忘了站立會議吧！試試更有效率的走動式會議
糟糕會議永不嫌多，除了站立會議，來看看在全球開始興起的 「走動式會議 」
為什麼你要讀這篇文章？
糟糕的會議往往是主管決定重要事項的關鍵時刻。但是無論是與會人員的專注度或創意力，都是遠遠不足的，又怎麼能夠期待在會議中得到好的結論呢？又怎麼期待公司會越來越好呢？除了站立會議外，今天看看在歐美國家興起的 「走動式會議 」。
文／ JANDI 曹凱閔
走動式會議 — Walking meeting
一般公司會議室的景象：一堆不知道為什麼開會的人傻傻地聽，有些人埋頭做自己的事，有些人也就不知道神遊到哪去了。
現在台灣開始有辦公室推行站立辦公的文化，但你知道在歐美，包含 Facebook 創辦人 Mark Zuckerberg 和 Twitter 創辦人 Jack Dorsey 都熱愛 「走動式會議」。我承認這個詞是隨便想的，但英文確實也叫做 walking meeting。
這股熱潮從管理先驅 Nilofer Merchant 在 2013 年的 TEDtalk 開始被廣泛討論，截至 2016 年 10 月為止該影片以超過 200 萬次瀏覽。除了對生理的正面影響外，從生產力而言，走動會議遠超過一群人圍著桌子開會。
小會議，看出公司的未來
現代辦公室中充斥著各種可怕的會議，儼然是一種文明病。最令人擔心的是，這些糟糕的會議往往是主管決定重要事項的關鍵時刻。但是無論是與會人員的專注度或創意力，都是遠遠不足的，又怎麼能夠期待在會議中得到好的結論呢？又怎麼期待公司會越來越好呢？
也難怪開會的人最後都在玩手機遊戲，不然就是回覆電子郵件。站立會議 (Standing meeting) 則是在台灣越來越多人用來縮短會議時間的作法。現在有另為一種作法提供給你參考。
走動式會議開始受到更多注意了。除了可以促進健康外，短暫的散步能提升創造力，困難的問題能透過更有效的腦力激盪或的解決。
現在就遠離干擾你的電子產品、華而不實的簡報、沉悶的辦公空間，來一場有意義卻非正式的走動式討論吧！
話不能只是說說而已，讓我們看看科學證據。2014 年史丹佛大學找來 176 位大學生，發現走動中的學生回答問題比坐著的學生更具創造力、想像力，這項發現對於以知識經濟為主的產業來說，無疑是一個值得嘗試的方向。
那麼，到底該如何主持一個走動式會議呢？
對於初學者來說，走去哪裡？路線是什麼？這些問題一點也不重要。試想如果走動式會議大部分的時間，是思考接下來該往哪裡走的話，那會議本身就失去原有的美意。
太累，只有反效果
建議你可以先從 30 分鐘的走動式會議開始嘗試。假設需要時間稍長，那麼就容許自己只能再走一圈。(走太久會造成疲勞，對專注度而言並非好事)
專注在一到兩個關鍵就好
站立會議和走動式會議，其實出發點都是強迫自己和成員更有效地進行會議，否則只能站到腿痠。具體來說，你必須要更懂得如何進行一場會議，並且事前做好準備。將看似漫無目的的會議，細緻化成為一到兩個關鍵議題，然後只討論他們。以 JANDI 觀察到目前大多數的會議，很少有充分的事前準備，往往在這一步就可以判斷會議有沒有舉行的意義。
再重複上面提到的：
既然是需要邊走邊討論的會議，那麼就不可能一次討論十點的關鍵議題。
提煉出一兩個關鍵議題後，接下來會議主持人會將預期的目的、產出讓與會者知道，最好是事前就告知。比方說：這次會議的重點在本月臉書廣告成效，決定是否提高/降廣告預算。
需要會議記錄的情況不適合
除了讓會議更聚焦外，少少的重點可以免除參與人忘記到底要討論什麼，甚至免去會議紀錄的繁瑣。對於還無法掌握走動式會議的初學者來說，一開始先不要邀請一堆人跟著你散步。頂多兩三個人會是比較適合的規模。如果你害怕會因為街景造成分心的話，去公園裡面散步或許是個不錯的選擇。
專注且細緻的團隊討論
首先，發散、概略性的會議就像是大拜拜，老實說沒有參加的必要性。如何進行專注且細緻的深度討論才是重點。
放下手機，立地成佛
出發開始走動式會議時，建議參與人放下他的電腦、手機、各式電子裝置，防止被電子郵件或訊息干擾。最後回到辦公室時，花個 10 分鐘的時間將剛剛的討論記錄下來，不管多麼細微的事情都將成為未來討論的助力。
輕鬆談話，得到不一樣的效果
訪問那些身體力行的管理者，大多對走動式會議感到滿意。其中，最讓人印象深刻的是那些原本充滿尷尬的對話，包含上司下屬間的績效討論、薪資調整等等。走動式會議讓討論移到了戶外，非正式、私下的討論自然會讓雙方放下心防，透露出原本在會議桌上不曾談及的事情，而這些事情往往正是事情的關鍵所在。
下次會議須知：記得帶把傘？
所有的事情都並非沒有缺點，走動式會議也是，其中最大的障礙就是，不可能讓太多人參與，否則陣仗也太大了。通常走動式會議的人數至多不超過三人，剛好是你不需要大聲嘶吼，也能讓大家聽到聲音的數量。
另外，不建議利用走動式會議介紹新概念，或是需要大量圖表、圖案解說的討論。第一，你不可能邊走邊用電腦；第二，新概念很難被掌握，討論中時常需要借助網路查詢。其他氣候或環境上的因素更是隨著地理位置不同而各有所受限。
快樂工作，從會議開始
走動式會議是不是真能帶給我們新的啟發？對於台灣上班族來說真能提高生產力？看到越來越多人嘗試新的會議方式，包含站立式會議、跑步機會議、遠端通訊會議等，甚至是不開會議！我們確實一直在尋找更好的討論方法。與其最在會議桌旁乾瞪眼，慢慢嘗試一些新的方法，或許一天的好心情就從此開始。
