【 企業案例】 綠米聯創科技引進 Jira + Confluence 進行數位轉型、實現高效管理

本文作者是來自深圳綠米聯創科技門鎖中心運營部的運營經理：韋金娜。

韋金娜擁有8年項目管理經驗，2~3年運營管理經驗，工作以來擔任過多種職場角色（項目經理，總裁助理，研發管理總監，運營經理），接觸過 SA、P、SFC、PDM、K3、OA、禪道、黑雲、Odoo、Jira & Confluence 等系統。

「2019年3月底才初遇 Jira，雖然沒有5~10年的緣分，但 Jira 讓我受益良多，快速成長。」
— — 韋金娜

公司介紹

深圳綠米聯創科技有限公司，品牌 Aqara(中文名安卡薩)。是一家智能家居技術公司，小米生態鏈的公司之一，負責小米智能家居方向的產品研發。

公司以全屋智能為理念的自有品牌 Aqara，接入了 Apple HomeKit、小米米家、Google Assistant 、Amazon Alexa 等多個平與全球眾多智能產品互聯互通，專注於低功耗創新型智能家居系統的研究與推廣，致力於打造每個人都能玩的智能家居。

產品包括溫度、濕度、門窗、人體、水浸、煙霧、燃氣、光照和睡眠等各類傳感器，以及智能開關、插座、窗簾電機、空調遙控器、調光器、門鎖等各類智能遙控器。

同時支持行業應用的自動化控制與大數據分析平台，智能家居4S服務體系，擁有覆蓋全國大部分城市的500家服務商，400家智能家居體驗館，為上萬個用戶提供了上門勘測、方案設計、安裝調試與售後維護一系列相關服務。

項目背景

作為項目經理，在為企業選擇管理系統時，首先需要思考企業需要什麼樣的管理模式？

管理雖然簡單說就是管人理事。

管人不僅需要管理好自己，還需要管理好別人。
理事方面就有更多的問題，如難量化、不透明、互相推諉等。

所以在為 Aqara 選擇管理系統時，我們首先聯合各項目經理探索管理模式，整理各部門 leader 不同的管理方式，收集各個團隊的反饋需求。

根據這些資料，我們總結了公司所需要高效管理的8個方面。同時，我們也驚喜地發現 Atlassian 產品可以很好地滿足我們的需求。

我們選擇了 Jira、Confluence 及插件 Bigpicture、Tempo、synapseRT，這些工具組合給團隊帶來現代化管理、提升信息透明度、實現指標量化、減少溝通成本等優勢。團隊成員之間使用專業工具，也實現了高效協作，及科學的工作方式。

當然，在接受任何新事物時，都會遇到各式各樣的問題。我們在引進 Atlassian 產品的過程中，也經歷了前期困惑-中期驚奇-後期驚喜的三個過程。

前期困惑

在前期推廣過程中，團隊成員都會有以下困惑：

•不會用，不習慣用，不會學著用，忙得沒時間用……

— — >既然有系統了就用吧，不然呢？繼續步行，不開跑車？

• 習慣了口頭、主管指示，拜托這類人情化的管理，導致兩句話能說清楚、開始做的事，就覺得沒必要在系統上登記。久而久之，造成流水賬日報，憑感覺填寫工時，使得管理不清晰。

— —>既然有系統了就用吧，不然這種痛苦的管理模式要持續多久？

中期驚奇

團隊成員在使用 Jira 的過程中一步步摸索，和 IT 討論溝通工作流、欄位等配置，從使用者視角提出需求，實現用戶交互的提升優化。

後期驚喜

隨著對 Jira 、Confluence 等產品的深入使用，Jira 不斷帶給我們驚喜。

以下是我們項目經理時間軸，通過 Jira、Confluence 等產品可以更好、更快地完成項目管理。

應用實踐

應用實踐分享一：Jira 在售後業務場景的使用

1、按實際售後流程搭建配套的 Jira 系統工作流
我們梳理出工作流中所對應的狀態轉換、執行動作、Ower。

• 狀態轉換：

在業務實施的過程中，狀態將在以下幾項中轉換：待辦售後問題、售後方案制定中、等待樣機寄回、問題分析中、解決方案制定中、長期方案執行中、方案重新制定中、已解決待確認、問題關閉。

• 執行動作：

在人員執行的過程中，狀態將在以下幾項中轉換：創建、領取問題、輸出售後方案【樣機寄回、開始分析、制定方案、交付短期方案、執行長期方案、交付長期方案】、關閉問題、重新打開問題、交付新方案。

• Owner：

客服、售後技術支持、售後技術支持、CQE，失效分析工程師/研發工程師，研發/DQE/PQE/工程、研發/DQE/PQE/工程、CQE，CQE、研發/DQE/PQE/工程。

2、Owner + 執行動作 = 狀態轉換看板

3、單個問題執行工作，流動作逐個交付

4、交付售後方案，短期方案，長期方案

5、已解決後又發現方案失效，重新打開

應用實踐分享二：文件管理項目

團隊的日常文件是非常重要的資產，單純的 Confluence 可以實現靜態的文檔管理，如果將 Jira 和 Confluence 結合起來那獲得的是一加一大於二的效果，可以實現動態的統計管理。

為了達到這個目的，我們規劃了文件管理項目，以任務管理的思維進行文件管理。

我們在 Jira 系統上創建了“LC_門鎖文件管理項目”代號FMS，項目成員是所有門鎖人員。將文件結合任務管理，集中在 Confluence 統一管理。

然後，我們進行項目成員職責劃分。

• 項目經理：項目文件任務發起；
• 職能經理：非項目文件任務發起；
• 運營經理：系統維護；
• 經辦人：交付文件完成任務；
• 其他訪客：進入相關連結查閱文件。

接著，我們設計了閉環的文件管理過程：

• 提出需求、接受需求、開始編製、完成輸出、發送通知；
• 更新需求、更新文件、發更新版、再輸出並通知。
• 文件分兩種：按項目開發流程輸出的項目類型文件，和按職能事物需求輸出的非項目類型文件。
• 在文件任務結束時間，完成文件即可。

與文件管理過程相對應的 Jira 工作流如下：

項目具體操作如下：

輸出文件按照《文件名稱_版本_日期》規範命名。

下圖紅框內容顯示了低於 100MB 文件的存放路徑，並抄送通知相關人員。

將大於 100MB 文件儲存在雲端硬碟時，需在 confluence 上點擊導航入口，進入雲端硬碟，上傳文件。

每個項目均可設此文件導航和文件夾，同時設置發送通知的對象。

輸出文件按照《文件名稱_版本_日期》規範來命名。

項目心得

系統是日常工作的輔助，實際過程的處理和具體實施需要團隊中每個人員的協作與努力。

可以借助系統，但不能神話系統，也不用把系統當成負擔。
逐漸適應系統後，你就能體驗到屬於自己的驚喜進步！

經過近2年的磨合實踐，公司所有項目的現況：

• 在Jira 系統上實施管理和監控：
• 通過 Bigpicture 做產品規劃，管控項目計劃；
• 利用 Dashboards 儀表板定製個性化看板，即時監控項目Bug/任務達成情況，實施高效管理。

未來，我們計畫深入挖掘 Tempo 工時管理，評估分析人員能效 EVM，提升員工的工作產值。

同時，我們將會提取 Jira 系統數據結合二次開發，做更直觀的圖像化報表，利用柱形圖、折線圖、條形圖、組合圖等等圖表形式，將各種指標展示在看板上。

原文：客户案例 | 绿米联创科技运用 Jira + Confluence 进行高效管理实践分享

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