#JANDIPROJECT ｜《工作生活一身輕？就讓雲端來搞定》專題企劃
中小企業如何更好的進行時間管理、任務安排？Google 日曆是你的救星
花費許多力氣追蹤，卻還是無法有效統整公司部門、成員的工作內容？試試看最易入門的雲端工具 - Google 日曆
我是行銷團隊的 Lily，JANDI 是專門為工作打造的內部溝通協作軟體，也因此我時常會去拜訪公司，了解他們的問題以及需求。
今天想和你們分享我過去在企業拜訪時，看到的團隊管理問題與提升團隊協作效率的一些解法。
問題一：公司行程難以統整，大家各做各事？
問題二：如何將部門的安排、專案的行程，同步給成員？
問題三：如何追蹤所有人的任務進度？
你「真的」知道你的部門成員在做什麼嗎？
公司、團隊最常遇到的一個狀況是：完全不知道對方在哪裡、在做什麼、目前進度是什麼，即便是自己部門的成員，都一問三不知。也因為如此，公司最常使用的應對方法，就是進行許多的會議、會報，但其實，這很可能是造成公司生產力降低的其中一個原因。
一方面，這浪費了許多可以工作的時間；另一方面，主管也難以即時的去優化時間安排與利用！
但其實這些問題，只需要好好善用你目前已經在使用的 Google 日曆，就能解決 70% 的問題了！
統整公司作業：將行程分流，管理更容易
Google 日曆分流，讓公司站在同一條線上
Google 日曆是一個雲端軟體，推薦使用的主要原因是：可以同時進行「多人同步作業」與「分流」。也就是說你除了可以快速掌握整體公司的狀況，也能個別管理部門別、專案別的活動流程，確保所有人是站在同一條線上。
那該如何管理或者建立？
由上圖你會發現在左側的「我的日曆」，便是從公司的一個帳戶分出來的多個管理管道。將所有都勾選起來，你可以觀看公司整體的活動；若想知道個別的行程，你可以將其他的勾選取消。
直接觀看下方 1 分鐘影片，快速了解如何進行分流設定。
在分流的部分，我會建議公司以「部門別」、「專案別」、「區域別」為主，才能將分流出來的行事曆交由該部門的主管、或是專案負責人來共同管理。
部門別：適用於組織結構明確，部門分工明確的公司
專案別：適合用於專案長度至少為半年的公司（例如建築、室內設計等）
區域別：適用於連鎖門市，需要安排不同區域的活動（北、中、南區）
甚至我們公司，還會分出一條「請假」行事曆，方便統計、即時知道當天請假的同仁。
但若今天是個人的行事曆，有另一個建議可以提供參考。你可以將事項分為依「緊急程度」作為分流、或是增設「每日安排」，直接將你一天的安排打在行事曆上。這些都是可以嘗試看看的方式！小提醒：確立工作目標、流程、組織架構後，再將人員加入
公司在進行式工作流程管理前，一定要先思考「工作目標、流程、組織架構」，才將人的元素注入。這樣才會確實的將人與工作連結起來，而不是一群人毫無目標的做事。
在建立公司行事曆也是如此！建議公司先詢問各主管的需求，一起建立符合公司文化、流程、目標的行事曆，再將其他員工加入一起使用。
下一步：讓我們來查看如何同步給負責的成員、以及有哪些方式！
【 JANDI，我們是誰 】
JANDI 是一套集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體，致力於解決訊息群組混亂、檔案過期、任務指派問題。喜愛分享雲端工作帶來的效益，希望能和大家一同打造輕鬆合作、快樂工作的團隊氛圍。
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