Onboarding Virtual: a experiência Sanar
A pandemia de coronavírus nos levou a estruturar vários processos para possibilitar a operação remotamente. Neste artigo, eu vou contar como tem sido a experiência da Sanar em recepcionar os novos colaboradores virtualmente.
No ano passado, com o crescimento do time, a Sanar estruturou um novo modelo de onboarding.
Uma das formas de entender a importância do onboarding é o ELTV — Employee Life Time Value: o valor líquido total ao longo do tempo que um funcionário traz para a organização.
No gráfico, o eixo X representa o tempo em que o funcionário passa na organização e o eixo Y representam os resultados do colaborador. Um bom programa de integração alcança dois grandes objetivos:
- Diminuir o tempo necessário para um colaborador atingir o ponto de contribuição total (fully contributing);
- Aumentar a probabilidade de permanência a longo prazo na empresa.
Foi definido que as pessoas seriam contratadas no início de cada mês e que todos viriam ao escritório de Salvador para participar do onboarding. Assim, formamos turmas de onboarding, facilitando a operacionalização desse processo.
Devido a pandemia, em março deste ano, decretamos oficialmente o trabalho remoto para todos na Sanar.
A equipe de People se deparou com o desafio de receber os novos colaboradores virtualmente. Como fazê-los se sentir conectados, mesmo a distância?
O passo 1 foi separar e enviar para todos o que seria necessário para iniciar o trabalho nesses dias de quarentena: kit de boas vindas, bloquinho de notas, computador, camisa, highstakes (elemento do nosso dia a dia), uma cartinha e alguns mimos. Todos receberam os materiais em casa. A receptividade foi muito positiva.
Outra etapa importante foi estruturar os primeiros dias no escritório virtual da Sanar. O time de People organizou um cronograma, baseado no onboarding presencial, migrando as atividades para o ambiente virtual com algumas adequações:
DIA ZERO: É importante que o novo colaborador chegue com algumas referências básicas. Por isso, enviamos um e-mail com um vídeo dos nossos co-founders dando boas vindas, além de mais algumas informações.
DIA 1: Normalmente é nesse momento que entregamos o kit de boas vindas, que nesse contexto de quarentena foi enviado anteriormente. Reunimos todos em uma videoconferência e dividimos os temas em:
- Dinâmica de apresentação para quebrar o gelo;
- Sobre o onboarding;
- História da Sanar;
- Cultura, estrutura organizacional, estratégia atual e onde queremos chegar;
- Nosso escritório (nesse contexto, nossos ambientes virtuais);
- Gestão de Desempenho e feedback;
É nessa etapa que os novos Sanáticos recebem os benefícios e assinam os contratos. Para dar mais energia, envolvemos pessoas diferentes em cada um dos momentos, além de trazer slides, vídeos e dinâmicas.
DIA 2: Começamos a mergulhar no que move o nosso dia a dia: produtos e clientes. Esse dia é fundamental para desenvolver uma cultura pró cliente.
- Dissecamos cada produto da Sanar;
- Mergulhamos ainda mais na estratégia atual.
- Entender nosso cliente: conhecer (e às vezes atuar) no Sucesso do Cliente e no setor Comercial.
Ainda no dia 2 também falamos sobre a logística e nosso Centro de Distribuição. Na versão presencial do onboarding, essa etapa acontece no dia seguinte, onde os novos Sanáticos visitam o CD e colocam a mão na massa para entender empiricamente como o setor funciona. Porém, com os esforços para manter o isolamento físico, substituímos essa etapa por uma breve apresentação do setor.
Sabemos que há pontos que precisam melhorar, como por exemplo, a quantidade de informações passadas por um único meio. No onboarding presencial, a dinamicidade do escritório ajuda a diluir o conhecimento em vários dias e ambientes diferentes.
Esse é um desafio grande: fazer as pessoas sentirem-se conectadas e atentas.
De modo geral, essa primeira experiência do onboarding virtual foi satisfatória. Recebemos bons feedbacks e algumas sugestões do que pode ser melhor.
Para garantir a segurança dos nossos colaboradores, decretamos home office até dezembro de 2020. Enquanto isso, nos aprimoramos a cada onboarding realizado — já foram nove.
