Javan Cipta Solusi
Published in

Javan Cipta Solusi

More focus, less multitasking

Secara natural, kita bisa melakukan banyak hal dalam hidup ini secara multitasking. Contoh sederhananya, kita terkadang menyetir mobil sambil tetap mendengarkan radio dan memperhatikan peta. Tetapi, apakah sesuatu yang bisa kita lakukan berarti itu hal yang baik dan harus kita lakukan?

Contoh kasus menyetir mobil sambil bermain gadget, telah cukup lama dilarang dan terus disosialisasikan oleh pihak kepolisian. Ya, tentu karena hal itu sangat berbahaya. Mengemudi sangat membutuhkan fokus karena lalai sepersekian detik saja, nyawa taruhannya.

sumber: instagram divisihumaspolri

Dalam dunia bisnis, multitasking dianggap dapat menaikkan produktivitas karena memungkinkan mencapai 100% utilization. Perusahaan yang memiliki resource terbatas juga seringkali tidak memiliki pilihan lain untuk dapat mengerjakan multiple proyek tanpa harus menambah pegawai. Efisiensi resources menjadi isu yang cukup hangat, terutama jika dikaitkan dengan cost yang akan muncul jika kita melakukan penambahan pegawai tanpa strategi yang matang.

Nah, dalam konteks software development, multitasking ini bisa membawa bencana karena kehilangan fokus. Effort yang diperlukan untuk context switching justru bisa mengurangi produktivitas dan yang lebih fatal, berujung pada menurunnya kualitas hasil pekerjaan. Untuk menyamakan persepsi, multitasking yang saya maksudkan adalah mengerjakan multiple project dalam waktu yang bersamaan.

Misalnya dalam hal coding, kita harus mengingat banyak hal terkait teknis seperti arsitektur aplikasi, skema database, configuration, dan terutama adalah konteks aplikasi yang sedang kita kembangkan. Mengerjakan multiple project berarti kita harus menyimpan sangat banyak informasi yang sangat berbeda dan spesifik.

Gerald Weinberg mengajukan rule of thumb tentang waktu yang terbuang untuk melakukan project switching sebagai berikut:

sumber: Quality Software Management: Systems Think

Pada gambar tersebut, semakin banyak project yang kita kerjakan, maka waktu untuk melakukan switching semakin banyak, dengan asumsi 20% waktu kerja kita perlukan untuk melakukan switching ini.

Mitos yang ada, multitasking seakan kita mengerjakan task secara bersamaan sehingga bisa mempercepat. Padahal pada dasarnya, kita hanya mampu mengerjakan 1 task saja pada waktu tertentu, sehingga perlu melakukan context switching untuk mengerjakan task dari project lain. Switching ini mahal, karena membutuhkan waktu untuk berpindah konteks dan beradaptasi. Switching ini juga meningkatkan stress, karena pada dasarnya project lain yang kita tinggalkan juga tetap ada di pikiran, menunggu untuk dieksekusi kembali. Switching juga berpotensi menurunkan kualitas, karena kita dituntut segera pindah konteks project sesuai jadwal sehingga bisa melupakan hal-hal esensial yang perlu waktu untuk fokus.

Switching ini juga bisa diperparah jika kita mengerjakan beberapa proyek dengan arsitektur,teknologi, coding standard, dan subject matter yang berbeda. Multitasking juga cukup sulit, karena tiap individu harus keep on track pada semua project. Setiap anggota tim harus mengikuti perkembangan semua project yang dia ikuti. Berapa waktu yang harus dia habiskan hanya untuk mengikuti internal meeting dan berbagai ceremonial lainnya.

Ilustrasinya , dengan melakukan multitasking secara paralel , maka gambaran schedulingnya kurang lebih sebagai berikut:

Di sisi lain, apabila kita melakukan pengerjaan project secara sequential, dimana tim fokus pada project 1 sebelum beralih pada project 2, maka ilustrasinya sebagai berikut:

Pada kedua gambar diatas, terlihat bahwa hasil akhir ketiga project memang bisa sama, selesai di minggu 20. Tapi bayangkan manfaatnya jika kita bisa deliver lebih awal untuk project 1, maka manfaatnya akan segera terasa. Bugs, Changes, dan berbagai kompleksitas project segera dapat ditemui dan diselesaikan apabila kita dapat deliver lebih awal. Resiko terlalu besar apabila semua project baru bisa deliver di minggu 20, karena apabila ada permasalahan maka waktunya sudah tidak memungkinkan untuk mencari solusi. Bahkan, ini pun kita mengabaikan cost untuk melakukan context switching yang dilakukan oleh setiap developer pada gambar pertama.

Namun, dalam beberapa hal multitasking masih sangat dimungkinkan, tergantung nature dari aktivitas itu sendiri. Pekerjaan non technical seperti Project Manager ataupun Scrum Master bisa jadi membuka ruang untuk melakukan multitasking. Karena sebagai PM ataupun Scrum Master, jobdesk yang dihandle dalam berbagai project bisa dianggap hampir mirip, sehingga bisa meminimalisir context switching.

Kalaupun dalam realitanya, diharuskan multitasking bagi developer karena tuntutan pekerjaan atau kebijakan organisasi, maka sangat disarankan untuk membuat komitmen yang jelas tentang waktu perpindahan pengerjaan project. Sangat tidak masuk akal, apabila dalam setiap jam, misalnya, seseorang berpindah-pindah terus konteks pekerjaannya. Boleh jadi, ada yang salah dalam project management yang kita terapkan.

Jika kita menerapkan agile project management, maka yang sangat ditekankan adalah adanya cross-functional team, bukan multi-project team. Dengan pendekatan ini, individu dalam tim project dimungkinkan untuk mengerjakan lebih dari 1 tipe pekerjaan, misalnya coding sekaligus testing, atau bahkan database analyst. Hal ini justru dapat meningkatkan kualitas pekerjaan tim, karena pengetahuan yang dimiliki developer lebih komprehensive, dan tidak menimbulkan banyak kesulitan dalam context-switching karena dalam project yang sama.

Dengan konsep cross-functional tim, sebenernya masalah efisiensi resource dapat diselesaikan. Tapi, memang tantangan untuk membentuk high skilled team lebih susah dibanding memaksa resource untuk mau mengerjakan multiple project yang konteksnya benar-benar beda.

Kesimpulannya, melakukan sesuatu secara fokus bisa meningkatkan kualitas pekerjaan yang dihasilkan, meningkatkan happiness, dan memudahkan kontrol terhadap progress pekerjaan. Apabila setiap individu dalam tim bisa mengoptimalkan kinerjanya tentu akan berdampak secara langsung bagi kualitas pekerjaan tim.

--

--

Business Process Optimization Partner. Contact us to help you optimize your business using technology.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store