全球防疫讓「在家工作」變成「新常態」，企業、員工如何遠距協作維持生產力？
企業展開遠距工作制度，四大注意事項落實超前部署；員工在家工作提升遠距效率四個建議
為什麼你要看這篇文章：
這波疫情尚未緩解，遠距辦公、在家工作成為新常態（New Normal），本篇文章分別從企業與員工角度，探討遠距辦公室的部署方式、以及盤點在家工作維持效率的建議作法。
文/ JANDI特約編輯陳薪智
今年一場疫情全球掀起風暴，不僅 IMF（國際貨幣基金組織）預測今年全球經濟總量將萎縮 3%，成為經濟大蕭條年代以來最嚴重的衰退，同時也改變企業的工作流程，越來越多公司嘗試「在家工作」（Work from Home）遠距協作模式。
對員工而言，在家工作少了出門、交通轉換、實體會議，如何維持如同在辦公室工作的效率，成為新挑戰。對企業營運者、部門高階主管來說，如何部署遠距工作制度，以及掌握決策進度、專案時程、協作效率，也成為新的考驗。
企業展開遠距工作制度，四大注意事項落實超前部署
「員工都不在辦公室，不知道大家在家有沒有真的工作滿八小時？」
「現在無法隨時集合我的 team member，很怕專案進度無法及時掌握！」
根據一項統計，與每天到辦公室的員工相比，遠距辦公因為省去通勤時間，工作時間每個月反而多出1.4天；每年多增三週以上。同時也因為效率增加，員工平均多獲得 17 天空閒時間，可以休息或投入體能鍛鍊。
儘管在家工作有上述優勢，企業經營者、高階主管仍相當在意的幾件事：要討論公事是否能及時找到人？能否確保專案如期完成？是否掌握員工的工作進度？ 員工與同事之間聯繫會不會變得困難？
因應這波疫情的未知數，確定要啟動大規模遠端在家工作模式之前，哈佛商業評論 列出幾點注意事項讓企業決策者參考。
一、做最全面的規劃與打算
為了確保企業運作維持正常，「超前部署」是必須的。而員工要在家工作涉及層面相當廣，包含人資、IT、業務、以及跨部門合作，所以建議決策者組織「跨職能小組」，召集重要成員，模擬各項在工作可能遇到的狀況，設定各種情境及因應計畫，擬定一套明確做法。
二、職務影響由深到淺逐一盤點
有些工作需要親自會面、有些則是能獨立完成，有些則是不確定，因此企業可以在傳統工作模式之外，找尋替代方案，透過遠端工作來實驗。也許反而可以打破既有工作慣性，找到更優化的協作模式。
三、確認 IT 資源的輔助成效
舉凡溝通、協作、會議、甚至訂餐，現在工作非常仰賴資通訊工具，但資訊工具往往牽涉資安、IT 資源問題。所以建議可趁此機會，評估是否導入更專業的溝通協作方案、視訊會議工具，且事前的員工教育訓練也相當重要。
四、持續調整遠距工作績效評比
正因為企業未曾大規模展開遠距協作，所以如何確保遠端溝通流暢，以及工作績效評比，都與辦公室環境的思維不同。因此確保內部成員彼此之間的通訊管道，是用什麼工具平台？與外部合作夥伴的溝通，有什麼標準規範？都應先制定好。相關制度也應定期檢討、調整，因應遠距工作也許能幫企業找到更有效率、更低成本的創新協作模式。
必要的遠距開會凝聚向心力，披薩開會法創造共享「儀式感」
在家工作，不代表不需要團隊，因此定期的內部視訊會議，對主管、員工是重要的凝聚力儀式。然而，會議的舉行時間、頻率、形式考驗主管的智慧。根據資料統計，過去在辦公室，員工平均每天有 66 分鐘討論非工作正事，主管更花上近 70 分探討非工作議題。
既然都遠距工作了，視訊會議的目的就是完全投入、放大效益，縮短不必要的時間浪費。哈佛商業評論另一篇文章，列出有效招開會議的 5 大方向，包含：
- 善用視訊工具更有臨場感（能看到彼此的表情、肢體語言），但同時保有電話會議選項
- 預先完成工具的技術測試，提前發送會議流程、檔案文件預先準備，縮短非必要報告時間
- 會議指派主持人，開頭進行短暫的破冰問候，詢問與會者近況，為正式會議進行暖身
- 適時點名發言，為了避免專注力發散，讓主持人詢問成員的意見回饋，降低恍神機率
- 持續改進視訊會議的流程，聆聽成員的回饋，進而不斷調整遠距開會的模式及效益
為了避免長期未舉行午餐會，哈佛商業學院教授 Prithwiraj Choudhury 曾於一份研究發現，主管幫所有同仁在開會時間，訂購口味一樣的 Pizza，讓大家在鏡頭前一起食用。透過享用同樣食物，創造成員之間彷彿共處一室的「儀式感」提升團隊士氣、降低在家工作的心理孤立。
員工在家工作如何不分心？四項策略建議提升遠距效率
至於員工在家工作，因為少了在辦公室的約束，以及工作與生活界線的模糊，如何自律維持工作效率，也形成挑戰。在家工作低效率的原因，研究發現主要來自拖延症，或是家中有小孩、寵物干擾。綜合長年落實遠距工作者的資訊，整理出以下在家工作的建議作法：
一、在家建立辦公空間疆界、維持既有工作時間表
打造一個屬於辦公狀態的空間疆界，例如某一區的書桌、獨立書房，在空間內就只能處理公事。另一方面，設定時間表，明確制定與平常工作相似的行程，如果有人怕不知道時間花去哪，也有 RescueTime 這類時間追蹤工具，可確認一整天的行程是否遵循時間表。
二、複製上班前的「儀式」，與共處一室的親友共訂規則
許多人上班前來一杯咖啡、或寫下一天代辦行程、甚至有人建議，在家換上工作時會穿的西裝、洋裝，透過換裝儀式，讓大腦感受「我正在進入工作的狀態」。同時在家工作最怕被干擾，這時也要跟親友（尤其小孩）溝通，雖然你在家，但仍處於上班狀態，非緊急的溝通、活動留到晚上或周末再說。
三、確任「緊急」、「必要」工作項目優先順序、定期回報
由於在家工作多半透過通訊軟體，對於臨時交辦事項，或是正在執行但非短期可確認的專案，建議列出待辦事項清單，清單可分類為一天型、一周型、一月型，並針對每項待辦事項從非/緊急、非/必要這四大象限進行分類，清楚知道手上工作的優先順序，並定時將遇到的狀況跟主管回報。
四、確保溝通協作的硬體、軟體工具是正常運作
「透明化溝通」是遠距工作相當重要的元素。公司導入的協作工具，若遇到問題最好即時回報給主管跟 IT 人員，也要確保網路、通訊設備是暢通狀態，與外部客戶在溝通、甚至視訊會議，能不受網路限制，才能維持工作效率。
除了上述幾點，對遠距工作有經驗的人，一定還有許多心法可以分享。一項調查發現維持高生產力的做法，「適度休息」佔最高比例達 37 %，其次是設定工作時間、安排待辦清單、每天早起、聆聽音樂等。因此適度休息、偶而與同事在網路瞎聊，去居家外頭走走運動，看似沒有在生產，但是，對維持生產力仍相當重要！
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