【不負責任經驗分享】 — 推薦信與推薦人要怎麼開口比較好？Reference Letter/ References怎麼取得？

轉眼間研究所推甄的季節到又過了，在推薦信紛飛的季節，不單只是需要推薦信的人苦惱，要幫忙寫推薦信的人也頭疼不已（至少我每次寫推薦信頭都很痛）；僅以此篇文章分享我通常會怎麼請人寫推薦信、推薦信中內容大致上為哪些，還有些個人經驗分享。

卡關的時候去看看窗外風景休息一下吧

首先先來聊聊請教授/長官寫推薦信這回事，這方面我覺得很看交情，還有對彼此的認識，如果交情深厚或許可以簡單寫信告知或是口頭詢問，如果是認識但是不夠熟悉的教授，我會建議你寫信去詢問的時候附上你的個人履歷表、成績、與想要申請的系所的資訊，這樣教授在寫的時候會比較好知道要怎麼發揮些；也有些教授會請學生直接寫好過來簽名即可，不論是哪一種，都建議先寫Email告知詢問。

簡單來說寫過去的email上要有幾大要點:

1. 確認輸入的收件者email address是正確的
2. 信件名稱 (請在此直接說明你的來意不要空白!!!)
3. 打招呼 (這真的很重要!!!)
4. 自報身家 (你是誰，你跟教授的關係還有過去相處時間)
5. 目的 (想請教授幫忙寫推薦信)
6. 欲申請的系所特質與推薦信要求 (有些系所很新需要介紹，有些會有推薦信格式要求，這點請先自己整理好)
7. 感謝結語 (首尾呼應是一定要的)
8. 夾帶檔案 (個人履歷、系所簡章、推薦信格式)

寫出來會長得有點像這樣 (只是舉例，請依照個人狀況與習慣修改)

中文版

主旨:

老師/教授您好我是(說明身分，例如:XXX年的XXX計畫實習生)，想請教授/老師幫忙寫推薦信

信件內文:

XXX教授/老師您好:

好久不見，最近一切好嗎? (看個人習慣寫些打招呼用語)
我是XXX年的XXX計畫實習生OOO (打上本名，自報身家一下，可加上目前就讀的學校與系所)
今年我打算申請___個研究所: XX大學的YYYYY研究所碩士班Z組跟YYYYYY碩士學位學程，相關訊息、資料、要求與我的個人簡歷附在信件下方，想要請老師幫忙寫推薦信函 。(寫出目的與欲申請的系所特質與推薦信要求)
不知道老師是否方便?

Best Regards,
OOO 敬上 (感謝結語)

(夾帶檔案與系所資訊等)

英文版

Subject:

Recommendation for _________(your name)

Content:

Dear Dr./ Prof. ________,

Greetings! Hope this email finds you well.

I am ______ from _______. I was a/an ________ under your supervision.
This year I am going to __________, __________ and ___________. Therefore, may I ask you to do me a favor? Could you please write a letter of recommendation for me? The attached links and documents are my personal CV and ____________. Please feel free to contact me if you need any further information.

Thank you and best regards,
Sincerely yours,

_____________ (your name)
(Attached links and documents)

如果是希望教授當推薦人(References)，信件內容基本上一樣，把推薦信改成推薦人，順一順語句即可。如果講究一點請第一封信先詢問教授的意願與時間，教授回覆願意給予協助後再繼續寫信討論並告知截止日期與推薦信要求等相關細節(儘管之前有附件說明還是要多說幾次)，我會建議至少給教授二到四周來處理推薦信，畢竟教授們還有正職要忙，不可能每個人都有辦法當救火大隊一天寫完。

推薦信的內容百百種，每個人的寫法都不一樣，有些教授會寫中文有些教授會寫英文，這些都需要再三跟教授們確認，當然在事前也必須調查好這個教授的脾氣與屬性(例如: 通常多久會回信、會寫好話還是會在信中痛罵學生等等)，如果你碰上會希望你寫好推薦信再給對方過目修改簽名的，以下為我過去所收到的中英文推薦信內容，內容僅供參考，歡迎拿去修改，但請記得把裡面的資訊改成你自己的，照抄了話會鬧笑話喔。

中文推薦信 (這是當年申請碩士班時收到的，部分資訊已移除)

OOO同學目前就讀於目前是XXXX大學ZZZZZZ學系四年級學生，自大一入學第一學期即陸續參與我們實驗室的討論，我發現其積極主動學習的動力，因而鼓勵其往研究方向努力。因此在大一第二學期開始，OOO同學即參與我們實驗室的研究計畫，並產生極大的興趣。進入實驗室學習後，經由指導 老師與學長姊的指導培養出正確的觀念邏輯、準確的操作手法與 判斷觀念及獨立設計實驗架構，具備的豐富經驗包括實驗前的準備、組織切片及染色的技巧及分析、麻醉小鼠及犧牲、藥品配備、以及實驗動物的照顧(特別是小鼠)與維護、對於實驗的設計規劃與後續展望分析等，並且很早就確定進入有研究所就讀的規劃。

OOO同學具有能夠善用學習到的知識和實驗技術的特質，加上豐富的聯想力，經常提出非常有創意的思考和見解，並且具有勇往直前的衝勁，例如我鼓勵她參加 International Conference and Exhibition on Nutraceuticals and Functional Foods 2014 (Oct 14–17, Istanbul, Turkey)發表海報論文，結果以其豐富的論文摘要資訊，獲得口頭報告的接收函，並於該研討會上台報告，成績裴然，在大二上學期即有參加並發表口頭報告於國際研討會的經驗，殊屬不易，更在大三上International Conference and Exhibition on Nutraceuticals and Functional Foods 2015 (Sep 20–22, Wuxi, China)的Graduated School Student Poster Competition獲得第三名，除此之外積極參與各種不同研究計畫與跨領域實習體驗，如中研院 NPAS summer program與藥廠實習，由此可見OOO同學超越同儕的勇氣和學習成果，是非常令人吃驚的，已經打下之後進入研究所就讀的良好基礎。

OOO同學除了，學習態度認真積極與負責外，成績上實質展現亦有一定水準，可以由其成績表現觀察到其對知識的渴求與競爭慾望，從其學業成績在系上表現優良即可證明。本人認為O同學具有非常高的研究潛力，也由其獨立作業能力極強，善於傾聽及溝通，思慮周詳，做事認真負責，凡事負責盡職，對於自己應做的工作總是積極投入，一旦決定參與任何事物，一定會盡全力配合負責到底，並具有良好的統整及規劃能力，可以看出。我也相信她能夠在研究所中擁有出色表現!

英文推薦信(這是申請博士班時收到的，部分資訊移除)

Dear Professor/Dr. _______:

I am pleased to write to you in support for the application by _______ (student’s name) for a Ph.D. program at your Institute/Laboratory.

I have known _______(student’s name) since February 2017 when she was a practical training student in my Laboratory. She joined my Lab for the requirement of her Medical Technology and Biotechnology Undergraduate Program. Under my supervision, ________(student’s name) was able to successfully operate equipments and analyze experimental results in the Immunogenetics Laboratory setting. She is energetic, honest and reliable, and hard-working. She possesses a diversity of research background and her well timing arrangement ability makes her able to balance the workload from research labs effectively.

________(student’s name) possesses a pleasant personality and interacts well with the colleagues in my Lab. She is an outspoken and outgoing individual. Her academic performance was above average throughout her college years. I truly believe ________(student’s name) has great potential to successfully accomplish her ambition in a Ph.D. program.

With my overall evaluation, ________(student’s name) can be rated at the top 10% among all the undergraduate students that I have encountered. I would like to recommend her to you without any reservation. Your favorable consideration for her application for the Ph.D. program in your Institute/Laboratory will be greatly appreciated.

Yours sincerely,

在這邊要稍微提醒一下推薦信的排版很重要，扣掉上述的內容之外，其實還需要對方機構/教授的資訊，如頭銜、實體地址、機構名稱、電子郵件地址等，推薦人也必須提供頭銜等資料，印出來後親筆簽名 (不論是電子版還是實體信件版，都必須要有推薦人的親筆簽名!) ，以下放個推薦信範例:

如果推薦者所屬機構有特殊用紙，請用該機構的信紙來印刷，沒有就用白紙

如果只要求上傳電子版推薦信，請推薦人簽名後掃描上傳；如果是紙本的，請注意"彌封" 這個要求，由推薦人在推薦信上簽名後放入信封封死，並在信封封口兩端親筆簽名或是蓋章，如果推薦信是要彌封的一定要先說清楚，不然推薦信失效吃虧的是學生而非推薦人。

以上是我請教授寫推薦信或是當推薦人時用過的信件，那我自己也替別人寫過些推薦信，這邊分享些我的小怪癖，或許可以當作面對教授時的小參考(我想教授們脾氣絕對比我好非常多，但如果遇到跟我一樣脾氣火爆的至少可以稍微參考下怎麼不踩到地雷。):

1. 只會幫用email聯絡並且附上完整資料的人寫。
2. 社群軟體丟過來的要求一律無視。
3. 如果有必要會問能不能約個時段用Skype討論要求。
4. 至少要預留兩周以上的作業時間，紙本寄送需要時間，沒預留時間要我當救火大隊者終身黑名單!
5. 所有流程結束後沒說謝謝者，終身黑名單!

以上是我詭異的習性，也是我面對教授時會小心不要犯下的禁忌，之前跟一些教授討論過，有不少教授也是其實很在意，但嘴巴上不說，為了維護跟推薦者的交情，必要的禮貌跟禮數還是要做到喔!

祝福所有人都能拿到好話滿滿的推薦信順利申請或是應徵上想要的職缺，且跟推薦人友誼長存。