Nov 16, 2020
Project Management Plan dan Peran Penting bagi Perusahaan
Apa itu Project Management Plan
Project Management Plan didefinisikan oleh PMBOK Guide sebagai berikut:
The document that describes how the project will be executed, monitored and controlled, and closed.
Project Management Plan berisi penjelasan tentang bagaimana rencana-rencana dan keputusan Project dijalankan. PMBOK menyebut Project Management Plan sebagai “living document”, yang artinya jika terdapat perubahan pada rencana Project ketika Project berjalan, maka Project Management Plan juga perlu diupdate. Manajemen proyek ini dapat menjadi alat yang sangat penting di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya secara efektif dan efisien. Namun, hal ini tentu tidak menjamin keberhasilan proyek.
Mengapa hal ini penting? Project Management Plan berisi rencana, objective, “deliverable” yang akan diberikan ke Client, bagaimana cara menangani suatu project, bagaimana risiko tersebut ditangani, siapa yang bertanggung jawab, bagaimana Project Manager memonitor dan menangani Project, bagaimana sebuah perubahan ditangani oleh team dan Project Manager. Secara sederhana isi dari Project Management Plan berupa 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How).
Dasar Pembuatan Project Management Plan
Berikut ini adalah beberapa dasar dalam membuat rencana manajemen yang perlu diperhatikan:
1. Project charter, digunakan sebagai titik mula untuk perencanaan awal dalam initiating process group.
2. Output from other processes. Semua baseline dan subsidiary plan yang menjadi output pada proses perencanaan lainnya akan menjadi input pada proses ini.
3. Organizational process assets, berupa guideline yang telah terstandarkan Work Instruction (WI), template project management plan, prosedur change control, project files dari berbagai proyek, historical information dan lesson learned knowledge base, dan konfigurasi management knowledge base.
Proses Pembuatan Project Management Plan
Project Management Plan dibuat oleh Project Manager, ditandatangani oleh Key Stakeholder, dan menjadi dasar (baseline) rencana Project. Jika terdapat perubahan, maka secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam Change Control dan menjadi bahan perbandingan antara Project Actual dan Project Baseline. Setelah Project Manager menyelesaikan dokumen Project Management Plan, selanjutnya akan diadakan Kick-Off Meeting untuk memulai Project secara resmi.
Apa tujuan dari Kick-Off Meeting?
Untuk memberitahukan secara resmi kepada Stakeholder bahwa Project berjalan dan memberikan gambaran tentang aktivitas apa saja yang akan dilakukan.
Baseline Project Management Plan
Project management plan memiliki baseline yang akan dibuat dalam fase perencanaan. Terdapat 3 baseline, diantaranya adalah,
- Scope Baseline, berisi tentang Project Scope Statement, WBS, dan WBS Dictionary
- Schedule Baseline, berisi tentang Project Schedule yang memiliki Start Date dan End Date untuk masing-masing aktivitas.
- Cost Baseline, berisi tentang Project Budget.
Ketiga baseline tersebut biasanya disebut sebagai Performance Measurement Baseline. Performance tersebut kemudian akan menjadi laporan kepada stakeholder mengenai kondisi proyek, apakah masih in scope atau out of scope. Dan apakah under, within atau over budget, dan apakah behind, on, atau ahead schedule.
