專案執行與時程管理，用 Google Calendar 與 Trello 來追蹤任務

專案追蹤用工具，別用腦袋；做好時程管理，防止豬隊友以及自己幹

專案執行生產力專題：Google Calendar & Trello

前言

兩個禮拜前，我寫了一篇關於「專案發想的工具文」，用 1 個協助發想的專案條件限制公式，還有推薦 3 個心智圖工具：

專案發想不能靠靈感？用一個資源限制公式，搭配邏輯思維導圖與心智圖工具！

在專案發想告一段落後，就進入了「專案協作期」，這時候很多人會進入撞牆期，因為一個人還比較好掌控，人一多，就容易遇到豬隊友，就會發生以下狀況：

• 任務交辦資訊有落差：你以為他瞭解了 A，實際上他腦中想的根本是 B
• 時程緊湊等等等，等出焦慮症：明明可以一週完成的事，拖到兩三週
• 信任崩潰，只好自己幹。

一個專案執行最慘的狀況就是到了最後一步：「什麼都自己幹。」

為了防止這樣的情況出現，今天要和大家分享「任務交辦」、「時程管理」的兩個工具：Trello、Google Calendar

Google Calendar：時程同步、創建專案日曆

Google 日曆應該是目前最通用行程安排工具，因為幾乎人人都有一個 Google 帳號。介面操作簡單，只不過似乎也有很多人只是把 Google 日曆拿來「個人使用」，卻不知道它能「協作工作」。

Google Calendar（日曆）的使用介面

使用 Google 日曆來協作，不外乎下列兩種狀況：

1. 發送（共同）行程給特定對象：以單一事件寄送邀請，此事件會顯示在他的日曆上，常用於小型專案、突發事件（例如：會議）。
2. 建立共享日曆，追蹤專案的日程和規劃：若是持續一段時間（超過兩週）的專案，就建議建立一份共同日曆，只要在這份日曆上的行程做任何更動，就會同步給擁有這日曆的所有專案參與者，讓原先只有「事件」的專案，加上「時程」來規劃與追蹤。

一、發送（共同）行程給特定對象

建立完行程後，點擊上圖的（筆圖示：編輯更多內容），即可將整個行程卡片展開：

加上地點、備註、然後「邀請對象」，讓對方知道更多狀況

收邀請的對象，將會收到一封電子郵件，只要按下「參加」，這則行程會自動加入自己的行事曆，並且保持同步：

二、建立共享日曆，追蹤專案的日程和規劃

如果是有時間長度的多人專案，有多個日程需要規劃、進度追蹤，我會建議「建立一個共享日曆」：

在日曆的頁面，左側「新增日曆」

新增完日曆後，點選「設定」（或者於頁面左側的我的日曆中，點擊…，進入設定與共用）：

（左）加入協作者；（右）讓日曆公開給特定使用者外的人

像是我自己就有一份「公開日曆」，方便想要邀約合作的單位可以先行查看我的行程，以便後續的工作邀約，就能更有效的減少一來一往的溝通訊息。把資訊先準備好，先讓雙方能在自己有空的時候閱讀，這是減少溝通，提昇協作效率的最基本。

Trello：看板式的專案管理工具

如果你的專案是較為複雜的，有著「不同流程與階段」，任務種類眾多，覺得 Google 日曆太過簡易，反而資料呈現不清楚，那你可以試著用較為複雜，但在台灣算是非常常見的看板是專案管理工具—Trello。

Trello 是以卡片（類似便利貼）的方式，來讓任務事件一覽呈現。

Trello 的核心特色：

• 有多種分類方式，可以用列表、標籤進行雙層分類（列表可以是專案的種類分類，標籤用於顯示專案的狀態，或者相反，完全取決於使用者的習慣呈現方式與資訊整理習慣）
• 一個事件一個卡片，卡片內還有待辦清單，將事情在拆分成小的行動項目
• 專注在任務執行與單一事件的溝通（卡片內才能留言討論，卡片外無法），少一些整體溝通
• 多樣的「強化功能」（Power-up），彈性高，可與其他工具整合使用

簡易的 Trello 介面介紹

不過， Trello 真的有太多樣的使用方式，很難用半篇文章細講，會一下子不小心寫太長，這樣這篇的主題就變成支線偏重了，所以我打算直接提供 Trello 的範本資料庫：

Trello Inspiration

可以從上面的網站，看看別人是怎麼建置 Trello，站在巨人的肩榜上學習，找出自己的專案管理方式，我想是最容易上手，也是最直觀的。

推薦幾個不錯的範本：

1. 待辦清單（To-Do list）
2. 人員管理（HR Management）
3. 公司整體規劃（Company Overview）
4. 以星期為列表規劃的專案（Week-based View）

整合上述事件的通知：JANDI Connect

上述兩個工具都是以「事件」為主，沒有額外的整體討論區，這是為了讓協作者能專注在「任務」上，以任務為單位進行討論，所以省去了整體的討論。

在所有協作者很清楚專案目標、彼此的分工與能力的前提下，直接以任務為最小單位的管理是更有效率的。

只不過，當你參與的專案，還需要一些整體上的討論、摘要式的整理，就會需要有一個額外工具來把 Google Calendar、Trello 的通知彙整，並且提供摘要報告，這時會推薦使用— JANDI Connect：

開設一個議題，將生產力工具的通知整合，讓大夥兒瞭解整體進度。

可以參考下列文章的作法：

怎麼用 Trello 團隊的專案管理？JANDI Connect 幫你整合起來！

總結：專案執行，用工具追蹤，別用腦袋

人腦有限，該存放的是靈感與想法，日程、詳細資料與待辦事項別用腦袋追蹤，你記憶力沒這麼好，你的隊友更是。到最後往往是焦慮感與事情落東落西把你給擊垮。

兩個工具，一個整合

• Google Calendar：操作簡單、流通性高（甚至可以將邀請發送給團隊外的合作夥伴）；適合小型專案，或者一般性（通用式）任務追蹤。
• Trello：複雜用途多，功能足夠完整；適合多分類專案，讓整體狀況一目了然。
• JANDI Connect：整合生產力工具的通知，補足任務之外的整體性溝通

最後，醜話說在後頭（X）

有些豬隊友，不是制度與工作流程上的問題，而是根本放錯位置。

如果是這樣的狀況，我建議不是想破頭該怎麼協作，而是向上層提出狀況、溝通調動人事。錯在前提假設與狀況， 之後的技術環節怎麼改，基本上無法改變本質阿。

祝福你，能有個清晰、成就感的專案執行與追蹤。

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侯智薰，生產力工具人，雲端工作術顧問，研究更好的生產力方法。

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