職場生存指南 — 文書篇
初進職場的新鮮人最常碰的就是文書工作，現在在收看的你，大部分工作也都會需要接觸到電腦，最容易雷到的也會是文書處理工作，所以第一篇就來跟大家介紹職場工作必備的文書技能。
雖然說是必備技能，但是這篇文章並不會教你很深入的文書處理技術，不然就變說明書了。我認為想要成長的其中一項關鍵是 — — 知道自己不知道，培養「學習」的能力，知道哪裡可以找到解決方法才是重點。文章中更深入的說明和延伸閱讀我都會在內文貼上連結，想了解的話可以點進去學習。
文字最基本的排版原則
除了中文以外，單字與單字之間都要空半形空格，中文標點符號和英文＆數字之間則不需要。英文和數字使用半形，除非該篇文章整篇使用全行或是有特殊排版需求才需要另外調整。詳細排版方式及範例可參閱中文文案排版指北
Word
排版盡量使用內建工具，少用手動方式調整。
Word 是一套專業的文書牌版工具，當你發現你需要手動調整排版就代表某個設定可能有問題了。
Word 最上方功能區的索引標籤有各種排版設定需要的調校按鈕，字體、字級、行距、間距、縮排、對齊、編碼這些常用的都要熟記。
常用但初學者通常不知道的功能──分隔設定：分頁、分節。分頁是直接跳到下一頁，格式不更動；分節則是版面配置可以與上一段（頁）不同，例如前一頁直式，下一頁改成橫式。在製作需要目錄的論文、手冊很需要用到，不需要一直按 enter 切到下一頁，Enter 的功能是分段，shift + enter 是換行。插入分節後目錄頁碼也會因為多插入新的內容跟著改變，不需手動調整。
在一份文件需要經手多人或多次修改的時候可以開啟追蹤修訂，這樣比較清楚是誰改了哪些內容。
更多詳細功能介紹都可以上 Office 支援查詢。
Excel
常用、好用函數要熟記。你想得到、想不到的公式都可以透過一種以上的函數自動計算，如果不知道要用什麼函數或是忘記怎麼用，趕快到 Office 支援找。
開 Excel 要注意有沒有多張工作表（sheet），不要收到檔案之後沒看到還怪其他人沒給。
Excel 的列印範圍和其他軟體不太一樣，列印前要到「檢視」標籤頁進行設定，盡量避免一張紙只印一行的窘境。
資料整理、自動運算是 excel 最大的強項，當你發現你搬移（新增）數值後表格沒有自動計算或計算錯誤，那就代表有你的函數設定可能有問題了。
常用但初學者通常不知道的技巧
換行 alt + enter
快速填入：Ctrl + E
PowerPoint－基礎「簡報」及設計觀念
對齊
雜亂的排版會讓受眾不知道要從何看起，將字體和其他元素排列整齊，引導受眾依照你給的視覺動線閱讀。大部分人的視覺動線都是由上到下、由左至右，利用這個生物本能將重點安排在簡報各處吧！
對比
對比是最容易吸引觀眾目光的技巧。常見的對比技巧有：大小、顏色、粗細等等。透過調整文字大小、圖片明暗、色塊排列、空間規劃等等方式都可以將重點凸現出來。
聚焦留白
少即是多。一張專業的簡報傳達的重點盡量不要超過三個，再多內容觀眾會漸漸抓不住你要講什麼。
另外適當的留白除了能突顯重點，也能讓投影片有喘息的空間，一張密密麻麻的投影片是會讓現場喘不過氣的。
字體
少用預設的新細明體和標楷體，除非是公家機關的公文。更多關於字體選擇的美感培養可參考教科書字體選用指南和追蹤 justfont。
圖像檔案
設計用的圖片檔盡量使用向量檔（放大不會有鋸齒邊或糊掉），否則就要確保解析度足夠。另外在縮放圖片時要按住 shift 或邊角，不要隨意更改圖片比例。
這一部分之所以叫「簡報」基礎排版規則就是因為是上台報告用的，如果你的 PowerPoint 是用作其他功能，如履歷、企劃書、年度報告，就要適當做調整。字體大小和大量留白的必要性就要再考量。其他電腦作業
熟記各種軟體、系統常用快捷鍵，盡量簡化手續。一組按鍵可以處理的事情就不要用滑鼠又滑又點了。
還不知道有哪些快捷鍵可以始用的趕快到 Windows 中的鍵盤快速鍵以及 Mac 鍵盤快速鍵練習並熟記。
注意選字。
使用注音輸入法要注意選字，送出文件前要再三檢查。
檔案名稱標準化。
檔案名稱不要用預設或是亂碼，有規定就用規定的，沒規定就取一個讓對方知道一看這是誰的什麼東西，特別是信件附檔。有條理的檔案名稱在管理上方便，收檔案的一方也方便。
電腦公私分明。如果不想讓人知道你平常的興趣愛好，在辦公室盡量用無痕開瀏覽器，或是不要使用私人帳號。私人電腦要拿來辦公用的話，要注意電腦不要放怪怪的東西。
簡報、開會時開啟勿擾模式，或是登出私人帳號，避免亂跳通知，打擾到他人。
常用辦公機器要會用，影印、掃描、傳真是基本的，輸出的檔案要讓對方看得清楚才算 OK。各單位會使用到的機器都不同，但是到新環境先熟悉需要用到的設備，才不會未來需要操作機器時都要麻煩同事幫忙，並不是每次都有人有時間幫你。
寄履歷、重要文件給主管、外人，不想讓對方更動的話記得轉 PDF，以免跑版或是 Excel 內計算利潤公式被外人知道。
