與遠端團隊溝通時可避免的6個錯誤

作者： Rani Shah 譯者：Nora

即使在一個大量使用視訊通話，隨時照片打卡分享和各式貼圖傳情大大了縮進彼此距離的時代，但對團隊來說遠距工作仍然是一大挑戰。這些遠距團隊協作上遇到困難並不代表他們是“低效”團隊，只是他們沒有養成對的“遠距工作習慣”來營造最佳數位辦公室。

從不良的鏡頭使用習慣到馬馬虎虎的傳訊方式，團隊在無意中犯下了許多溝通上的錯誤。就來看看有哪些遠距工作良方來解決一團亂的在家工作吧。

鏡頭開起來

即使大部分的團隊成員都在辦公室裡，只要有一個成員是只有一個人是遠端參加會議，那所有與會人員也都要以視訊的方式參與會議進而創造一種對等的氛圍。讓那些身不在辦公室的人感覺與在辦公室裡的人是一樣的。

但當大家都在家工作時常見的壞習慣就是開會時不開啟鏡頭而導致整場會議像是大家在進行電話的多方通話。

是的，我們了解你在家裡可能穿著舊T恤，光線不佳。但是開啟視訊可以協助我們觀察對於正在討論的議題無論是公司最近的變動或是專案，與會成員的表情是困惑還是開心的進而調整溝通方式。透過視訊也可以觀察同事們是有精神的還是已經快要過勞了。 更不用說看到鏡頭前的同事們可以感覺到彼此更加接近，假如一張照片勝過千言萬語，那在會議中開啟鏡頭就更不用說了。

@all 是新的“回覆所有人”

無論你用的是哪一個工具 Slack, email或是Trello, 使用 @all 或是@here 標注所有人這個行為跟站在辦公室中間大聲宣布事情是一樣的

如果說你平常不會在辦公室裡大喊 “@all 看一下這個網頁”，那麼就不需要在email或是對話串內做這件事。

可以理解你需要大家的注意力，但要知道如果整個團隊時時刻刻都要所有人的注意力會對團隊溝通造成下列兩個傷害

1. 太多狼來了 頻繁的在沒有急迫性的事物上標注所有人，當有真正緊急的事情時大家並不會因為被標注而特別去注意。
2. 2. 注意力疲乏 當訊息通知頻繁出現在筆電或手機還是兩者皆有時並不會刺激生產力增加

要有效的標注同事可以嘗試有問題時只標相關人士，假如是要公告時可以考慮開一個新的群組，特別如果是大型公告的話。

這就帶到下一點

留點聊天的空間

你有注意到某個同事是否在團隊群組貼了太多嬰兒照片？或是有人一直po各種“重要連結”而且每次都標註了所有人？

你的同事應該沒有任何的惡意，但這些煩人的聊天禮節可能顯示出你們組織內通訊工具沒有合適的頻道(群組)。平常在辦公室裡大家也會聊運動、電影、炫耀一些小孩照片，那在家工作版的辦公室為什麼要不一樣呢？

與其試圖改變團隊行為，和不試試給他們適當的聊天空間呢？在Trello, 我們的Slack 頻道有工作相關或是團隊相關的頻道，但我們也有頻道給可愛小狗照片、大家都在看的電視影集，甚至有一個頻道特別給重要或是全公司相關新聞的。

鼓勵頻道(群組)的多元化從專業到社交不但可以讓每個群組目的切題也有利於建立關係

用這樣的結構來對話會更接近在辦公室裡的社交氛圍。這不但有助於團隊氣氛更讓工作相關的群組可以專注於工作相關的事物。

更新臉書狀態

對於某些團隊來說因為管理者無法親身看到組員進到辦公室工作因此需要對於成員產出和工時建立信任感。缺乏信任感會造成一些問題例如微管理和冒名頂替症候群。

建立信任感的方法包括協定好連絡的頻率並切確認每個人的行程都是透明的。如果是在實體辦公室裡，看到同事午休是很正常的一件事情，因此應該確保在數位辦公室裡也是一樣的。

一個小卻非常管用的技巧是讓大家知道你會在哪裡並且待多久。

在公司通訊軟體帳號上更新狀態，也可以在團隊群組內說要“去吃中餐，中午一點左右回來，這是一個讓團隊知道你在哪裡的好方法。

需要起來走走？照顧一下小孩？建立一套可以讓團隊知道你最新狀態的方法不到可以建立信任感和期待也讓你自己可以體驗遠距工作的彈性

清單列起來

當不清楚誰要在什麼時候之前完成什麼任務時也容易催生微管理。比起頻繁的開進度會議或是一直傳“可能會用到”的報告，不如建立一個可以用最少時間但是清楚的協作方式。優雅簡潔的清單適用於不同大小的團隊更是建立新任感和促進目標達成的救星。

清單管理已經被證實可以增加專注力更可以凝聚團隊向心力。Trello的“進階清單”功能，你可以標註同事、設定任務完成日期，就像平常會寫在卡片上一樣。條列出一天內團隊內每個人負責的工作可以讓大家看見手上專案的輪廓，培養共同目標的感覺

慣用訊息不見得適用

一件緊急的請求，一篇產業相關的文章，一個你手上專案需要的檔案，這些不同的項目需要不一樣的溝通方法。

對遠距團隊來說最終要的是拿捏好溝通的內容與方法讓成員有充足的訊息同時可以專心避免過猶不及。

來分析哪種媒介適合哪類型的溝通方式

1. E-mail: 辦公室的支柱，所有人永遠開啟的分頁(程式)。保持信箱永遠開著是有代價的，他會降低生產力和增加不同工作之間脈絡切換。通常保持信箱開啟是怕萬一有發生緊急狀況但這樣反而有可能會因為分心處理別的事情沒有看到信件。與其使用email 當作緊急狀況的溝通媒介，不如將email 用來處理比較不緊急的事務。例如聯繫廠商，大型備忘錄，或是一些可以過幾天在回覆的問題。增加生產力表示知道哪些生產力工具會有時反而妨礙你的生產力
2. Slack/即時通訊 ：顧名思義這類的通訊管道是用來聯絡需要立即討論的事項。平常在辦公室會問問題或是請同事幫忙等等的訊息可以用即時通訊工具來傳達。但如果用這些工具來傳檔案和重要的連結或是發給全公司的備忘錄可能會有日後不好追蹤及打斷正專心做事的氛圍等問題
3. 3.Trello: 用來放相關檔案、分配工作、詢問專案進度這些原本用email 處理的事務來避免冗長的email串。Trello 主要用途就是用來存放訊息和專案管理的。善用Trello功能例如標註相關團隊成員，使用清單，移動卡來展示專案進度代表你的團隊知道該向誰詢問，什麼時候是完成期限，現在進度為何。可以到Trello 模板區看看哪一種看板合適你的團隊。

友伴是最好的夥伴

跟任何關係一樣，你的同事需要信任，開放式溝通和可以專注的時間。轉變成遠距工作環境可能是個挑戰但是善用溝通準則並將設定好期待，可以促進讓每個人的意見都被聽見。不管你的團隊成員本來就是一群活潑或是安靜的人，最重要的是讓訊息和工作都能傳達給每一個人。

祝福你的遠距旅程，你的通知訊息都切題，你的收件夾輕鬆

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✌本文來自Trello網站發布的20 Creative Ways to Use Trello and Organize Everything，由Nora 翻譯

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