JANDI 教學：廣告行銷團隊｜專案管理如何使用工作協作軟體？
解決多專案管理、檔案儲存與進度追蹤的困擾，我們提供廣告行銷團隊如何使用 工作協作軟體 的範本！JANDI 教學系列讓你超快上手
JANDI 教學：廣告行銷團隊、跨部門專案的模版
JANDI 教學系列經由深入研究「 捷思整合行銷」、「JS Adways 傑思愛德威」、「BREMEN 不來梅」，以及數個廣告行銷團隊後，發現溝通與協作效率的差異度極大！我們歸納了最關鍵的三個問題：
多個專案同時進行，討論文不對題？
有的團隊會以人為導向，在同一個群組討論多個專案，除了造成嚴重洗版問題，牛頭不對馬嘴也是常有的事。
有的會選擇以議題的方式，將工作流程、目標開設為不同的討論空間，除了把訊息分流，更能聚焦討論。
專案檔案老是不見，交接事項好困難？
LINE 檔案搜尋十分不便，又有儲存期限、且圖片會壓縮破壞品質，增加交接事項的困難度。
有了 JANDI 檔案總管的功能， 即使忘記檔名，也能透過「關鍵字」及「篩選」，快速找到資料。而檔案及訊息永久儲存，也簡化許多交接步驟。
行程規劃沒人理，不曉得今天進度是什麼？
有的組織負責人覺得每次安排進度都沒人記得，行程規劃好像裝飾。
有了 JANDI Connect 串聯的功能，任何新增或即將到來的活動，便會立即通知所有成員，不再忘記重要時程。
身為廣告行銷團隊的負責人，
或者團隊成員的你，是不是也有這種感覺？
別覺得團隊的效率與狀況已經很好了，其實你們可以更好。
這篇文章讓你發現問題，讓你有方法去提升團隊效能，成為有效率的專案管理典範！深入了解怎麼使用工作協作通訊軟體，讓良好的溝通力，成為你最佳的行銷素材。本文最後將提供「 廣告行銷團隊的溝通管理範本」。
1. 原來你是在說這個專案，我以為是另一個…
往往大家會選擇「習以為常」的臉書或 LINE 作為團隊溝通工具。平常社交、朋友聯繫還好；但在工作協作上，在同一個群組討論多個專案，往往會因為洗版或是傳達不夠明確，而發生訊息誤解、答非所問的狀況。
與其事後花兩倍的時間解開誤會，不如事先將資訊分流，把精力全部投在專案本身，在有限的時間內發揮最大的效益。
因此，我們該如何有效地同時討論多個專案呢？
JANDI 提供了第一項解藥：「議題設計」
先不要急著把全部成員加進群組！從捷思整合行銷、JS Adways 傑思愛德威等專案團隊的經驗中，我們發現要在工作上有效率的溝通與討論，前提是要「清楚自己的目標」！因此，應該先思考自己的「工作流程」，再將相關的人加入進行協作，而這便是 JANDI 「議題」的功能 。
以上圖為例，便是將專案依照「時間順序的維度」進行拆解，再將相關的人加入討論，一方面可以減少大家在一個群組裡發散的討論不同的事項，另一方面也能讓執行人專注在自己的工作，而不是接收大量與自己不相干的訊息。
群組：以「人」為導向，將人聚集在同一空間，分散的討論各式話題。
議題：以「工作目標、流程」為導向，將訊息分流至不同空間，針對目的聚焦討論。另外，透過「資料夾的雙層結構」又能將相關的議題，收整成簡單架構討論層次。例如，右下圖便將和 A 專案相關的議題，放進 同一資料夾，不會一眼看到所有的群組，反而顯得不知所措。
2. 不好意思，麻煩再傳一次圖片給我好嗎…
有研究顯示圖片傳輸至大腦的速度是文字的 60,000 倍快，也因此有 90% 傳送至大腦的資訊都是以視覺化為主。由此也可以印證，為什麼圖文傳播一直是廣告行銷公司很重要的一環。
然而，我們卻發現廣告行銷團隊所使用的溝通軟體，卻無法好好保存這些重要的圖片與檔案。
需要的時候檔案找不到，時間一久檔案還會消失
臉書與 LINE 群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能，往往在需要找檔案時都要一直滑滑半天。當你終於滑到時，還出現「檔案期限已過」的訊息！
JANDI 提供了第二項解藥：「檔案儲存與搜尋」
當檔案累積一久，可能已經忘了檔名是什麼，這時除了關鍵字搜尋，JANDI 還能依照「議題」、「成員」、「檔案類別」、「日期區間」來篩選，幫助你快速找到檔案。同時，所有在 JANDI 上的圖片與文件，都永久儲存。
在 JANDI 中，所有圖片皆為原檔上傳，讓圖片以最完美的方式呈現。針對檔案集中討論，討論不再發散
除了檔案搜尋之外，JANDI 還提供了「檔案集中討論」的功能，來解決訊息洗版或者打斷的問題！
如果你上傳了一張圖片，或者文件、PDF，所有針對此檔案的留言會在同一個討論串，即便分享到其他議題，這些討論也會一併的轉過去！
有了這個功能，就不再會有明明討論了一半，換到不同群組（議題）之後，之前的討論，就被新的訊息給洗掉無法查找了！
3. 對不起，我以為是下禮拜…
專案進度不斷 Delay，總是有人會忘記今天需交辦的事項。你不禁納悶，難道我的進度是排假的嗎？你們不會定期去看公司的日曆嗎？
認命吧！你的進度就是排假的，因為你的夥伴就是不會定期開啟行事曆察看進度！
JANDI 提供了第三項解藥：「串聯服務」
既然夥伴們都沒有定期去看行事曆的習慣，何不主動出擊，讓這些訊息自動出現在他們面前。透過 JANDI Connect ，同步的將新增的活動進行推波通知，同時也可設定時間提醒夥伴們該完成任務了！
有發現嗎？你不只可以將行事曆串入 JANDI，你還能依照 Google 行事曆上的分類，依照目標、工作流程，將不同專案、不同部門的行程 （甚至是休假），分流至不同議題。不只想知道行程安排，還想進行「任務指派」並審查進度？
利用 JANDI 中「待辦清單」的功能，即能在指定的議題，指派任務給特定夥伴。另外，還可以設定提醒日及到期日，提醒夥伴在一定時間內完成任務，方便進度的追蹤。
廣告行銷團隊協作範本 ，讓團隊合作再進化
最後，相信看到最後的你，已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法，趕快點擊下面的「廣告行銷的範本參考團隊」來體驗看看吧！
後記：想把客戶加進議題一同討論，又不想讓機敏資料曝光？
- 受夠了用 email 和客戶一來一往的溝通？
- 不想再重複轉達給其他協作成員？
可不可以把客戶加進來一起討論？
當然可以！JANDI 清楚的將成員權限分為四層，包含所有者、管理員、正成員、準成員，而其中客戶就能以「準成員」的方式加入議題一同討論。 不用擔心準成員會知道太多公司內部資訊，也可以在同一團隊中進行討論、存取檔案，讓管理者更能有效管理。
準成員適用的人員：外部合作夥伴、實習生、兼職兼差人員廣告行銷團隊參考：
