原來，真的有 LINE 群組使用規範！
統整北市府與各政府機關規範，探究為什麼需要這樣的規範，才知道錯誤使用工具需要付出更多的代價
為什麼你要讀這篇文章？
錯誤使用工具的下場，就是需要更多的規則公約限制成員，但最終經常失敗而流於形式。這篇文章為你統整常見的 LINE 群規範公約，藉此點出值得學習的地方，以及為什麼懂得使用正確的工具如此重要？
文／ JANDI 曹凱閔
LINE 群組組成及使用規範，這是什麼東西？
平常我自己因為好奇心，會察看網路上各種使用工具管理的方法，包含 Trello、slack、JANDI、Google、Airtable 等等。有一天我突然發現有一些公部門、公協會組織的相關文件，都是跟「LINE 群組組成及使用規範」有關。
天啊！LINE 群組就不是拿來管理的，居然還有使用規範？
這是我的第一個驚訝，因為從來沒有想過居然還有「LINE 群組組成及使用規範」這種東西，但也說明了 LINE 群組的難以管理。(否則不需要這麼多規則)。而也絕對相信私營企業有類似的東西，只是不敢拿不出來被人檢視。
接下來，我透過 Google 搜尋取得以下文件，並一一分享共同性和特色：(文件名稱保留原檔名稱，並提供連結作為參考)
- 臺北市政府Line 群組組成及使用規範
- 臺南市就業服務商業同業公會Line群組管理規則
- 交通部公路總局暨所屬各機關（單位）Line群組建置管理規則
- 社團法人桃園市地政士公會 LINE 群組使用規範
- 機密性安全及隱私敏感性
有規範，就代表這裡有缺陷
一個好的方法、工具，是不需要太多的學習成本，甚至是規範條件。如果有，那麼不是這個工具沒有設計好，就是你拿錯工具了。
工作使用 LINE 群，是近年來最大的工具誤用
常見的規範起手式：為便於 XXX 相關訊息之即時傳遞、溝通、整合與意見交流，特成立 LINE 群組，並訂定本使用規範管理之。但可惜！這樣還是無法做到管理。
有規範，就代表有缺陷。以下我們統整以上提到的文件，找出其中的共同規範，並為你說明為什麼發生這件事情？
規範與缺陷一、不能隨意加入好友到群組 (資訊安全漏洞)
這是最大的共同性，也是每一份文件優先提到的部分。
主要問題在於：LINE 群組當中，成員會不小心邀請其他好友加入到群組，造成群內資訊外洩。而在百餘人的群組當中很難一個一個翻找通訊錄核對，只能強制明令不可以邀請他人加入。
作為台灣私人即時通訊軟體龍頭，LINE 積極經營網絡效應達到社群、購物、支付、內容等商業模式，伴隨而來的風險則是：好友加入太方便、廣告氾濫隱藏個資風險、充斥詐騙訊息等等。
以下列文件來看，如果想要降低風險的話，必須經過重重設定才能稍微安全一些，包含：不允許透過手機通訊錄加入好友、關閉「允許利用 ID 加入好友」功能、阻擋非好友訊息、 謹慎使用電腦版 Line、 設定換機密碼、 確認加入好友之正確性、 群組成員命名原則、 帳號遭盜用因應步驟……..等等等等。
這真是太瘋狂了！不過反過來說，如果沒有這些規範的話，還真的不知道企業群組曝露在如此高的風險當中。
規範與缺陷二、所有帳號必須是實名制 (你將沒有生活)
曾幾何時，你私人的東西需要被企業限制和管制？如果你不能接受老闆 24 小時在你旁邊、如果你不能接受和家人的所有事情被同事看光？
那麼，你為什麼願意接受把工作同事加成好友？甚至為了工作，改變你在 LINE 的名稱？讓這些應該留在辦公室的事情侵入你的私生活。
規範與缺陷三、自行下載檔案備存、發送訊息數量限制
沒有儲存、沒有回溯，然後就沒有管理。經常要訊息和檔案來回傳遞的群組，一定都會要求成員自己下載檔案備存，避免時常在群組要檔案的狀況。但是事實上能夠真的隨時盯在螢幕前，並且下載檔案備存好的少之又少，更何況主管哪有時間做這些事情呢？
這都不是你的錯，而是錯誤的工具使然！檔案無法永久儲存外，各種訊息洗版的問題難以根絕，讓一些規範乾脆明定每位成員每天能發訊息的數量。
或者就花點錢特別聘一位助理，專門管理 LINE 群組也是一個方法，以下幫你列好「LINE 群組專任助理」的工作內容：
好友成員、公私不分、檔案過期，是規範中最常見的要點，也是 LINE 管理群組的缺陷
工具要用對地方，就像是你不會拿西瓜刀切水果，也不會拿水果刀切西瓜，這些看似天經地義的事情，很多人在接觸資訊工具時卻總是犯下錯誤。當你看到越來越多規範時，心裡應該要有警惕，風險和管理缺失隨時出現。
凡事使用 LINE 群組管理的人，免不了這些問題。目前大致分成兩種族群：一是選擇忽略問題繼續使用，二是改變現況採取行動。JANDI 的存在正是為了解決好友成員、公私不分、檔案過期等 LINE 群組管理問題。
生產力專題：「用 LINE 管理工作的我們，後來怎麼了？」
歡迎到我們公司的專題：「用 LINE 管理工作」，近一步了解，雖然 LINE 是個好東西，但是錯誤的使用會造成什麼後果吧：
