新人到職、交接任務、教育訓練，是 LINE 群組管理上的一大挑戰
加入新群組後一片空白，無法回看群組歷史訊息怎麼交接？只能每次加新成員後，一個一個訊息重新傳？
為什麼你要讀這篇文章？
資訊斷層在公司團隊來說是致命的傷害，造成上對下 (垂直)、跨部門 (水平) 溝通失效，最後衍生出專案管理失敗。原來都是因為交接任務上的困難，而 LINE 群組是很難解決問題的。
文／ JANDI 曹凱閔
LINE 是個好東西，但是錯誤使用會要命！
我看大家都有用 LINE 嘛！何不就互加好友，這樣就省下溝通的時間啦 — 不具名的老闆
1. 新人到職後被默默加入一堆 LINE 群組
星期一的早上，新人被帶領著介紹辦公室環境，然後在開始一整天的課程之前，先被加入幾個重要 (但其實也沒多重要) 的 LINE 群組。接下來，就是一連串的「歡迎貼圖」(洗版)、「重要訊息公告」(每次有新人就傳一遍)、「別的部門新人自介」(跟我的關係是？) ……..
公私不分的痛已經受夠了。而有新人出現的地方，勢必又開始發一些千年不變的制式訊息。沒辦法啊！因為新人進到群組內，就沒辦法回看之前的資訊嘛，只能一直傳一直傳一直傳一直傳一直傳一直傳一直傳一直傳。
2. 訊息溝通難，交接任務難上加難
不只是剛到職的新人，還有後續交接的同事也有資訊斷層的問題。
原本各自在不同 LINE 群組討論專案，臨時因為專案需要加入其他成員，或是需要交接給後續處理的同事。但是你的同事只會看到：
「一片空白」
那，要怎麼交接？
交接任務的核心：資訊管理力
有儲存才有辦法追蹤、有追蹤才有辦法管理。也就是說：你的 LINE 群組是根本沒有辦法管理的。無論是新人到職、交接任務還是在群組提供教育訓練資料，核心在於：你對資訊管理程度到哪？
很可惜，大部分公司仍對於資訊不夠重視，先不論資訊安全的議題，連既有的群組訊息都難以回看、回溯。而掌握住資訊管理的團隊，不僅根本解決效率的問題，更奠定未來數位轉型的基礎。
成功的企業渴求掌握更多的公司內資訊；
其他的企業把資訊丟棄在無法回溯的群組。
企業通常會利用不同工作方式、不同工具協助集中專注力。以下分享幾種方法提升工作群組管理。
1. 強制要求立刻下載檔案、複製貼上訊息到 Word 備查
既然沒辦法在 LINE 群組回看，那麼你必須要求所有成員：收到檔案或訊息的第一件事情，不是打開來閱讀處理，而是先下載備查並儲存到指定位置。聽起來很累人？但這是不得不作的必要功課。
2. 使用適合工作情境的輔助工具
即使是 LINE Keep 也有嚴格限制的容量限制，這也是為什麼你會同時使用 LINE 和電子郵件的主要原因，但是分散後的缺點就是難以整合兩個工具的資訊。一般來說，台灣企業有時會利用 Trello、JANDI、Evernote 來分擔資料量，作為企業的第二大腦 (資料庫)。
由於這些工具並不只是強調永久儲存而已，而是在這之上提供搜尋、標籤、指派追蹤的服務。因為永久儲存只是管理的根本基礎，反言之，沒有儲存就沒有辦法回看資訊，更沒有資訊管理能力。
新人到職、交接任務、教育訓練，是 LINE 群組管理上的一大挑戰
如果你有以下的「LINE 群組資訊管理」問題，現在該是時候改變了！
新人一來全部檔案重傳
新開群組第一件事情不是討論，是等大家慢慢加入
交接事項出現斷層，根本看不到之前在群組傳什麼
本期生產力專題：「用 LINE 管理工作的我們，後來怎麼了？」
歡迎到我們公司的專題：「用 LINE 管理工作」，近一步了解，雖然 LINE 是個好東西，但是錯誤的使用會造成什麼後果吧：
