Processo Seletivo: 3 aprendizados com o “produto” do recrutamento
Por Ricardo Batista
Em junho de 2020, começamos a implementação de um novo processo seletivo na Sanar.
Íamos dobrar de tamanho naquele ano (provavelmente iremos dobrar em 2021 também) e percebemos que o nosso processo não era atrativo e nem escalável. Como não tínhamos muitos especialistas em recrutamento no time, contratamos uma consultoria (Ellas) que nos ajudou nessa reformulação.
Tivemos muitos aprendizados nesse período de implementação e decidi compartilhar alguns com vocês.
1. Encarar o processo seletivo como um produto
É muito importante que você crie um processo que satisfaça todos os seus clientes. E quem são os seus clientes na ótica de seleção? Os dois principais são os candidatos e os hiring managers. Seu objetivo é criar um processo que conecte a história dos candidatos com os desafios apresentados pelo hiring manager. Se isso não estiver acontecendo, o seu produto está falhando.
Diferente de um projeto, um produto não tem início, meio e fim. Sabíamos que toda essa reformulação seria um passo inicial para a nova era de recrutamento na Sanar, porque teríamos que analisar periodicamente a eficiência do nosso processo e ir mudando ao longo do caminho.
O processo antigo era mal estruturado. Tínhamos entrevistas repetitivas, não existia um foco no encantamento do candidato, o time não participava para ajudar o líder a tomar a melhor decisão. Depois de conversar com vários stakeholders (hiring managers, HRBP’s, founders…) construímos um MVP focando em sanar os maiores problemas encontrados.
É desagradável participar de um processo em que você tem que repetir as mesmas histórias em cada entrevista. Com o novo processo, nossas entrevistas passaram a ter um foco e um roteiro específico para cada etapa. Ainda temos gestores que não seguem o roteiro e acabam fazendo as mesmas perguntas que já foram feitas ao candidato, mas estamos tomando medidas para conscientizar essas pessoas a seguirem o que é proposto.
Uma grande vitória que tivemos foi a de mudar a mentalidade dos gestores, que chegavam nas entrevistas com o objetivo de “metralhar” os candidatos com perguntas (muitas vezes irrelevantes), para focar no encantamento antes da avaliação. A Sanar é uma empresa encantadora pelo propósito, cultura, pelos talentos, mas ainda não somos tão conhecidos no mercado. Quando encontramos um talento, não adianta passar o tempo todo da entrevista verificando se de fato ele é um talento. É preciso investir uma boa parte do tempo mostrando como a Sanar pode ser a empresa ideal para o próximo passo de carreira da pessoa. Do que adianta validar que aquela pessoa é um talento se você não permite que ela valide se sua empresa é a ideal?
Um outro ponto importante nesse novo processo, foi o de colocar o time para fazer parte das entrevistas e com isso tivemos dois ganhos. O time passou a dar pontos de vista diferentes sobre a pessoa candidata para os hiring managers, e também permitiu que os candidatos conhecessem quem seriam as pessoas que estariam com eles no dia a dia (o que gerou um aumento significativo no engajamento deles com o nosso processo).
O nosso “produto” seletivo não é algo imutável. Estamos sempre avaliando o que está funcionando e o que precisa ser melhorado. É muito importante que todos as pessoas que trabalham com talent acquisition tenham essa mentalidade de produto para não ficarem acomodados com seus processos. Precisamos sempre levantar hipóteses, testar, aprender com os erros, avaliar os indicadores, testar novamente, acertar, melhorar o que acertou… É um ciclo sem fim, mas extremamente importante para termos processos inteligentes.
2. Definir as principais métricas do seu produto
Como todo produto, não adianta lançar novas features se você não consegue acompanhar o resultado delas. Desde o início, nós nos perguntamos quais seriam as métricas que iriam nos guiar nesses primeiros meses para percebermos se as medidas tinham sido eficazes.
Tínhamos alguns números críticos antes do novo processo. A nossa conversão de offer aceitas estava abaixo das nossas expectativas, nosso NPS dos candidatos chegou em alguns momentos a ficar negativo, e o tempo médio de fechamento de vagas estava muito longo.
Com o novo foco em encantar, nós conseguimos melhorar o nosso número de offer aceitas em cerca de 30% e aumentamos nossa nota do NPS.
Apesar do tempo médio para fechamento da vaga ter diminuído em um terço, ainda precisamos fazer ajustes para chegar ao tempo que consideramos ideal. O nosso foco no encantamento foi tão grande que não conseguimos construir algo inteligente para fechar as vagas de forma tão rápida e esse é um dos desafios que ainda precisamos vencer.
3. Ter sempre a preocupação e empatia com a experiência dos candidatos
Se você gera uma experiência ruim, isso pode ser divulgado no mercado. Da mesma forma que se você consegue gerar uma excelente experiência aos candidatos, eles podem virar promotores do seu processo para outras pessoas.
Uma das métricas mais importantes para o nosso time hoje é a de NPS. No mesmo e-mail de reprovação, nós enviamos uma pesquisa perguntando de 0 a 10 o quanto aquela pessoa recomendaria o nosso processo para um amigo (enviamos essa pesquisa apenas para os reprovados). Depois de 7 meses, lendo sempre os feedbacks e atuando em cima deles, conseguimos sair da Zona Crítica e chegamos hoje a Zona de Qualidade.
Dois pontos foram cruciais para esse resultado tão expressivo. O primeiro foi a mudança da mentalidade de todos os envolvidos. Conseguimos disseminar a cultura de que precisávamos encantar antes de entrevistar. O segundo está relacionado ao nosso retorno para os candidatos. Aos poucos estamos conseguindo educar os gestores e recrutadores a enviarem feedbacks personalizados em todas as etapas do processo e isso vem sendo elogiado pelos candidatos.
É muito importante diferenciarmos retorno de feedback. Aqui na Sanar nós damos retornos (positivos ou negativos) a todas as pessoas que se inscrevem em uma vaga. Acredito que isso seja uma prática comum no mercado também. Porém, conseguimos criar uma inteligência no nosso processo para gerar feedbacks personalizados até na etapa de triagem (quando os candidatos nos enviam vídeos contando suas experiências). Essa inteligência fez com que nosso NPS na fase de inscrição saísse de -19 para 51. Hoje 55% das pessoas que são reprovadas nesta etapa de vídeo dão nota 10 no nosso processo sem ter contato por telefone ou por vídeo com os recrutadores.
O que eu aprendi com 7 meses de implementação do novo processo seletivo da Sanar é que os candidatos entram no processo não só procurando um emprego, eles querem ter uma experiência diferente. É muito importante que os recrutadores se desafiem a gerar uma boa experiência para os candidatos. E o ponto principal disso é poder fidelizar as pessoas candidatas com a sua marca empregadora e, quem sabe, poder recrutá-las em uma outra oportunidade no futuro.
