一年浪費 370 億美金！ 這 12 個會議正在啃食你的企業
將近三分之一的會議屬於極度缺乏生產力，這些根本不應存在的會議變成浪費，累積起來就是企業成本負擔
為什麼你要讀這篇文章？
有人說台灣企業最厲害的就是降低成本，事實真的是如此嗎？我們走訪許多企業，發現仍有許多隱藏的成本。面對整體環境的不景氣，究竟有什麼理由讓你浪費大把銀子在無效率上呢？
文／ JANDI 曹凱閔
這 12 個會議正在啃食你的企業
單單在美國，每天超過 1,100 萬場會議正在進行
令人訝異的是，有將近三分之一的會議，屬於極度缺乏生產力的！也就是說，這些根本不應存在的會議變成浪費，累積起來就是企業的成本負擔。
根據 2015 年的研究，美國在地企業每年要花費約 370 億美金在無效率會議上，不僅有太多的會議，而且許多人並不擅長開會。今天，我們將隨著組織行為專家一探究竟，看看這些浪費發生在哪裡？並歸納出以下 12 種正在威脅企業的會議毒瘤。
1. 你開太多會了
別懷疑，會議「真的」太多了！別忘了，其中有三分之一的會議根本不具意義，光憑這一點，就值得所有企業好好思考會議的本質。
2. 沒有會議主持人 / 協調者
根據 Advanced Facilitation Strategies 作者 Ingrid Bens 的定義：會議主持人要確保討論的方法與架構，讓所有討論可以進展順利，並且得到高品質的決策結果。每一場有意義的會議中，就要有一個會議主持人，當話題開始發散時要把討論帶回來、給予每個人發言的空間、挖掘每個人的真實想法。
對於亞洲企業還有一個想法，那就是主持人盡量不可以是主管。
我們經常看到的會議是：主管坐在位置上，叫各部門起來報告；有需要做決策時，每個人都眼巴巴望著主管，一語不發只等指令下達。
確實，我們需要一個有經驗的會議主持人，但絕對不要是企業內部的高階主管，否則結果就是聽一場無聊的演講罷了。
3. 沒有制定或遵循會議規則
經過前兩項篩選，如果還是決定要來場會議的話，好吧！在會議以前，最好要有幾個基本的規則。每個成員來參與會議時，其實心裡早已有既定的想法且往往意見相左，這該如何是好呢？
組織行為專家給一個基本準則：所有會議成員都必須以創造有建設性的討論為前提。
我們尊重所有建議，但是會議的品質必須所有人共同維持，訂定會議規則可以大幅減少時間浪費，讓內容更聚焦且有意義。我們建議幾個不錯的例子：對事不對人、尊重所有意見、每個人都對會議結果負責等等。
4. 講話比大聲，而不是比專業
美國猶他大學的研究已經證實：在會議室中，人們很難去分辨到底是「專業」比較有道理？還是「說話大聲」比較有道理？這個結論稍微含蓄了一點，其實想講的就是：會議中的決策，通常講話比較大聲的人提的。
研究助理告訴華爾街日報，當人們遇到困難的事情時候，會依賴較為外向的性格，比方說：說話比較大聲就會感到信賴。偏偏遇到困難且重要的事情，我們竟然不是依照專業知識做決策，甚至不在意他們到底在說什麼。
切記！說話大聲不代表是對的。
5. 咖啡喝的太少，或是喝的不夠
咖啡因與會議效率到底有沒有關係？令人訝異的是：不只有關係，而且在不同性別上，竟有天差地別的表現。
在一個充滿壓力與緊張的會議環境中，男性喝咖啡只會讓表現更糟，而女生則是表現更好。
雖然研究人員尚無法有肯定的解釋，但是他們推斷，這與不同性別遇到壓力的反應不同有關。專業心理學部落格 Research Digest 指出：女性在遇到困難時，會傾向合作以及互相保護的作法；而男性則是展現出戰鬥或逃跑的反應，而女性的反應正好適合會議的進行。
6. 計算會議時間，而不是計算任務
等等！你不是說會議時間要越短越好嗎？沒錯，那這不表示你只注重在時間，而不是任務項目。否則未被討論的任務，仍然會需要召開另一場會議，整體時間並沒有因此減少。舉 Facebook 首席營運官 Sheryl Sandberg 為例，她從不設定會議該在 10 分鐘內結束或 60 分鐘內結束。
根據 Fortune 的隨身觀察報導：Sheryl Sandberg 的會議時間凌亂，但是她總是會帶著一本筆記本幫助決策。這筆記本上頭列出討論要點和任務清單，在會議中每解決一件事情就撕掉一張，並移動到下一個討論事項。通常這麼做可以讓Sheryl Sandberg 在 60 分鐘內結束一場會議，即使她根本沒有注意到這件事情。
換句話說，會議重點：設置議程、處理每件事情、然後離開會議室。
7. 會議出席遲到
高達 37% 會議比預定的時間還晚開始。
最主要的原因在於總是有人遲到出席，簡直可以跟婚宴的遲到習慣相提並論。這裡就不多談有多少時間因此被浪費了，我們想提醒你：一直在等待的員工會感到不受尊重、心煩、沮喪受挫，這些負面情緒都會降低工作表現。
8. 對於表面工夫感到厭倦
這裡的表現功夫指的是，在工作場合中必須隱藏真實的情緒，並表現出對的表情。就算你再怎麼被羞辱、壓力如何大，你只能表現一切正常並且假裝很開心。或許有些人認為這是專業的象徵，甚至覺得工作本應如此，但早在 2013 年就有研究證實，表現的演技讓你分散注意力，長期來說導致工作倦怠。
當然啦，誰能夠每天陪笑臉又能做好事情呢？到底是要員工陪笑，還是要員工的生產力？只有聰明的你才知道哪個是較正確的。
9. 邀請太多人參與
那到底多少人才叫「太多人」？Amazon 執行長 Jeff Bezos 的「兩個披薩規則」或許能解答問題。
任何會議的人數都不能超過兩個義氏香腸披薩的數量，這並不表示每次開會一定要吃披薩 (下面會有說明)。
但兩個披薩規則確實可以協助加快決策速度，也讓成員可以免除群體思維的干擾，不必為了讓自己和團體看法一致而從眾，而正是 Amazon高階管理層最大的忌諱。
10. 在會議中進食
除非這是很特別的午餐會議，否則一邊進食一邊開會是不明智的舉動。沒錯！兩個披薩規則只能決定會議人數，但不代表真的可以吃披薩。餐桌禮儀專家 Barbara Pachter 告訴 Business Insider，在會議中進食會產生噪音和氣味，對於一個需要專注力的會議來說，無疑是擾亂的來源。
11. 缺乏會議前準備
別為了開會而開會！
如果你尚未條列出需要決定的事項，會議對你和你的同仁來說就是一場災難。建議可以試試 Facebook 營運長Sheryl Sandberg 的作法，這樣就不容易在會議中偏離軌道，事情更容易完成。
12. 在會議中使用手機
在會議中使用手機是非常沒有禮貌的行為，因為接起電話的同時，就代表坐在你面前開會的人，比起電子郵件、文字訊息、Facebook 通知還不如。不僅如此，使用手機更是中斷會議的兇手。
我們建議，你甚至不應該將手機帶入會議室，些微的震動都是破壞會議專注力與生產力的原因。至少你也應該放進口袋，等會議結束後再回覆吧。
本文部分編譯自 These 12 Meeting Mistakes Cost Companies $37 Billion A Year In Lost Productivity, Drake Baer, Business Insider。內文援引之其他參考資料或研究來源可點閱超連結。
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