JANDI 教學：學生組織｜活動專案與學生新創如何使用管理軟體？
解決訊息爆炸、討論中斷、檔案儲存與任務指派的困擾，我們提供學生組織如何使用管理軟體的範本！JANDI 教學系列讓你超快上手
JANDI 教學：學生組織、社團、活動專案的模版
JANDI 教學系列經由深入研究「活動型學生組織」（台大國企之夜）、「專案型學生組織」（台大創創挑戰賽）、學生新創團隊（總務の生存法則），以及數個學生組織與社團後，發現學生團隊的溝通與協作效率的差異度極大！我們歸納了最關鍵的三個問題：
訊息爆炸與超多群組？
有的設立超過 10 個的臉書社團與 LINE 的訊息，每天疲於訊息轟炸；
有的會選擇不用社群通訊軟體溝通協作，將資訊分流、公私分明。
討論常被打斷無法專注，想找檔案找不到？
LINE 檔案有儲存期限、圖片又會壓縮破壞品質，檔案與訊息混雜都不知道討論到哪了？
JANDI 有永久儲存與訊息回朔，不擔心檔案與訊息消失；又可以針對檔案進行討論，針對檔案留言，不再被訊息干擾。
指派任務沒人理，不曉得今天有啥待辦事項？
有的組織負責人覺得每次分配工作都沒人回應，或者是大家常常忘記。
有了 JANDI 的提及區塊，一上線就先看自己的任務，搭配星號標記，成為待辦清單！
身為學生組織、社團負責人，
或者社員的你，是不是也有這種感覺？
別覺得團隊的效率與狀況已經很好了，其實你們可以更好。
這篇文章讓你發現問題，讓你有方法的去提升團隊效能，成為優質的學生團隊典範！深入了解怎麼去使用企業都在用的協作通訊軟體，社團時期也才能真正的與社會接軌。本文最後將提供「學生組織溝通協作管理團隊範本」。
1. 臉書與 LINE 訊息爆炸、外界雜訊與廣告太多
我們發現，往往大家會選擇「習以為常」的臉書或 LINE 作為團隊溝通工具，但不知不覺的將平常的資訊干擾帶入團隊協作中。平常社交、朋友聯繫還好，但在工作協作上，這些其他的訊息與通知就成為了最大的雜訊。
因此，我們該如何有效地資訊分流、管理「群組」？
JANDI 提供了第一項解藥：「議題設計」
以台大創創挑戰賽為例，圖中的慈軒是行銷部幹部，將行銷部的任務分成數個議題，並標記星號。身為幹部的她，也必須與其他部門聯繫，因此有「跨部門」資料夾，另外還有參與的「專案」與「阿雜」（封存已經結束的專案）資料夾。
透過「資料夾的巢狀結構」，收整成簡單架構討論層次，不會一眼看到所有的群組，反而顯得不知所措，也不像臉書或 LINE 群組夾雜在私人使用中，進進出出處理訊息，大幅降低在工作上的訊息焦慮。
▲議題資料夾：
根據每個人的工作習慣自行調整，還給成員客製化的自由。也就是說，行銷部員的議題資料夾設計，一定與設計部員的有所差異；然而，議題本身，則是所有人共同討論的主題。
透過 JANDI 的議題設計，將雜亂的群組，按照部門與專案去區分
（再透過星號凸顯、資料夾，來做封存動作 — 已完成的專案與討論）
2. 討論常被打斷無法專注，想找檔案找不到？
需要的時候找不到檔案，群組沒有檔案搜尋功能
臉書與 LINE 群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能，往往在需要找檔案時都要一直滑滑半天。
JANDI 提供了第二項解藥：「檔案搜尋」
除了能夠依照「議題」、「成員」、「檔案類別」搜尋，還擁有進階搜尋功能，可以依照「日期區間」來做檔案與訊息的搜尋。
另外，這也是 JANDI 與 Slack（美國最大協作軟體）對於中文使用者最友善的地方！在 Slack 中，無法搜尋中文檔案或訊息，除非完全匹配，每個字都要打對，（例如右圖，除非你打「台北知識學苑團隊」八個字，不然找不到這個檔案）
針對檔案集中討論，討論不再發散
除了檔案搜尋之外，JANDI 還提供了「檔案集中討論」的功能，來解決訊息洗版或者打斷的問題！
如果你上傳了一張圖片，或者文件、PDF，所有針對此檔案的留言會在同一個討論串，即便分享到其他議題，這些討論也會一併的轉過去！
有了這個功能，就不再會有明明討論了一半，換到不同群組（議題）之後，之前的討論，就被新的訊息給洗掉無法查找了！
每天上傳一張圖片，讓部員們在這張圖片中做每日回報，就能輕易瞭解每個人今天的狀況與問題需求！
3. 任務分配沒人回應，沒人知道你在跟誰講話
這並不是你的問題，而是一般在臉書與 LINE 群組的「@提及功能」只是加強通知而已，根本就是雞肋？
除了加強通知之外，JANDI 還特別設有「被提及的訊息」、「被星號的訊息」，讓我們可以一鍵查閱所有被他人所提及，以及個人所標記星號的重要訊息！
「任務指派用提及，收藏訊息用星號。」
星號標示的功能在於，將對自己「重要的訊息或檔案收藏起來」
▲養成工作好習慣
「每日登入 JANDI，先看被提及的訊息，再將要處理的事項用星號標記！」
學生組織協作管理範本 ，讓團隊合作再進化
最後，相信看到最後的你，已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法，趕快點擊下面的「學生組織的範本參考團隊」來體驗看看吧！
進入之後你會發現你的「左側議題欄是凌亂的」？
沒錯！這正是上面提到的「議題資料夾是根據每個人的工作習慣自行調整，還給成員個人客製化的自由。」（當然我們可以從資料夾設置猜測這張圖的 Raymond 應該也是負責公關部的成員之一）
