İş Süreçlerinizi Diyagramlara Aktarmanın 6+6 Altın Kuralı

BPM(Business Process Management) İş süreçleri Yönetimi Nedir, Süreç nedir, neden önemlidir gibi bazı temel kavramlardan kısaca bahsedeceğim. Sonrasında süreç diyagramı çizmek için kullanılan metodolojiden ve çizilen diyagramın daha iyi olması için 6+6 maddeden bahsediyor olacağım.

Öncelikle süreç nedir bahsetmekte fayda var.

“Bir olayın yada olaylar silsilesinin belirli bir sonuca doğru gitmesi ve bu silsilenin belirli değişimlerden etkilenerek oluşması ve bu şekilde tekrarlanabilir bir yapı oluşturmasıdır.”

Aslında hayatımızın her anı ve işletmelerin her departmanında, insan kaynaklarından satın almaya, müşteri hizmetlerinden pazarlamaya veya kredi verme, ekspertiz, sigortalama, sipariş, teslimat gibi faaliyetlerin hepsi belirli kişiler tarafından yürütülen süreçlere bağlı olarak devam etmektedir.

İşlerimizin dijitalleşmesi ve personel devir hızının artması ile birlikte, bu bahsettiğimiz şirket kültürünün yazılı ve yaşayan bir olguya dönüşmesi kaçınılmaz. Bu yazıda vereceğimiz örnekleri, şirket olarak hem kullandığımız hem de danışmanlığını vermekte olduğumuz IBM Blueworks Live çözümü üzerinde anlatacağız.

Süreçlerin dökümante edilmesinin ardından, devamlı izleyerek ölçümlemek, verimliliği arttırmanızı ve maliyetleri düşürmenizi sağlayacaktır. Bu noktada da iş süreçlerini otomatikleştirmenize, izlemenize ve sürekli olarak iyileştirmeniz için İş Süreçleri Yönetimi (BPM) çözümü sizlere yardımcı olacaktır. IBM Business Process Manager, BPM çözümleri arasında öne çıkan özellikleri ile bu dönüşüm sürecinin başarı ile tamamlanmasını sağlayacaktır.

Bu yazımda süreç diyagramı çizimi yapılırken temelde kullanılan metodolojiden bahsedeceğim.

1. Sürecin Aktivitelerini belirleyin (Discovery Map)

Bu aşamanın amacı Aktiviteleri sırasız bile olsa belirlemektir. (Bu aşamada ürünlerin Discovery Map özelliğini kullanabilirsiniz.)

Bu aşamanın temel amacı; süreçte gerekli girdi ve çıktıların belirlenmesi, kullanılacak sistemlerin belirlenmesi, başka süreçlerle olan ilişkileri, kararlar, hizmetler gibi temel kavramları içermelidir.

İPUCU: Aktivitelerin birbiriyle olan ilişkileri düşünülmeden aklımıza gelen tüm Aktiviteleri dikey kolonlarda (milestone) mantıksal olarak gruplayarak not edin.

2. Aktiviteleri Sıralayın

Süreç akışına geçebilmemiz için Discovery Map’te belirlediğiniz aktiviteleri kronolojik bir sıraya göre düzenleyelim. Bazı adımlar döngüsel bir yapı içinde birden çok yerde olabilir, Bu aşamada ilk oluş noktasında bırakın ancak not etmeyi unutmayınız.

3. Her Aktivite, Koşul ve Olay için doğru sembolleri kullanın.

Süreç diyagramlarını çizmek için dünyada kullanılan çok fazla ürün ve veri formatı vardır. Her ürünün kendine özgü özelliklerinin olması standartlaşmayı engellemektedir. Hem ürünler arası geçişler ve çizilen süreç akışlarının süreç motorlarında daha rahat çalıştırabilir olması için hem de herkes tarafından daha doğru çizilip daha doğru okunabilmesi için BPMN 2.0 standartlarını öğrenmeye ve bunları kullanmaya dikkat etmek faydalı olacaktır.

İPUCU: BPMN 2.0 diyagramında göreceğiniz Aktivite türleri, Koşul ifadeleri ve Olay ifadelerini inceleyin ve süreç diyagramı çiziminde kullanarak daha doğru süreçler tanımlayın.

4. Aktiviteler arası bağlantıları tanımlayın.

Aktivite tiplerini belirledikten sonra Aktiviteler arasındaki olaylar ve koşul ifadelerini belirleyin. Koşul ifadelerinden Aktiviteler giden bağlantılarına açıklayıcı şekilde yorumları mutlaka ekleyin.

5.Sürecin başlangıç, bitiş noktaları ve diğer süreçlerden mesaj alabileceği yada başka süreçlere mesaj gönderip göndermediğini belirleyin

Sürecin ne zaman başladığı, ne zaman bittiği genelde çok atlanan bir noktadır. Bu noktada süreç sahipleri ve yöneticiler için bu sınırlar mutlaka belirtilmelidir. Ayrıca süreçler arası iletişim noktaları mutlaka belirlenmelidir.

6. Süreç diyagramınızı gözden geçirin

Çizilen süreci gözden geçirin ve eksik Aktivite kalmayana, olabildiğince ayrıntılı ve anlaşılır olana kadar tekrar tekrar revize edin. İyi dokümente edildiğinden emin olun. Okunabilir, anlaşılabilir ve basit olduğundan emin olun.

İPUCU: Son olarak konu hakkında bilgisi olmayan bir iş arkadaşınıza süreç diyagramını gösterin ve mutlaka ne anladığı hakkında konuşun.

İYİ BİR SÜREÇ DİYAGRAMI İÇİN 6 ALTIN KURAL

1. Okunabilir, anlaşılabilir ve basit olduğundan emin olun.(Süreç sahibi dışında birinden sürecinizi anlayıp anlayamayacağı konusunda görüşme yapın)

2. Sürecin yetki şemasını ve mantıksal okunabilirliğini artırmak için yatayda Yetki Kulvarı (Swim Lane) ve dikeyde Milestone kullanmaya özen gösterin.

3. Süreç çiziminin daha okunur ve daha anlaşılır olması için çizimin genel hattıyla soldan sağa olmasına dikkat ediniz.

4. Süreci fazla uzun ve karmaşık tasarlamayın. Mümkün oldukça alt süreçlere ya da bağlantılı süreçler şekilde tasarlanmasına önem gösteriniz.

İPUCU: Elle çizim yaptığınızı düşünüyorsanız bir A4 kağıdını geçmemesi gerektiğini düşünün.Genel olarak 7 milestone ve 7 Yetki Kulvarından (Swim Lane) fazla olmamasına dikkat ediniz. Eğer fazla ise alt süreçlere ve bağlı süreçlere dönüştürmeye çalışın.

5. Aktivitelere Koşullara ve Olaylara detaylı açıklamalar girmeyi unutmayınız. Eğer varsa ilgili form, doküman veya tasarımları da mutlaka ekleyin.

6. Çizilen hiç bir sürecin kalıcı olduğunu düşünmeyin.Hem doğası gereği, hem değişen dünya koşulları, hem de otomatikleşmeye geçme süreçlerinde sürekli revize gerektiğini unutmayınız. BPM’in de asıl amacının süreçleri görünür kılarak hızlı ve çabuk iyileştirmelere imkan vermesi olduğunu unutmayın.