Automation #1 — Créer votre propre CRM (et managez vos clients “like a boss”)

« Automation » est une série d’articles qui cherche à montrer comment en utilisant certains outils gratuit -ou bon marché-, et en faisant preuve d’un peu de créativité, on peut gérer le démarrage, la croissance et la gestion de son entreprise à moindre coûts. J’espère que ça vous aidera.

Disclaimer : Tout ce qui est introduit dans cette série peut être trouvé sur internet, je n’ai rien inventé, j’ai juste remarqué que devant la multitude de post de blogs très techniques écrit par des expert, et le nombre d’outils qui existent, penser « simple » devient difficile (particulièrement vrai quand on a une expérience entrepreneuriale limitée !).


Les gens sont intéressés par votre produit ou service, et vous souhaitez créer ou optimiser votre process de ventes. En toute logique, vous commencez à vous renseigner sur les CRM. Hubspot ? Zoho ? SalesForce ? Naaaan … trop cher.

Voici une méthode pour créer un CRM/process de ventes from scratch, en utilisant des outils gratuits (ou bon marché, tout dépend du succès que vous avez !).

Vous aurez besoin de : Typeform, Zapier, Trello, Gmail. Ça fait beaucoup ? Vous n’aurez qu’à gérer Trello car tout le reste sera automatisé 😉

Une fois que vous avez créé un compte sur chacun de ces -génialissimes- outils, jetons un coup d’oeil à un tunnel de vente classique. C’est sur ce modèle que l’on basera notre process.

Tunnel de vente basique

Allez sur Trello et créer un board que l’on appèlera « Ventes » avec les listes suivantes : contacts, leads, finalists, clients (les prospects étant déjà tracké au travers du taux de conversion. N’est-ce pas ? 😉)

Tunnel de vente > Trello

Disons que vos prospects sont sur Facebook (ils le sont !) et que vous êtes arrivé à les faire aller sur votre site, de façon assez classique vous allez attendre d’eux qu’ils remplissent un formulaire pour montrer leur intérêt, ou même qu’ils créent un compte. Pas besoin de coder le formulaire ! Typeform a un produit génial qui sert justement à ça. Facile à insérer sur son site, facile à créer, et une version gratuite ! Une fois que le prospect l’a rempli, le vrai travail commence car il est officiellement devenu un « contact » (ou un « lead » en fonction de votre process de vente).

Si vous vous voulez voir à quel point Typeform peut être une solution parfaite pour la création de compte utilisateur, allez jeter un oeil à side.co 😉

Typeform + Zapier + Trello : Le combo parfait !

Votre prospect est désormais un contact, bravo !
Vous souhaitez donc le faire apparaitre dans la liste « contact » de Trello.

Pour se faire, allez sur votre compte Zapier, et connectez vos comptes Typeform et Trello. Faites en sorte que les infos soumises au travers du formulaire Typeform apparaissent dans une nouvelle card Trello, dans la liste « contacts ».

(Je vous recommande aussi d’ajouter les éléments dans un Google Spreadsheet, afin de conserver une archive)

Niveau format, je vous recommande de mettre l’adresse email du contact en titre de la card (plus simple pour automatiser certains envoi de mails) et de mettre le maximum d’informations possible dans la description.

Pour vous donner un exemple :

Maintenant profitez de toutes les fonctionnalités de Trello : écrire des commentaires pour garder une trace des échanges, ajouter une deadline, une alerte pour envoyer un email de « follow-up », ajouter des pièces jointes, attribuer la card à un membre de l’équipe, … et bien sur déplacer la card vers un autre statut en fonction de là où se trouve votre contact dans votre tunnel de vente.

Utiliser le potentiel de Trello et Zapier

Trello et Zapier peuvent être très puissant après avoir mis en place ces bases.

Pour vous donner quelques idées d’automatisation à implémenter :

  • Ajouter une liste « Follow-up » entre chaque liste, ensuite connecter Trello à votre compte Gmail sur Zapier pour qu’un email de « Follow up » automatique soit envoyé dès lors qu’une card est déplacé dans cette liste.
  • Ajouter un « label » vert/jaune/rouge en fonction du niveau d’engagement du prospect (froid/tiède/chaud).
  • Ajouter un devis ou une facture en PJ d’une card et envoyer automatiquement un email avec ce document dès lors que la card est déplacée dans une liste spécifique
  • etc.

Souvenez vous : je présente ici les bases, ensuite c’est à vous d’être créatif car 100% des éléments sont customisables. Par exemple une partie de mon Trello ressemble à ça (je track qui a accepté la proposition commerciale, qui a signé officiellement le contrat, avec qui les contrats sont terminés, qui a payé, … donc c’est très complet)


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Et si vous souhaitez que je parle d’un process ou d’un outil spécifiquement, envoyez moi un p’tit mail (jordan@jordanchenevier.com).