不知道如何快速上手遠距辦公？三大遠距團隊技巧揭密
疫情告急，該如何領導團隊快速習慣遠距辦公型態？三大關鍵遠距秘技，提供企業「遠距辦公」大體檢！
文/JANDI 內容推廣 黃舒玟
遠距辦公對於習慣面對面團隊合作的企業而言，是一件前所未有的挑戰，網路上充斥許多遠距辦公技巧，但身為團隊管理者的你，還是擔心貿然採取遠距辦公的風險嗎？我們該如何在居家辦公中，建立團隊士氣並同時防止成員因遠距而產生的孤立無援感？
最重要的是，企業該如何在各式經驗談或理論中，真正建立且實踐最適合該企業的遠距辦公落地方法，並讓團隊快速縮短遠距辦公的不適應期。以下三大關鍵遠距秘技，提供給您檢視貴企業的遠距辦公策略。
打造線上虛擬版企業獨有辦公文化
對於很多人來說，辦公室、面對面型的團隊運作，可能比獨自居家工作來得更有趣、更有人味，我們可以在同個辦公空間中與同事社交，感受所有人為共同目標感和使命感一齊努力的團隊氣氛，但當場景從實體互動轉為線上訊息，從多人空間轉為個人房間，原本實體辦公氛圍將有不可忽視的改變。
MeetEdgar 總裁 Sarah Park建議：
「在陌生的遠距環境中，管理者必須嘗試模仿並維持企業獨有的辦公文化和氛圍，以減少員工在轉換遠距辦公時的落差感。」
首先，管理者需要分析形塑出企業辦公文化的「辦公室DNA」(如：午餐聚會、跨部門晨會、下班後的運動聚會…)，再嘗試將「辦公室DNA」轉化成適合在線上環境呈現的版本(如：每周三中午，團隊共同開視訊午餐聚會)，快速嘗試及調整出適合企業的一種遠端辦公氛圍，在虛擬環境打造出團隊在辦公室的日常互動感，讓員工儘管獨自在家，也能感覺到原本與團隊保持聯繫、共同奮戰。
隨時確保透明、開放、直接的團隊溝通
對於管理者與員工而言，遠距辦公的最大難題，便是建立團隊合作風氣並展現當責的風範，經理們希望確保團隊員工能夠完成任務，而員工則希望向管理階層證明自己的做事效率與可信度，其中，「資訊透明」便是連結管理階層與員工的重要橋樑，讓雙方得以了解彼此的真實想法與期望值，避免在遠距辦公時，因為無法直接面對面互動、缺乏肢體語言或即時追問，導致彼此在網路的兩端帶著誤會，盲目的執行任務，直到最終審視專案結果或執行成效時，才發覺雙方誤會彼此意思。
JANDI 近期啟動「免費抗疫企業方案」(2020/4/30截止)，開放所有企業或團隊免費申請最高階企業版本，讓每個想嘗試遠距辦公卻又找不到合適遠距工具的企業，可以搶先備戰、超前部屬，建立專屬於企業團隊的通訊渠道，依照任務分流、管理群組，打造超效率的團隊溝通，點擊看申請辦法
Wildbit 聯合創辦人 Natalie Nagele 建議，從實體辦公過渡到遠端協作時，團隊可以從每天共同確認當日分工、目標及時程開始，保持團隊資訊的透明化，將目標明確拆解成較小且可行的事項，建立團隊基本共識及對企業現狀的認知，以避免團隊成員不清楚彼此待辦事項或專案進度，最後因些微溝通誤會，產生巨大疏忽，且能同時減少成員為了確認基本事項，多耗費時間個別與特定成員溝通。台灣科技新創公司 Numbers的員工分享個人實際執行遠距辦公後，認為線上溝通必須講求清楚、透明的表達，與其迂迴表達甚至閉口不談，不如直接且明確傳達資訊，讓團隊在開門見山的遠距溝通環境，不必再耗費無謂的時間揣測或猶豫。
因此，需要再三強調的是，在遠距合作中，團隊管理者如果能多花些時間維護資訊透明化，確認成員們各自清楚個人任務，且所有人在埋頭做事之前，已經掌握任務方向及預期目標，讓遠距合作的信任感，隨著每個小任務如實達成而逐漸穩固，那麼，管理階層與員工的遠距溝通，也能因為掌握清晰共識，而能更有效的傳遞資訊及執行任務。
刻意建立團隊虛擬社交環境
在原本的實體辦公環境中，社交活動散佈在每一次成員互相合作、溝通討論的時間碎片中，因此不需要每天刻意安排團隊社交的專屬時段。但當面對面溝通情境轉為線上遠距合作時，刻意營造團隊社交活動變得非常重要。
例如在團隊通訊軟體上彼此閒聊生活近況，可以讓成員即使無法面對面互動，也能感受到團隊熱絡的氣氛，削弱遠距溝通帶來的距離感，而更能投入工作、團隊合作，因此，刻意安排團隊線上社交活動，確實有助於潤滑團隊關係及合作效率。
MeetEdgar 總裁 Sarah Park 表示：
「企業管理者們需要對辦公室社交行為保持開放態度，並且將『社群和諧』真正視為團隊工作的一部分。」
以全球遠距協作模式營運的 Zapier 為例，該企業為了保持全球團隊的情感聯繫，開設了100多個專為社交活動所開設的聊天群組，所有社交功用的群組皆以＃fun 作為群組名稱開頭：＃fun-gardening、＃fun-parenting、＃fun-home-ownership，人們可以透過這些社交群組聚集在一起，依據不同興趣與同事分享所見所聞、拉近彼此距離，且表現出更真實、更立體的個人全貌。台灣線上教學平台 Hahow 也曾分享公司透過無間斷的免費線上語音通話，打造全天候的閒聊頻道，只要有人在家工作想與同事閒聊，隨時可以在語音聊天軟體上排遣單獨工作的孤寂感，或是每日上工、中離、下班時，都在團隊通訊軟體上與大家講一聲，創造出如同在同一間辦公室的實體感。
那麼，為甚麼看似打混摸魚的辦公室社交，在遠距辦公情境下如此重要呢？
Zapier 公司認為，在遠距模式裡，員工們在團隊社交上所花的時間，並不是懈怠或偷懶，而是透過遠距工具，主動凝聚團隊氛圍的必要過程，以免員工因長期獨自居家辦公，而感覺與團隊疏離，進而削減企業整體團結度。
HubSpot 營銷副總裁 Kieran Flanagan 同樣鼓勵辦公社交，將團隊社交活動擴展到管理階層或團隊會議中。他建議所有團隊領導人，可以在每次線上會議中的前五到十分鐘，詢問與會人員的生活近況，主動表達關心、聯絡團隊情感，確保每位成員在線上環境裡依然與團隊保持情感聯繫，逐步打造出企業遠距但無距離的辦公氛圍。
團隊快速上手遠距辦公的核心秘密在於….
看完上述遠端辦公的三項關鍵心法，也許您已經發現，如何幫助團隊快速習慣遠距辦公且在線上無間合作，其中的祕訣就在於「讓企業遠距環境打造成如同實體辦公室般富有人味」，不論使用的遠距工具再強大、功能再多元，若無法將工具應用在團隊合作最核心的關鍵要素——如何與「人」共事，團隊遠距協作將會非常難以適應。
選用適合企業的遠距工具與「以人為本」遠距工作心態，讓團隊成員即使獨自在家辦公、無法直接接觸對方，也能像坐在彼此隔壁桌般，使人與人之間的協作跨越時空限制，遠距但無距的同心協力。
JANDI 致力於幫助不同企業達成有效且高效率的溝通合作，我們也相信，透過簡單好上手的創新協作平台，每個企業都能超越時空限制，讓遠端辦公不是夢，而是「輕鬆合作，快樂工作」的實踐工具。
如果您對遠距辦公技巧有興趣，或者期待找到適合團隊使用的企業協作軟體，實現遠距但無距的辦公體驗，請點選連結啟動 JANDI免費方案 或 申請企業試用體驗 ，我們將由專人為您提供最適合企業需求的協作平台方案！
參考資料
- Zapier 團隊遠距秘訣：How to transition to remote work in a hurry
- Hahow 個人、團隊、會議、公司 4 大面向，來看遠端不失效率的關鍵
- Numbers 科技新創公司遠距經驗分享
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