Optimasi Shared Drives di Google Drive Untuk Kolaborasi File antar Team

Google Drive adalah salah satu platform sharing yang sangat powerful karena bisa melakukan sharing file maupun folder sesama pengguna Google Workspace maupun Gmail. Kelemahan metode sharing ini adalah owner dari file/folder ialah user yang membuat atau mengupload dokumen tersebut. Hal ini menjadi masalah jika kemudian hari user tersebut resign sehingga user email dihapus. Penghapusan ini berpotensi menjadikan dokumen tersebut hilang, walaupun ada opsi untuk backup sebelumnya.

Google Drive menghadirkan fitur baru terkait dengan kolaborasi dokumen, yaitu Shared Drives. Fitur ini hanya tersedia di Google Workspace versi berbayar. Google Workspace versi Free yang saat ini masih bisa dipakai, belum mendapatkan fitur ini.

Shared Drives vs Shared Folder

Bagi pengguna Google Drive pasti sudah paham dengan Shared Folder, dimana pengguna bisa melakukan kolaborasi dokumen dengan banyak user. Apa bedanya dua fitur tersebut?

1. Pada Shared Drive, dokumen dimiliki oleh Administrator. Pada Shared Folder, dokumen dimiliki oleh pengguna yang melakukan upload
2. Dokumen akan tetap ada dan bisa di akses, walaupun user yang membuat dokumen telah di hapus dari Google Workspace

Kapan Memakai Shared Drives

Shared Drives disarankan untuk dipakai untuk berkolaborasi secara tim pada kondisi berikut:

1. Sedang mengerjakan proyek dengan sekelompok orang yang semuanya membutuhkan akses ke file yang sama.
2. Membutuhkan satu tempat sharing dokumen untuk satu Divisi
3. Sebagian besar dokumen dishare ke semua anggota tim
4. Dokumen bisa di organisir dalam folder yang konsisten
5. Dokumen yang dibagikan bukan konten pribadi atau rahasia dan dapat diakses oleh semua anggota tim

Pembuatan Shared Drive

Pembuatan shared drive bisa di lakukan oleh Admin akun Google Workspace berbayar. Pada halaman Google Drive, cari pada navigasi kiri, Klik Kanan Shared Drives → New Shared Drive…

Kelola Akses Shared Drives

Admin dapat melakukan pengelolaan hak akses terhadap Shared Drives. Link untuk mengelola pengaksesnya ada di pojok Kanan atas: Manage Members

Ada beberapa level akses Shared Drives:
1. Manager : Level Tertinggi, bisa mengelola Dokumen, user dan setting
2. Content Manager : Full akses terhadap dokumen, tapi tidak bisa menambah user maupun mengubah setting
3. Contributor : Bisa melakukan add dan edit files
4. Commenter : Bisa melakukan view dan comment files
5. Viewer : Hanya bisa melakukan view files saja

Keterbatasan Shared Drives

Disamping kelebihan yang sudah dibahas, Shared Drives juga memiliki keterbatasan:
1. Satu shared drive berisi maksimum 400,000 file dan folder
2. Tidak direkomendasikan untuk Satu Shared Drives berisi semua hal dan semua topik. Harus fokus pada tujuan tertentu, agar tidak melebihi batas maksimum file
3. Kita tidak bisa memindahkan folder dari My Drive ke Shared Drives. Untuk memindahkan folder, harus create ulang folder dan memindahkan banyak file sekaligus
4. Hanya file yang kita sebagai owner yang bisa dipindahkan dari My Drive ke Shared Drives

Mulai Memindahkan File dari My Drive ke Shared Drives

Untuk memindahkan file, ikuti langkah ini:
1. Masuk ke Shared Drives, Create Folder di Shared Drives sesuai kebutuhan
2. Masuk ke My Drive, Select File dimana kita sebagai ownernya. Select multiple file bisa dilakukan
3. Pindahkan dengan cara Drag and Drop atau melalui Klik Kanan → Move to…
4. Misal dari 10 file yang dipindah, ada 1 file dimana kita bukan owner file tersebut, maka pemindahannya akan gagal

Demikian petunjuk singkat untuk memaksimalkan Shared Drives, sehingga data dimiliki oleh Admin, bukan masing-masing user, sehingga ketika user dihapus maupun tidak lagi terlibat dalam tim, file tetap aman.