LINE 的工作管理技巧(三):用記事本把 Google Drive 雲端硬碟的檔案,整合到 LINE 中專注討論

如何有效地運用 LINE 記事本?將雲端硬碟中的檔案串聯整合到 LINE 內進行協作討論?

LINE 工作管理技巧篇(三):用記事本串連 Google Drive 雲端硬碟 ( design by Syuya Fujikawa )

前言

閱讀時間: 2 分鐘
(此篇為 LINE 的工作管理技巧第三篇)

第一篇:活用 LINE Keep,專案管理、檔案訊息標籤分類

第二篇:創建個人群組


如果我們公司習慣把檔案共享在雲端硬碟?

「可以算有,但是很麻煩。」

因此,這第三篇 LINE 工作管理技巧文章,就要談談「Google 雲端硬碟」與「LINE 記事本」的整合應用,讓團隊成員可以針對檔案進行討論。


首先,將 Google 雲端硬碟檔案放入記事本中

  1. 將雲端硬碟的連結放入記事本內,在打上一些關於「檔案的描述」
LINE 工作管理技巧:將記事本作為 Google 雲端硬碟檔案討論區

這樣一來,我們就能「針對」個別檔案進行專注的討論,而不會被外頭的其他訊息給干擾,這一套的工作流程,我稱為「針對檔案討論」

透過「記事本」以「檔案」(任務、計畫、企劃)為主的專注行討論,避免其他的雜訊與干擾。


不過這個流程並不完善,在 LINE 上有幾個顯而易見缺點:

  • 記事本內容無法被搜尋
    這點玩詮釋致命傷害。意思是無法快速找到想要的檔案,而要用滑來滑去不斷地去找到檔案
LINE 記事本內無法使用搜尋;Google 雲端硬碟的連結共用記得要先打開,其他人才能檢視檔案

另外,如果要從 Google 雲端硬碟分享連結,要記得去打開共用設定,其他人才能檢視 or 編輯。


你值得更好的工作方法:JANDI 的針對檔案討論

  1. 點擊對畫框左邊的(+),選擇「檔案」,挑選手機(電腦)內的雲端硬碟(手機上要裝 Google Drive APP;電腦則是會跳出帳號登入授權的視窗)
  2. 選擇檔案上傳,可以重新編輯檔名,讓未來在 JANDI 搜尋更為方便(JANDI 內的進階搜尋可以依照「檔案名稱關鍵字搜尋」、「檔案類型」、「上傳者」、「上傳日期」,多樣的條件篩選不怕我們找不到檔案)
如果使用 JANDI,針對檔案討論與雲端檔案的串連,是更簡單更有效率的!

3. 當然,也有「針對檔案討論」的功能,不過這些針對特定檔案的討論,會直接在議題(群組)內的畫面中顯示,不需要再多一個步驟點到檔案(LINE 為記事本)內,更加一目瞭然,又不會被其他訊息給干擾。

4. 甚至能在程式內「直接預覽檔案」,不必點擊又醜又長的連結跑回 Google Drive!


這次的分享就到這邊,篇幅不長,但希望能直接打中要點、對你有所幫助。

所以,如果真的想要整個團隊更好?
你們值得更好的工作協作工具與流程。


本期生產力專題:「用 LINE 管理工作的我們,後來怎麼了?」

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侯智薰,生產力工具人,每天都在研究更好的生產力方法,加入 JANDI 後更是無法自拔。
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侯智薰(Raymond CH Hou)

Written by

1994 ENFJ,北漂北京中|B2B 產品運營&社群&用戶增長、Podcast、寫手與講師|求學時經濟需自主,為生存養成自學能力與跨域思維;18 歲到印度旅行,踏上非典型職涯,帶著電腦到處工作,懷著任性熱愛生活|原則:堅持分享所在意的事|有趣合作:raymondhouch.com

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