如何開一場高效率的會
一場有效率的會議不但可以節省很多時間和溝通成本，還能大大提升整個組織的運作效率。
開會應該是決定很多組織效率的關鍵因素。一場有效率的會議不但可以節省很多時間和溝通成本，還能大大提升整個組織的運作效率。如果一場會議浪費了一個小時，那實際上組織損失的時間就是一小時乘以出席的人數。愈多無效會議，愈多人出席，公司的損失就愈多。
從前我在帶團隊的時候也是很不會開會，每次開會幾乎都是大眼瞪小眼。經過了好幾次的會議還是沒有什麼進度，只有換人代班才解決了這個問題。但是經果多年訓練，現在我已經可以一邊主持會議一邊做會議記錄，並且將每次會議都控制在最短時間內，沒有多餘的空白時間。
如果你也想學習怎麼在一小時或更短時間開議場高效率的會議，解決大家開會開到分神，開完會大家還是不知所措的問題，那你就來對地方了。
其實在會議之前會議就已經開始了，不是到了會議上才讓大家進入狀況，如果大家看資料的速度很快的話就另當別論。
一般來說我會將會議分成三部分：會議前、會議中、會議後。
會議前
會議前並不是單純跟大家約時間，發個會前資料請大家看過，會議準時出席就結束。真正好的會議要讓大家知道在開會的當下會發生什麼事，自己應該要有什麼行動。
首先在開會之前必須要確認以下幾點：會議主題（目的）、出席人員（重點、要有決策人員）、時間段、地點、會議內容（議程）、會議資料。
會議主題
會議目的不能是單純的每週例會、每月例會，一定要有明確的目的，例如：活動進度報告、課程主題討論、專案檢討會議。讓大家知道這場會議位什麼而開，開完會會得出什麼結果，有明確要解決的問題才需要開會。如果你發現組織的會議已經淪為例行性的會議，並且大多都是在浪費時間中度過，請和主管討論該會議存在的必要性。
出席人員
會議需要出席的人員只有該次會議要解決的問題的相關人員和決策者，以及負責紀錄的人員。其他不相關的人員出席就是浪費時間而已。議場會議如果沒有決策者，只是討論，那也是浪費時間。
時間段
很多人在約會議的時候都是約時間點，以至於在會議時都開到忘我，一場會議兩三個小時都在開。在開會前先給一個明確的時間區段，會議中抓緊時間，才是有效率的作法。
會議地點
要開會就要有一個讓大家聚在一起的地方吧？
如果不是在公司內，就要附上詳細地址，確認大家都知道。如果是線上會議就要確保大家都會使用會議軟體，最基本的如何進入會議室、開關麥克風與鏡頭、螢幕分享功能都要會，不要開會時還花多餘的時間熟悉操作介面。
會議內容＆會議資料
在開會之前先確認該次會議的討論內容，哪個部分由誰發起的，預計討論多久時間。有資料的話就先發下去讓大家先看過，知道會議要討論哪些內容，在會議中沒有多餘的時間讓大家一個字一個字慢慢看，能夠在會議前先準備好的事情就先處理好。與會前先看過會議資料也是一種美德。
會議中
重頭戲來了，在會議當下，專心開會是高效率的不二法則。避免外界干擾，關掉手機和其他會打擾會議的裝置，將會議時間留給會議。
這部份我分成四種角色來介紹：主持人、參與者、決策者、會議記錄人員
主持人
主持人要主導整場會議的進行、掌握時間、維持秩序，確保所有議題都有討論到並做出結論。如果討論時太發散要記得把大家拉回來。如果發散到會拖到會議時間，或是需要另外開一個主題單獨討論，就另外拉出來。
參與者
如果你是某個議題的發起人，那會議前就要針對你的議題和大家說明（可能在會議資料內或是其他場合），會議中就要負責說明該項議題的重點並提出你的看法和大家討論並做出決議。
如果你不是某個議題的發起人，那就要在會議前詳細閱讀會議資料，會議中針對該項議題給出建設性的意見，不要在會議中問一些會議資料就有的東西。如果真的有不清楚的內容也要馬上確認清楚。
在線上會議中，如果不是輪到你發言，也請記得關麥克風，有時候旁邊的聲音可能會打擾到會議進行。
最後，在會議中，盡量將重點放在決策而不是討論。
決策者
這個角色通常是老闆或主管等高階經理人，負責各項關鍵決議。在會議中如果某項決策多方意見不合，就要由你做最後決定。你也必須要注意哪些決策會有哪些風險，不要在會議中恍神，真正執行時出了個大包，到時候要擔責任的也是你自己。
會議記錄人員
有些會議會需要紀錄完整的逐字稿內容，這種的話就是聽到什麼寫什麼就對了。
這邊要討論的是重點式的會議記錄。在會議前我有提到過要先確認該次會議的內容，這些內容先記在會議記錄中，如果你是會議記錄人員，你需要清楚知道每項議題的重點，在會議中記錄下每個討論的重點、決策內容、關鍵人員、下一步行動等等細節。必要時也可以錄音或錄影。
以上四個角色可以是不同人也可以是同一個人，在效率高的團隊裡面，一人同時擔任四個角色也是可行的。高效率重點是每個人的職責都要確實做到。
臨時動議
這是最好不要有的東西，在會議前每個與會者就要想到該次會議的目的與討論內容要有什麼，並將需要討論的都列入議程。如果真的有的話盡量速戰速決，或是找需要參與該議題的人另外再開個會。
會議後
會議後的重點就是會議記錄確認和各項議題進度追蹤。
會議記錄人員要在會議結束後儘快將會議記錄整理好給每一位與會人員，並確認每一個人都對會議記錄沒有問題（相關的負責人、後續行動、期限……），有問題就要馬上跟相關人員再次確認。並且記住，會議上做的決議就是決議了，不要在會議結束之後才說：「可是我覺得……」如果有問題就當下提出來，不然花大家時間開會就沒有意義了。
每一場會議結束之後都要確認每一項議題都有討論到並做出結論。相關人員都要確認會議記錄內容，如果有後續的行動就要在約定期限內執行，這樣會議才是有效的。
以上就是一場高效率會議需要的元素，希望看完之後能對你的組織開會效率有所幫助。
如果你喜歡的話可以用力的拍手給我些掌聲，也歡迎你分享給陷在無限輪迴會議水深火熱中的朋友。
