, Adam mulai mendefinisikan kebutuhan, melihat trend terkini, dan merekomendasikan solusi berdasarkan value kepada stakeholders.
“Seorang Business Analyst harus bisa paham akan kondisi yang sedang berjalan serta mengetahui strategi dalam pengembangan value perusahaan/lembaga, sehingga future path-nya dapat terpetakan dengan baik.” — Rizki Adam Kurniawan, Lead Business Analyst JDS
Keahlian dalam computational thinking seperti dekomposisi dalam menganalisis masalah dari berbagai macam aspek seperti pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM), anggaran, regulasi, layanan teknologi, infrastruktur, organizational structure, budaya kerja, etika & perilaku, lingkungan dan alat ukur kinerja yang digunakan menjadi bagian yang tak boleh terlewat untuk dianalisis. Kemudian pengenalan pola dalam membuat prediksi, melakukan abstraksi yang berfokus pada informasi penting dan mengabaikan detail yang tidak relevan, serta pemahaman algoritma untuk kembangkan solusi akan diuji pada tahap direction. Selanjutnya, adalah alignment. Peran user sangatlah penting sebagai kunci di tahap ini. Solusi yang ditawarkan haruslah sejalan dengan kebutuhan atau value dari user.
Pada tahap execution, Adam mulai merancang solusi dan memvalidasi persyaratan agar tujuan proyek tetap terpenuhi. Di tahap ini, skill creative thinking dan memvalidasi hipotesis solusi kepada stakeholders sangat penting untuk dilakukan. Terakhir, tahapan result. Menurut Adam, result yang dikatakan baik bukan hanya yang meningkatkan kinerja dari perusahaan, tapi harus bisa meminimalisir waste process yang ada. Berhasil atau tidaknya produk dalam memberikan impact bagi masyarakat dan mengefisienkan waktu maupun biaya menjadi penting. Business Analyst harus bisa memvisualkan data dalam bentuk grafik statistik dan menyampaikan insight-nya kepada stakeholders terkait. Punya skill komunikasi yang baik dan memahami teori kepribadian manusia bisa bantu permudah kamu dalam proses ini.
Selain yang sudah di-mention sebelumnya, menurut Adam seorang Business Analyst juga harus menguasai 3 skill ini, yaitu skills dalam bidang bisnis, IT, dan data. Di bidang bisnis misalnya, seorang Business Analyst harus bisa melakukan problem solving dalam bentuk penelitian, baik kualitatif maupun kuantitatif, Kemudian memiliki kemampuan dalam evaluasi manajemen kinerja produk dari sisi bisnis, dan menganalisa trend market terkini. Aktivitas membuat research plan, men-define population sample yang tepat, memimpin in depth interview atau melakukan survei, identify problem, melakukan analisis gap dengan mensintesis dalam bentuk deskriptif atau inferensial serta membuat rekomendasi solusi dalam bentuk visualisasi hasil riset menjadi rutinitas harian dari seorang Business Analyst.
Dari bidang IT, di sisi pengembangan produk, Business Analyst berperan penting dalam proses elisitasi kebutuhan produk, menggambarkan business process dengan model notation yang efektif dan efisien, mudah dipahami oleh tim engineer & client, menganalisa aliran data sistem dan membantu tim engineer & tester dalam menerjemahkan use case .Pembuatan dokumen Standard Operational Procedure suatu produk pun dibutuhkan untuk dijadikan sebagai knowledge management base di internal tim dan stakeholders. Pemahaman lain yang perlu dimiliki yaitu menguasai kerangka kerja untuk enterprise architecture. Sering sekali Business Analyst berkontribusi dalam pembuatan grand design teknologi informasi/IT master plan untuk berbagai kebutuhan, baik di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) ataupun program unggulan Jawa Barat. Titik urgensi dari hal ini adalah bagaimana transformasi digital dalam bentuk master plan dapat terintegrasi satu dan yang lainnya, begitupun regulasinya.
Jika umumnya Business Analyst di sebuah perusahaan berorientasi pada profit, Business Analyst di pemerintahan lebih menitikberatkan pada 3 hal berikut, kesesuaian regulasi, social impact pada masyarakat, dan transparannya data dalam proses audit.
“Ketika bekerja di pemerintahan, memahami regulasi adalah penting. Mem-breakdown peraturan dari pusat ke daerah, dan menganalisa area yang bisa di inovasikan oleh daerah menjadi program yang didukung dengan teknologi informasi. Ini menjadi batasan bagi Business Analyst dalam bekerja”. — Rizki Adam Kurniawan, Lead Business Analyst JDS
Sedangkan di bidang data, memiliki kemampuan untuk menganalisa, menyajikan, dan menginterpretasi data juga bisa bantu tingkatkan kinerja seorang Business Analyst dalam bekerja.
PERMA Model: “Ritual” Adam ketika menghadapi kejenuhan dalam bekerja
Menangani 4 proyek sekaligus– Pendidikan Juara, Pikobar Treatment, Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), dan DigiTeam, membuat Adam kadang merasa jenuh dan ada masa-masanya jadi nggak mood dalam bekerja. Mengatasi hal tersebut, Adam punya tips yang mungkin bisa kamu coba ketika mengalami hal yang sama, yaitu dengan menerapkan PERMA Model; Positive emotion, Engagement, Relationships, Meaning, dan Accomplishments.
Positive emotion merupakan kondisi ketika individu dapat mengeksplorasi dan mengintegrasikan emosi positif ke dalam kehidupan sehari-hari. coba kamu gali lagi, apa hal yang kamu sukai yang bisa bantu tingkatkan mood kembali? Suka denger musik? Berenang? Main gitar? Coba sisipkan waktu buat lakukan hobi bisa bangun positive vibes, loh! Kemudian ada Engagement, dimana kamu diajak untuk melakukan hobi yang sudah kamu temukan secara rutin.
Selanjutnya ada Relationship, yaitu menjaga relasi yang baik dengan setiap orang. Kalau Adam punya cara yang unik, nih. Adam menargetkan untuk bertemu dengan 1 orang baru dalam seminggu untuk lakukan interaksi dan membangun relasi. Keempat ada Meaning of purpose, yang bisa ditemukan dengan beribadah dan belajar ikhlas. Terakhir, Accomplishment. Menurut Adam, seseorang harus memiliki target-target dalam hidup yang ingin dicapai.
Itulah cerita singkat mengenai serba-serbi menjadi seorang Business Analyst. Mulai dari pekerjaannya yang merupakan seorang “translator” value, tahapan bekerja dan skill-skill yang perlu diasah, hingga tips yang diberikan oleh Adam jika kamu mengalami burnout atau kejenuhan dalam bekerja. Jadi tertarik untuk berkarir sebagai Business Analyst di Jabar Digital Service? Daftar sekarang aja! Nih, ada tips dari Adam supaya kamu bisa sukses ketika menjalani proses rekrutmen nanti. Simak baik-baik, ya.
“…dalam mengisi tes seleksi, coba untuk berpikir secara runut. Cari sumber data yang kredibel dan perluas wawasan dengan banyak membaca berita merupakan hal yang perlu dibiasakan supaya bisa lolos seleksi.” — Rizki Adam Kurniawan, Lead Business Analyst JDS
