Peran Manajer Dalam Melakukan Tindak Lanjut (Follow Up)

Kemampuan pemain sepak bola, diukur dari seberapa banyak gol yang berhasil ia ciptakan. Keberhasilan seorang pelatih, diukur dari seberapa banyak tim nya mampu menang.

Seorang individu dalam sebuah tim, kemampuannya diukur berdasarkan hasil dari apa yang ia kerjakan secara langsung. Sedangkan seorang manajer (di level berapapun), kemampuannya diukur dari kinerja tim yang dikelolanya. Jadi jika anda seorang manajer, dan Anda masih harus mengambil alih pekerjaan tim Anda agar bisa meraih tujuan yang anda tentukan, maka sebenarnya anda telah meraih kegagalan.

Langkah pertama untuk mengetahui tingkat keberhasilan dari tim Anda adalah dengan menentukan “skor” yang bisa anda gunakan. Semuanya harus bisa di-kuantifikasik-an. Kuantifikasi ini penting karena bersifat ilmiah, bisa dipahami oleh semua tim (tidak ambigu), dan bisa dikelola.

Masih tidak percaya kenapa kuantifikasi ini penting? Coba bayangkan jijka Anda seorang Guru pada suatu Sekolah Dasar, dan Anda menentukan beberapa murid Anda untuk tinggal kelas (tidak naik kelas) tanpa adanya “skor” yang bisa Anda tunjukkan ke Wali Murid yang bersangkutan. Maka Anda harus bisa menyiapkan argumen yang hebat untuk menjawab keberatan dari wali murid yang anda minta untuk tinggal kelas.

Akan lain cerita jika Anda dapat menunjukkan bukti bahwa Murid yang mesti tinggal kelas tersebut memang memiliki nilai di bawah standar yang sudah ditentukan. Ditambah lagi dia menempati rangking paling bawah di antara semua murid di sekolahnya.

Pentingnya Melakukan Follow Up

Pada “Buku Saku Manajer”, Armala menjelaskannya dengan sangat baik. Perhatikan grafik berikut ini:

Kinerja tim yang tidak pernah Ditindak Lanjuti oleh Manajer nya akan terjun bebas menuju kemerosotan seiring berjalannya waktu. Dan semakin lama, tingkat kinerjanya akan semakin turun. Lebih parahnya lagi, akan semakin sulit juga untuk dikembalikan ke performa normal. “Sudah Terlanjur Parah”.

Kemudian perhatikan grafik berikut ini:

Inilah yang diajarkan oleh Armala melalui “Buku Saku Manajer” nya. Bahwa seorang Manajer harus secara RUTIN atau BERKALA melakukan Tindak Lanjut terhadap kinerja Tim nya. Agar kinerjanya selalu berada pada garis normal atau bahkan pada garis Kinerja Terbaik — Best Demonstrative Performance (BPD).

Pada saat melakukan Tindak Lanjut, Manajer wajib mengevaluasi “skor” yang telah disekapati. Apakah masih baik-baik saja, atau sudah berada di bawah garis normal sebagaimana standar yang telah diharapkan.

Tapi ingat, bahwa tugas Manajer juga tidak hanya sekadar melihat “skor” yang ada. Manajer perlu melakukan “diagnosis” dari angka-angka yang ada, mencari tahu penyebab dari apa yang terjadi.

Jika yang terjadi adalah keberhasilan, semua angkanya baik, maka cari tahu apa yang menyebabkan hal tersebut. Berikan juga pujian yang tulus dan ucapan terima kasih kepada tim yang telah berhasil melakukan pekerjaannya dengan baik.

Apabila tim anda menghasilkan “skor” yang buruk, lakukan evaluasi. Temukan penyebab masalahnya, tentukan strategi untuk bisa mendongkrak kembali kinerja tim. Tegur tim anda yang melakukan kesalahan, berikan feedback yang baik, dengan fokus terhadap jalan keluar dan penemuan masalah inti.

Ingat, sebagai seorang manajer Anda harus secara Rutin melakukan Tindak Lanjut. Anda harus Mampu memberikan ide atau strategi, atau, Anda harus mampu membuat tim Anda dapat menemukan idenya sendiri.

Thank You