沒有白開的會議！五種常見會議以及會議紀錄技巧（提供會議紀錄範本）
了解會議紀錄四個主要目的，並應用於五種常見會議形式
文/JANDI 內容編輯 羅然莉
上一篇我們談到會議的 7 個技巧，其中一點便是「記錄會議」。然而，光是會議就有許多不同的類型、時間可長可短，到底該如何記錄呢？
別把自己當機器人，了解會議紀錄的四個目的
既然已經有了逐字稿的紀錄工具（Google Recorder、雅婷逐字稿），千萬不要把自己當機器人，只是將會議紀錄逐字打出！
一方面，浪費了你（會議紀錄人）的時間；二方面，其他的參與者、事後閱覽紀錄的成員，也會因為找不到重點，而放棄閱讀。
身為會議的紀錄人，你應該先了解會議紀錄的四個重要目的：
1. 作為會議決議結果與證據
2. 擬定下一步計劃的參考依據
3. 作為專案追蹤、待辦事項紀錄
4. 知識、經驗的儲存、傳承
並依據不同的目的，進行會議記錄。下方我們透過 5 種常見的會議，說明會議紀錄的應用、以及需注意的記錄細節。
五種常見會議紀錄應用
五種常見會議紀錄重點及模板範例 (可點擊前往有興趣的段落）
1.例行回報會議
2.資訊分享會議
3.決議會議
4.解決問題會議
5.創意發想會議-會議記錄命名(守則)
-會議記錄儲存(歸檔)
1. 例行回報會議>>>作為專案追蹤、待辦事項紀錄
- 會議目的：更新各部門、各職位近況，使「資訊同步」。
- 會議紀錄重點：目前各部門（職位）成果、「下一步行動計畫」。
若以部門例行會議而言，會議紀錄的重點在於使「資訊同步」，減少各部門本位主義的狀況，也追蹤前一次的任務分派是否完成，以及是否有需要討論的地方。
會議紀錄的方式，不一定是交由一人紀錄，可以透過「文件共同編輯」的方式，讓部門自行填寫工作進度、下次會前的待辦任務，最後在時效內交由主管確認。
[點擊查看] 例行回報會議：會議記錄範本2. 資訊分享會議>>>知識、經驗的儲存、傳承
- 會議目的：單向資訊傳達、知識紀錄，包含教育訓練、公告布達
（例如：重要公告事項、新功能發布、產品技術教學、知識傳遞）- 會議紀錄重點：簡報分享、問題記錄、知識儲存
此會議偏向單向資訊傳達，我們以線上教育訓練會議為例。
在會議前我們可以提前將會議會用到的簡報，分享給參與會議的成員，請他們先看過並預先列出問題。在進行會議記錄時，把常出現的問題記錄下來，作為下次訓練的提醒事項。
同時，也要紀錄此次教育訓練時，使用設備、訓練方式、說詞需要優化的部分，並備著優化方式。未來要在進行類似的教育訓練時，便可以快速參考前一次經驗。
[點擊查看] 資訊分享會議：會議記錄範本3. 決議會議>>>作為會議決議結果與證據、擬定下一步計劃的參考依據
- 會議目的：定下結果，決定後續行動。
- 會議紀錄重點：參與成員、決議結果、偏好順序、投票結果、評估原因。
紀錄的重點會擺在「哪些參與人」、「決議的結果」、「決議的評估因素」、「下一步行動」。作為未來有異議的成員、後續執行者參考資訊。
[點擊查看] 決議會議：會議記錄範本4. 解決問題會議>>>擬定下一步計劃的參考依據
- 會議目的：釐清問題、有效討論、集思解決辦法。
- 會議紀錄重點：問題本身、後續行動、尚未解決的問題。
若這個問題需透過會議討論來解決，想必一定不是那麼容易能找到解方。因此，在會議開始前，就應該提供資訊給參與的成員，讓大家能先搜尋資料、思考辦法，而非在會議中才開始進行初次思考。
這時會議紀錄的重點便會擺在事前問題資訊提供、討論後的解方、執行人。若沒有一個決議，可以先列出此次討論可能的解決辦法、無法找出解決辦法的原因、下次討論的時間資訊。讓會議紀錄，可以成為後續行動的依據。
[點擊查看] 解決問題會議：會議記錄範本5. 創意發想會議>>>知識、經驗的儲存、傳承
- 會議目的：集思廣義、互相激盪、創意發想。
- 會議紀錄重點：成員發想成果。
創意發想會議，不一定是要一個結果，而是藉由討論激發更多的想法、創意。要一一記錄會許會十分困難，而且事後回顧不一定能明白其邏輯。
這邊推薦兩種方式，一種是在所有討論後，記錄認為後續有執行可能的想法、或是待討論的想法，另一種是可以使用心智圖，簡單地用關鍵字，描繪在發想的想法，讓邏輯更清晰明瞭。
其他會議紀錄技巧以及注意事項
- 會議紀錄命名
38小時（約等於一周工時），是你一年浪費在找尋錯置檔案的時間。
— Brother International Corporation好的會議紀錄命名，可以協助團隊中的他人「迅速地找到所需要的記錄檔案」。建議公司一開始就將命名規則制定好，使檔案命名資訊能統一，一方面會議記錄成員在便不需花費時間思考標題命名，二方面其他成員也能依循公司的命名思路，更快速、有邏輯的找到檔案。
舉例而言：
[ 會議隸屬專案、部門 ] — [ 會議主題 ] — [ 會議內容關鍵字 ] — [ 會議時間 ]
- 會議紀錄儲存
會議紀錄除了是協助缺席的成員，了解會議的內容；也是後續執行的參考重要依據。建議大家將會議紀錄儲存於能「永久儲存的雲端資料庫中」，例如十分普及的 Google Drive 、Dropbox，或是像 JANDI 這類能永久保存檔案的企業協作軟體中，而非直接丟上 LINE 等有期限的檔案儲存通訊軟體。否則辛苦記錄的會議，時間一到，便會自動歸零。另外，建議公司一開始便可以定好檔案儲存的位置，才不會東一個西一個，尋找更困難。
讓公司的知識得以延續、傳承
組織中最重要的要素，除了「人」之外，便是「知識」（包含了公司的技術、經驗等）。而會議紀錄，便成為延續公司知識、經驗的重要參考、重要依據。
了解每個會議的核心目的，提前思考紀錄的要點，能讓你在記錄時更輕鬆，並且有效協助到缺席的成員、以及後續的執行細節。
如果你是會議記錄的新手，建議可以先參考上列五種常見會議紀錄的範本，並且思考符合公司的記錄方式。如果你有更多的想法，歡迎留言和我討論。
參考資訊：
The Six Most Common Types of Meetings
How To Write Effective Meeting Minutes
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