身為企業掌舵者，如何深入瞭解遠距員工？ 四項必備遠距團隊管理心法
遠距團隊讓您無法放心嗎？四種實用作法，協助您建立合適的遠距團隊管理模式。
文/JANDI 內容推廣 Sophia Huang
企業管理者是一個團隊能否順暢營運的關鍵領航人，排除繁多的航線指引團隊走上明確道路，統合錯綜複雜的團隊關係讓大家同心協力，隨時警戒團隊前進時底下潛藏的洶湧暗流。
如何化繁為簡、強而有力的掌舵，是團隊管理者的首要任務。
而在人心惶惶的景氣危機中，引領團隊超前部屬、採取疫情防備措施，更是許多領導者的當務之急，本文從國外文章及國際企業領導者的經驗分享中，統整出四項遠距團隊管理要領，從轉換看待員工績效的心態、三類別團隊意見框架法，到如何瞭解員工遠距工作的真實情況，希望能提供各團隊領導者，建立合適的遠距團隊管理術。
四項遠距團隊管理要領：Ⅰ.關注員工的輸出(成效)，而不是輸入(時間)Ⅱ.三類別團隊意見框架，有效整合遠距團隊共識Ⅲ.長痛不如短痛，給予團隊頻繁反饋Ⅳ.三方觀點績效審核法，避免員工自我評價偏誤
Ⅰ. 關注員工的輸出(成效)，而不是輸入(時間)
Automattic(網頁程式設計公司)首席執行長Matt Mullenweg，對傳統朝九晚五的上班模式強烈存疑：「如果某位員工早上穿著得體的服裝出現，並且沒有在辦公桌前喝醉或睡著，我們會認為他正在工作；如果他正在處理文件和建立待辦事項，我們便認為他正在努力工作。不幸的是，以上判斷方式都無法幫助管理者真正了解員工實際創造的工作價值。」
那麼，衡量員工是否認真工作的方法，除了透過觀察員工服裝是否得體、是否坐在辦公桌前忙碌以外，有沒有其他可以更積極的了解員工生產力的辦法？
有些公司的管理階層會開始增加觀察員工的頻率，隨時在走廊、辦公室中走動，監督員工離開辦公桌的時間是不是太久，遠距辦公時能不能隨時回覆訊息？ Shopify 內容行銷長 Greg Ciotti 認為，監視型管理可能造成員工倦怠：
「火苗唯有在保留可以呼吸的空間時，才能燃燒起來，如果管理者每天從早到晚地籠罩、監控著人們，會使員工的熱情及工作動力被窒息。」
在網頁程式設計公司 Automattic (開發Wordpress部落格軟體)，評估員工生產量的方式是檢視員工輸出(Output)，而非員工輸入(Input)，也就是說，他們更在意員工掌握工作節奏後產生的實質價值，而非拘泥於檢查員工是否每天做滿了八小時卻沒有相對應的進度。
Mullenweg進一步解釋道：
「在Automattic，我們專注於員工所創造的價值，而不是員工是否實現了『標準好員工』的外在形象。」
關鍵差別在於，找到一個不是以「工作時間多寡」為衡量員工生產力高低的衡量標準，並且依照不同職位的員工，訂定不同績效審核標準。
Ⅱ. 三類別團隊意見框架，有效整合遠距團隊共識
在收集員工意見時，請務必記住，辦公室關係不僅僅存在於主管與員工之間，也存在於每位員工與其同事之間。Phil Haack 過去在GitHub擔任工程經理時，非常依賴透過觀察團隊氛圍來評估員工效能，因為在建立起一支強大的團隊後，很容易看出誰沒有發揮價值。
前 GitHub工程經理 Phil Haack 提出三步驟團隊意見反饋機制：
【第一步】： 要求每位員工提供三至五位想要獲得建議的同事名單。
【第二步】： 要求名單中被指定的同事，把他們想給予該員工的建議，分類在三種意見反饋方框中：「開始」、「停止」、「繼續」。每種類別，對應出同事們對該員工近期做事的想法及建議(例如：建議繼續執行或停止某個工作事項)。
※ Haack補充，採用三類別意見方框，旨在引導每位同事全面思考對該員工的表現建議。因此，不需要強制員工將三種類別皆填滿，如果同事真的認為該員工無須停止某件任務，也可以將方框空白。
【第三步】： 管理階層吸收這三至五位同事對該員工的反饋建議，將所有建議統整成簡潔要點，並確保以適當措辭傳達給該員工，讓團隊成員獲得「真實行為導向」的實用建議。
Phil Haack 的團隊意見反饋機制，有兩大重點：
(一) 三類別意見方框：「開始」、「停止」、「繼續」方框提供一個思考框架，可以有效幫助團隊回顧及組織建議，也有助於管理階層快速統整所有建議。(二) 團隊反饋應該針對如何改善「個人行為」上，而不是「個性、態度」等，透過行為導向的建議，讓員工可以快速調整作為，而非糾結於與同事爭辯個性上的落差。
Ⅲ. 長痛不如短痛，給予團隊頻繁反饋
如果員工熟悉在辦公室環境中能夠每天收到反饋，那麼管理階層在遠距辦公以沉默取代提出建言時，可能會使員工猜測管理者沉默是因為不滿意他的成果，即便有優秀成績也懷疑自己純粹是運氣好 (「冒名頂替症候群」，Imposter Syndrome）。
許多企業管理者強調：在正式審核績效以外，定期、頻繁提供員工反饋的好處 — —
定期反饋可以讓員工掌握管理者的想法，使雙方維持共識，並減少因太少溝通，而在正式審核績效時出現的期望落差。
尤其在遠距辦公時，定期與員工討論工作情形，也能幫助管理者了解員工近況，建立團隊信任感。
無論您選擇每天透過企業通訊軟體與員工保持談話，或是每週一對一視訊會議，最重要的是提供員工持續反饋的情境，而不是長期累積建議，最終員工無法在短時間內吸收、因應。Shopify 內容行銷長 Greg Ciotti 強調：
「我們強烈建議團隊管理者，您應該多多分享稱讚，適度責備，並在私底下與員工頻繁提供行為/績效導向的評估建議」
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Ⅳ.三方觀點績效審核法，避免員工自我評價偏誤
職場關係專家 Keith Ferrazzi 在《哈佛商業評論》文章指出，員工的自我評價往往陷入兩種評估偏誤。首先，「過度自信效應」導致員工高估自己在特定領域的能力。再來，「基本歸因錯誤」可能讓他們把個人成功歸因於才華和能力上，而沒有考慮當下的環境因素。
為了解決這個問題，前GitHub工程經理 Phil Haack 使用三方觀點(員工自身、同事、管理階層)，盡可能減少員工因自說自話而落入個人偏誤陷阱。因為自我評估之目的，不是為了瞭解每個人對自己的看法有多好或多差，而是觀察這三方觀點哪裡吻合、哪裡有落差。
在進行員工績效審核時，Haack建議企業管理階層應考慮 三方觀點：
1. 員工對自身的評價。
2. 同事們的想法。
3. 管理階層的看法。前GitHub工程經理 Phil Haack 強調
「使用三方觀點讓員工進行自我評估，是為了讓管理者掌握員工如何看待自己表現、同事如何看待該員工、管理階層如何看待員工，以及觀察出這三者是否存在潛在認知脫節。」
當員工自我評估只採納「員工自身看法」作為評價依據時，會埋藏許多偏誤的可能性，更無法讓管理階層從員工的自我績效評估，真正瞭解其客觀表現及改善方法，而在結合共事團隊的想法及團隊負責人的意見，透過三方觀點進行全方位觀察，也讓團隊成員感受到管理團隊重視每個人想法。
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遠距團隊管理，最難的不是將傳統績效審核套用到線上工具，而是挑戰企業管理者們，如何彈性調整團隊在線上協作情境中，適時又不過度監視的遠距管理氛圍，同時善用企業通訊軟體，打造明確精實又高信任感的遠距團隊氣氛。
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