Javan Cipta Solusi
Published in

Javan Cipta Solusi

Membangun Kultur Komunikasi Efektif antar Tim

Diskusi Offline

Adopsi teknologi komunikasi tidak bisa dihindarkan mengikuti perkembangan zaman yang sangat dinamis. Termasuk adopsi oleh perusahaan yang berusaha memanfaatkan berbagai tools berbasis teknologi untuk mendukung kinerja pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan dan membantu operasional perusahaan.

Javan dengan lokasi kantor yang berjauhan: Bandung (Head Office), Jogja (RnD Office), Jakarta (Client), Sragentina & Surabaya {Plan ekspansi :-) } menciptakan tantangan dalam berkomunikasi dan menimbulkan masalah jika tidak bijak dan tidak menerapkan teknik komunikasi yang efektif.

Beberapa tools telah dimanfaatkan dalam operasional perusahaan baik yang terkait dengan core bisnis yaitu IT Service maupun yang hanya digunakan untuk media komunikasi saja. Ada beberapa kategori tools yang saat ini dimanfaatkan:

1. Task Management : ActiveCollab
2. Group Chat & Channel Discussion: Mattermost
3. Mobile & Real time Chat: Telegram
4. Email: Google Apps Email
5. Document Collaboration : Google Docs
6. Conference Call: Zoom

Tools tetaplah hanya sebuah alat bantu, ibarat sebuah pisau tajam, ketika digunakan secara benar akan sangat menunjang produktivitas dan menaikkan kinerja, tetapi jika tidak sesuai pemakaiannya akan menimbulkan masalah dan malah bisa menimbulkan hal-hal yang kontraproduktif.

Masalah Dalam Komunikasi Online

Masalah-masalah berikut biasa muncul dalam komunikasi berbasis tools:
1. Miscommunication

“Four young people smiling while talking near a staircase outside a building” by Alexis Brown on Unsplash

Ini biasanya terjadi pada komunikasi berbasis teks, dimana pemilihan kata-kata, tanda baca, simbol, dan emoticon menjadi penting. Suatu kalimat yang singkat dan multi tafsir bisa menimbulkan masalah jika di artikan berbeda oleh pihak yang membaca. Baper, Pundung, dan emosi-emosi sejenis berpotensi terjadi jika pengirim pesan tidak pandai merangkai dan menyusun kata.

2. Wasting Time

“Blue sand falls in an hourglass on a rocky beach” by Uroš Jovičić on Unsplash

Komunikasi berbasis chat bisa membuang banyak waktu jika banyak fase menunggu jawaban, menungu “is typing…” selesai, maupun berpikir dalam memilih emoticon yang sesuai. Pembaca pesan yang baru melihat thread diskusi juga butuh waktu untuk merangkai urutan pesan yang ada dalam sebuah thread diskusi.

.

3. Menurunkan skill komunikasi verbal

Photo by Jason Rosewell on Unsplash

Disadari maupun tidak, budaya chatting telah menurunkan frekuensi komunikasi verbal antar manusia. Kemampuan komunikasi verbal juga butuh jam terbang, ketika tidak pernah dilatih dan dibiasakan maka kemampuan itu jadi kurang berkembang.

.

.

4. Salah memilih media penyampaian pesan

Photo by Morgan Basham on Unsplash

Pada kondisi tertentu, bisa terjadi penyampaian pesan yang tidak pada tempatnya. Misal menegur personel dalam sebuah grup public menjadikan impact teguran tidak hanya subyek yang ditegur, tetapi semua member grup, kecuali memang menegur/mengingatkan semua member grup.

.

Pemahaman Karakter Masing-Masing Tools Komunikasi

Agar masalah-masalah dapat diminimalisir, maka diperlukan pemahaman terkait penggunaan, pemilihan, kapan dan bagaimana berkomunikasi berbasis tools yang sesuai. Untuk itu, mari kita kenali karakter masing-masing tools beserta plus minusnya.

1. Task Management : ActiveCollab
Task management di Javan telah beberapa kali berganti, mulai dari Redmine, Trello, Basecamp, balik lagi ke Trello dan sekarang ActiveCollab. Kita tidak perlu bahas tools masa lalu, kita move on saja ke tools saat ini ActiveCollab.

Karakter:

Sebagai tools untuk mengelola Task dan history pengerjaannya

Common Problem:

- Tidak ada assignee/assignee tidak benar/tidak update → Jalankan SOP sehingga assignee sesuai dengan kondisi saat ini
- Tidak ada subscriber lain → Tambahkan pihak-pihak terkait, minimal line manager/Atasan langsung/PM
- Tidak memberikan komentar/update terkait perkembangan pekerjaan → tambahan komentar setiap ada update progress pekerjaan
- Due date task → Task yang sudah melewati batas waktu seharusnya di update dan diberikan komentar mengapa diupdate

Tips Sukses:

Pastikan beberapa point ini dimanfaatkan:
- Assignee: PIC Task
- Subscriber: Pihak-pihak yang harus tahu terkait perkembangan task ini
- Start date-Due Date: Kapan task ini harus mulai dan selesai
- Comment: catatan terkait dengan perkembangan pekerjaan
- Subtask: Sub pekerjaan dari pekerjaan utama

2. Group Chat & Channel Discussion: Mattermost
Adopsi Mattermost ini adalah yang paling baru diadopsi setelah sebelumnya menggunakan slack.

Karakter:

untuk melakukan komunikasi singkat, berupa konfirmasi, pengumuman kecil, ataupun diskusi singkat terhadap suatu topic

Common problem:

- Wasting time menunggu respon forum
- ‎Thread diskusi terlalu panjang → leader forum harus segera menghentikan thread dan memberikan solusi atas kelanjutan diskusi thread
- ‎Member yang baru membaca kesulitan memahami alur diskusi karena banyak orang yang posting dan belum tentu berurutan

Tips sukses:

- Gunakan tag/mention untuk meminta respon dari orang yg spesifik
- ‎Gunakan fitur direct message ke beberapa orang (temporary group) utk diskusi dengan beberapa orang yang sifatnya konfidential
- Hafalkan shortcode yang sering dipakai (ex → :ngacir:, :ngakak:)
- Gunakan shortcut untuk mempercepat akses ke menu

3. Mobile & Realtime Chat: Telegram
Telegram mempunyai aplikasi berbasis mobile dan web yang bisa diakses via desktop.

Karakter:

diutamakan untuk komunikasi dengan tim yang sedang mobile, tidak berada dikantor

Common problem:

Notifikasi mobile kadang mengganggu dan menimbulkan distraksi

Tips sukses:

- Akses telegram web jika sedang membuka laptop/pc
- Aktifkan fitur Mute jika sedang tidak ingin terkena distraksi

4. Email: GoogleApps Email
Media email masih relatif baru mulai diefektifkan lagi sebagai media komunikasi di javan. Sebelumnya karena efek Slack, email tidak terlalu dimanfaatkan.

Karakter:

- Untuk penyampaian pengumuman resmi
- ‎Untuk melakukan pembahasan/diskusi yang topiknya sudah dipahami oleh tim yang masuk dalam thread email

Common Problem:

- Thread tumpang tindih karena pengirim email tidak membalas email terakhir dari thread, atau pengirim email memang membalas email yang bukan terakhir
- Muncul thread baru diluar thread utama, tapi memang terkait → Sebaiknya pencetus topik baru memulai email terpisah untuk topik baru agar thread email tetap fokus pada satu bahasan
- Thread email vakum, tidak ada respon lagi sampai menemukan solusi → Thread Starter harus memantau perkembangan thread email, dan mengingatkan jika tidak ada respon padahal belum ada solusi terkait topik bahasan

Tips sukses:

- Maanfaatkan starred item utk menandai email yang belum di followup
- Buatlah group email jika sering melakukan email terhadap beberapa orang tim

5. Document Collaboration : Google Docs
Google docs memungkinkan pembuatan dokumen secara bersama

Karakter:

- Untuk mempercepat pembuatan dokumen jika penyumbang konten lebih dari satu orang
- Untuk melakukan review dokumen sebelum di submit ke client

Common problem:

- Membahas bagian googledocs di media lain (activecollab/aplikasi chat lain), sehingga sulit merefer bagian yang akan dibahas
- Tidak di resolve/done comment walaupun diskusi sudah selesai
- Share link googledocs tapi masih belum di atur share settingnya

Tips Sukses:

- Gunakan fitur comment, mention, dan assignee untuk berdiskusi langsung terhadap suatu bagian dokumen
- Mark done/resolve jika diskusi sudah selesai/request sudah dilaksanakan/sudah ada kesimpulan
- ‎Manfaatkan sharing setting (editor, viewer) dan link privacy

6. Conference Call: Zoom
Conference dilakukan sebagai pengganti meeting offline.

Karakter:

- Untuk pembahasan intensif dan membutuhkan interaksi interaktif antar tim
- ‎Bahan pembicaraan sudah jelas

Common Problem:

- Meeting Molor dari jadwal → Host meeting harusnya sudah standby dan memulai Zoom 5/10 menit sebelum jadwal mulai meetingnya
- Tidak interaktif, dominasi oleh sebagian peserta meeting saja → Host meeting harus bisa berperan sebagai moderator agar semua peserta bisa berkontribusi
- Bahan pembicaraan meeting belum matang → seharusnya bisa dilakukan persiapan sebelum meeting
- Tidak efektif, tidak fokus, output tidak signifikan → Peserta meeting harus menentukan sikap terhadap topik pembahasan, dan melakukan meeting lanjutan jika topik bahasan belum tuntas dibahas atau karena bahan diskusi belum matang

Tips sukses:

- Lakukan pengumpulan bahan sebelum waktu meeting. Pengumpulan bahan bisa dengan email maupun kolaborasi googledocs
- Buat invitasi melalui google calendar agar ada reminder kepada peserta meeting

Best Practice

Tidak ada standar baku bagaimana harus berkomunikasi dengan tools teknologi, semua disesuaikan dengan konten yang dikomunikasikan, orang-orang yang terlibat, tingkat privasi dari bahan pembicaraan. Yang paling penting adalah pesan dapat tersampaikan, tidak menimbulkan masalah baru dan output dapat sesuai yang diharapkan. Perpindahan dari media satu ke media yang lain (misal dari chat ke offline meeting/conference call) harus dilakukan jika dipandang penting untuk mendapatkan efektifitas dan efisiensi pembahasan.

Tahapan & Evaluasi Komunikasi Online

  1. Siapkan bahan yang akan menjadi bahan/pesan diskusi
  2. Tentukan akan disampaikan melalui media apa pesan tersebut, berdasarkan karakter tools yang telah dibahas. Misal:

- Pesan yang bersifat satu arah, pengumuman, edaran, himbauan, survey panjang, dan sejenisnya → Baik disampaikan melalui email
- Pesan yang memerlukan feedback cepat, seperti survey singkat, polling → Baik disampaikan melalui Channel Chat
- Pesan/Topik diskusi yang bersifat rahasia, confidential, sensitif, dan bukan konsumsi umum → Baik disampaikan melalui email (jika butuh pembahasan panjang), atau temporary Channel Group (direct message ke beberapa orang)
- Peserta diskusi sedang mobile → Baik disampaikan melalui mobile group (telegram)

3. Evaluasi berlangsungnya diskusi

- Jika tidak sesuai dengan karakter medianya, misal thread chat terlalu panjang dan terlihat belum akan selesai, segera ganti media komunikasi. Dengan offline meeting atau conference call
- ‎jika diskusi kurang lancar karena bahan pembicaraan kurang detail, siapkan bahan melalui kolaborasi dengan tim
- Team leader dalam thread harus mengambil peran dalam mengevaluasi setiap thread diskusi yang muncul

4. Jika diskusi tidak menemukan hasil atau progresnya terlalu lambat, maka followup ke line manager/atasan langsung/team leader agar bisa membantu mencari solusi

5. Susun lesson learned dari diskusi yang terjadi. Share juga ke tim yang terkait agar bisa menjadi pembelajaran

Kesimpulan

  • Jarak, Ruang, dan waktu bukan halangan untuk tetap produktif dalam teamwork
  • Tidak ada satu tools yang sangat powerful yang bisa dipakai untuk solusi semua bentuk komunikasi online.
  • Penggunaan tools komunikasi harus sesuai dengan karakter pesan/diskusi, audience, dan situasi diskusi
  • Evaluasi komunikasi harus tetap dilakukan, karena perkembangan dan dinamika diskusi bisa saja harus berganti media komunikasi karena situasi sudah tidak kondusif dan efektif lagi

Silakan memberi masukan terhadap bahasan ini, agar pengalaman dapat dibagi, masalah tidak terulang dan Javan semakin kuat.

Getting Stronger with Javan

--

--

Business Process Optimization Partner. Contact us to help you optimize your business using technology.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store