職場生存指南 — 文書篇
初進職場的新鮮人最常碰的就是文書工作,現在在收看的你,大部分工作也都會需要接觸到電腦,最容易雷到的也會是文書處理工作,所以第一篇就來跟大家介紹職場工作必備的文書技能。
雖然說是必備技能,但是這篇文章並不會教你很深入的文書處理技術,不然就變說明書了。我認為想要成長的其中一項關鍵是 — — 知道自己不知道,培養「學習」的能力,知道哪裡可以找到解決方法才是重點。文章中更深入的說明和延伸閱讀我都會在內文貼上連結,想了解的話可以點進去學習。
文字最基本的排版原則
除了中文以外,單字與單字之間都要空半形空格,中文標點符號和英文&數字之間則不需要。英文和數字使用半形,除非該篇文章整篇使用全行或是有特殊排版需求才需要另外調整。詳細排版方式及範例可參閱中文文案排版指北
Word
排版盡量使用內建工具,少用手動方式調整。
Word 是一套專業的文書牌版工具,當你發現你需要手動調整排版就代表某個設定可能有問題了。
Word 最上方功能區的索引標籤有各種排版設定需要的調校按鈕,字體、字級、行距、間距、縮排、對齊、編碼這些常用的都要熟記。
常用但初學者通常不知道的功能──分隔設定:分頁、分節。分頁是直接跳到下一頁,格式不更動;分節則是版面配置可以與上一段(頁)不同,例如前一頁直式,下一頁改成橫式。在製作需要目錄的論文、手冊很需要用到,不需要一直按 enter 切到下一頁,Enter 的功能是分段,shift + enter 是換行。插入分節後目錄頁碼也會因為多插入新的內容跟著改變,不需手動調整。
在一份文件需要經手多人或多次修改的時候可以開啟追蹤修訂,這樣比較清楚是誰改了哪些內容。
更多詳細功能介紹都可以上 Office 支援查詢。
Excel
常用、好用函數要熟記。你想得到、想不到的公式都可以透過一種以上的函數自動計算,如果不知道要用什麼函數或是忘記怎麼用,趕快到 Office 支援找。
開 Excel 要注意有沒有多張工作表(sheet),不要收到檔案之後沒看到還怪其他人沒給。
Excel 的列印範圍和其他軟體不太一樣,列印前要到「檢視」標籤頁進行設定,盡量避免一張紙只印一行的窘境。
資料整理、自動運算是 excel 最大的強項,當你發現你搬移(新增)數值後表格沒有自動計算或計算錯誤,那就代表有你的函數設定可能有問題了。
常用但初學者通常不知道的技巧
換行 alt + enter
快速填入:Ctrl + E
PowerPoint-基礎「簡報」及設計觀念
對齊
雜亂的排版會讓受眾不知道要從何看起,將字體和其他元素排列整齊,引導受眾依照你給的視覺動線閱讀。大部分人的視覺動線都是由上到下、由左至右,利用這個生物本能將重點安排在簡報各處吧!
對比
對比是最容易吸引觀眾目光的技巧。常見的對比技巧有:大小、顏色、粗細等等。透過調整文字大小、圖片明暗、色塊排列、空間規劃等等方式都可以將重點凸現出來。
聚焦留白
少即是多。一張專業的簡報傳達的重點盡量不要超過三個,再多內容觀眾會漸漸抓不住你要講什麼。
另外適當的留白除了能突顯重點,也能讓投影片有喘息的空間,一張密密麻麻的投影片是會讓現場喘不過氣的。
字體
少用預設的新細明體和標楷體,除非是公家機關的公文。更多關於字體選擇的美感培養可參考教科書字體選用指南和追蹤 justfont。
圖像檔案
設計用的圖片檔盡量使用向量檔(放大不會有鋸齒邊或糊掉),否則就要確保解析度足夠。另外在縮放圖片時要按住 shift 或邊角,不要隨意更改圖片比例。
這一部分之所以叫「簡報」基礎排版規則就是因為是上台報告用的,如果你的 PowerPoint 是用作其他功能,如履歷、企劃書、年度報告,就要適當做調整。字體大小和大量留白的必要性就要再考量。
其他電腦作業
熟記各種軟體、系統常用快捷鍵,盡量簡化手續。一組按鍵可以處理的事情就不要用滑鼠又滑又點了。
還不知道有哪些快捷鍵可以始用的趕快到 Windows 中的鍵盤快速鍵以及 Mac 鍵盤快速鍵練習並熟記。
注意選字。
使用注音輸入法要注意選字,送出文件前要再三檢查。
檔案名稱標準化。
檔案名稱不要用預設或是亂碼,有規定就用規定的,沒規定就取一個讓對方知道一看這是誰的什麼東西,特別是信件附檔。有條理的檔案名稱在管理上方便,收檔案的一方也方便。
電腦公私分明。如果不想讓人知道你平常的興趣愛好,在辦公室盡量用無痕開瀏覽器,或是不要使用私人帳號。私人電腦要拿來辦公用的話,要注意電腦不要放怪怪的東西。
簡報、開會時開啟勿擾模式,或是登出私人帳號,避免亂跳通知,打擾到他人。
常用辦公機器要會用,影印、掃描、傳真是基本的,輸出的檔案要讓對方看得清楚才算 OK。各單位會使用到的機器都不同,但是到新環境先熟悉需要用到的設備,才不會未來需要操作機器時都要麻煩同事幫忙,並不是每次都有人有時間幫你。
寄履歷、重要文件給主管、外人,不想讓對方更動的話記得轉 PDF,以免跑版或是 Excel 內計算利潤公式被外人知道。