如何執行非即時同步的會議

作者：Hiba Amin 譯者：Betty Huang

你有沒有想過多少次你參與的會議其實可以就用寫電子郵件取代。我猜大多數人都有不止一次的經驗吧！事實也正是如此，多數員工一個月花了31個小時再開沒有效率產值的會議。難怪多數的 『開會/會議』總是被指控浪費大多數人的時間。

會議總是開的不好，常常 大家離開會議室後的第一個想法是：早知道一開始我就不要參與這個會議。開會的內容與專案的狀況是可以一封郵件或是一個在Slack 上的訊息就可以總結的。是吧？

開會有效率真的尤其的重要當你在遠端團隊中上班時必須橫框不同的時區

但是你如何確保在開會時不會浪費大家的時間?

可以試試『非即時同步的會議

這並不表示你就完全捨棄一般同步即時的線上會議，非同步的團隊合作只是代表你能在同步即時的會議裡能更有效率的專注在該被討論的工作事情上

什麼是非同步會議?

非即時的溝通是各種溝通方式不用依賴即時的回應。例如，當您發送電子郵件時，發送出的消息時不需要立即答复，這樣的模式的行為就像正在進行的非同步會議一樣。

• 特定的會議參與者
• 開會需達成的目標
• 開會行程表
• 開會筆記

唯一的不同是，您無需花30分鐘時間來一次討論所有內容，而是可以與該會議進行持續的對話。

在大多數情況下，這種情況會在安排會議之前和之後發生。

這是我與經理進非同步會議的方式

會議的主持：

在我的1：1會議中，我們有一個反覆的議程項目：“這周有什麼壓力？”如果遇到任何阻礙，如果我的個人生活中發生了某些事情，真的，如果有什麼讓我感到壓力，我會將其添加為該議程項目的評論。然後，我的經理和我將就該特定項目進行來回溝通。很多時候，在我們安排的一對一計劃之前，問題已得到解決或解決。很棒，因為它為我們留出了更多時間討論議程上的其他事項

會議之後：

在下一步進行之前大量溝通的地方。例如，如果我同意研究如何使用教育預算，那麼我將開始在議程中添加與此相關的評論。我們將就我們認為最適合公司和我的職業目標的內容進行來回不用同步的溝通。

如何開一個有效率的非即時會議

是時候把非即時會議的概念帶到我們的人生了，如果你不清楚怎麼開始。以下這兩件事情你真的可以參考：

有合適的軟體以技術裝備

你該把會議記錄將放在哪裡？什麼是“值得開會”，什麼是基於項目的對話？當涉及非即時會議時，這裡有一些很棒的工具供您考慮

決定一個軟體讓你的開會筆記可以隨時隨地的更改。

• Trello：用來討論跟更新專案跟任務的狀況。適合非、即時同步得狀態更新。
• Soapbox：一個支援分享會議流程的應用程式
• Slack：Slack特別得適合記錄正在進行的談話

讓團隊知道您正在召開非即時會議

第一步該如何採取去適應？讓人們知道它正在發生，然後設定一些準則和期望。如果您不確定如何與團隊溝通，請參考閱讀以下三點。

• 讓他們知道您為什麼要開非即時會議
• 建立哪種類型的溝通並且決定將使用哪種工具
• 設定對反饋和更新的期望（即每天至少檢查一次）
• 設置日期，以供您回顧將來的改進方式

這個是一個範例

嘿，團隊！

我知道在我們所有時區和可用性上安排會議非常困難。因此，我想嘗試開始一些非同步即時的會議，看看它是否對我們有用。對於不斷發展的溝通：

任何項目更新都應存在於我們的Trello項目板上創建的任務中

*大多數會議都將在Soapbox中進行，請在現有項目中添加任何項目或上下文。我將一對一會議和團隊會議保持為同步會議。

*Slack將繼續成為我們快速溝通的目標。

*請努力每天至少檢查一次這些應用程序，並在出現任何問題或評論時予以答复。

一個星期,一個月後，我們將回顧我們對此的看法，評估。

謝謝！

非即時同步會議的好處有這些

除了最大程度地減少不必要的會議所花費的時間外，非同步即時會議還具有許多好處。讓我們來看一些：

會養成記錄會議筆記的習慣

沒有任何事情比參加會議和與您上次見面時進行的對話更令人沮喪的了，因為沒有文件記錄在案。非即時開會時，您正在記錄會議筆記就是您在一周中就每個議程項目進行的來回對話。

會議備忘為與會者提供了歷史備忘，決策和所有必要的背景信息，以確保您見面時能有效利用每個人的時間。這意味著您花費更少的時間來回顧過去的討論，而將更多的時間花在團隊合作上。

給性格內向的人一個表達的機會

Decision Wise Benchmark 研究發現，當員工不說話時，這會導致不良的生產習慣，降低績效和人員流失率以及缺席的可能性更高。因此，重要的是要使團隊中的每個人都易於為對話做出貢獻。

無論您是否有沒有在同步開會，都應該有一個虛擬的空間地方，例如會議議程應用程序，個人可以在其中添加自己的評論或議程項目，而不必在會議期間大聲疾呼。這允許您團隊中的其他人為對話做出貢獻。

減少時區限制

比如說您位於加拿大多倫多，同時您的經理在澳大利亞布里斯班。您重疊的唯一時間是美國東部時間下午4–5時。一周內只有5個小時的重疊時間。對於大多數人來說，這是沒有足夠的時間來進行團隊會議，一對一，專案的啟動，回顧以及所有其他可能的會議。

實際上，根據Buffer的2020年遠程工作研究發現，有10％的受訪者表示，他們與遠程工作最大的掙扎就是 在各種不同時區的同事。時區可能成為溝通和協作的限制。實際上，它們實際上並不是必須的。非同步的會議使分散的團隊能夠進行必要的討論以推進項目，而不必受到時區的限制。

非同步開會的缺點

召開非即時同步會議的原因有很多，但並不是都是美好的。讓我們談談這種會議帶來的一些影響，以及如何直接應對這些影響。

減少員工面對面的時間

Buffer的2020年關於遠程工作狀況查發現，受訪者面臨的最大遠程憂慮（20％）是孤獨感。當您處於遠程狀態時，會議可以充當許多員工渴望的“面對面”會議，這可以（在一定程度上）幫助解決孤獨感。

儘管非同步會議取消了“面對面”選項，但重要的是您必須使團隊掌握他們需要以自己的方式解決孤獨的知識。遠程領導者Dana Doswell分享了最適合她的團隊的內容：

“是的，這實際上是第一個月我最努力的事情。我的建議是找到下班後可以社交的多人。整天呆在家裡很容易。制定您的早上套路，每週對自己說一遍，我將在周三或週四的工作時間之後製定社交計劃，這是最適合您的選擇。”

每個人必須有共識才能把非同步即時會議開進行的好

想像一下：您正在向非同步會議添加議程項目和註釋。幾天過去了，您沒有收到任何回复。原來，您參加這次會議的個人從未登錄過您正在使用的工具。您不再需要召開非即時會議，而只需在工具中添加筆記以供自己查看

無論是您使用的工具還是會議本身的格式，您都需要確保所有人都在同一陣線上參與了這種交流模式。我們將在下面解決如何克服這一問題！

當會議很有成效時，它們實際上是一種榮幸與樂趣！

時候減少在非生產性會議上花費的時間，而將更多的時間用於完成工作。當您在會議周圍養成良好的習慣時（例如記錄筆記，最大程度地減少障礙並允許團隊中的每個人以對他們最舒適的方式做出貢獻），您便擁有了真正有效的會議。非即時同步會議只是幫助您更快地到達那裡的一步。

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✌本文來自Trello網站發布的20 Creative Ways to Use Trello and Organize Everything，由Betty Huang 翻譯

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