Automation #2 — Créez votre propre logiciel de devis/facturation

« Automation » est une série d’articles qui cherche à montrer comment en utilisant certains outils gratuit -ou bon marché-, et en faisant preuve d’un peu de créativité, on peut gérer le démarrage, la croissance et la gestion de son entreprise à moindre coûts. J’espère que ça vous aidera.

Disclaimer : Tout ce qui est introduit dans cette série peut être trouvé sur internet, je n’ai rien inventé, j’ai juste remarqué que devant la multitude de post de blogs très techniques écrit par des expert, et le nombre d’outils qui existent, penser « simple » devient difficile (particulièrement vrai quand on a une expérience entrepreneuriale limitée !).

Disclaimer n°2 : J’ai eu des retours concernant la fraude à la TVA et la nécessité d’avoir un logiciel agréé. Après vérification elle concerne uniquement les professionnels soumis à la TVA facturant des clients non soumis à la TVA. Donc c’est quand même possible d’utiliser une solution comme celle que je propose selon votre situation. Toutefois je vous recommande de vous renseigner à l’avance sur les normes en vigueur dans votre industrie.

Payer pour un logiciel de facturation/devis ? Non. Faire chaque facture à la main ? Non plus.

Ce que je vous propose ici c’est d’utiliser une nouvelle fois Google Sheet, Typeform, Zapier et Gmail pour automatiser une bonne partie du travail. La mise en place est assez longue, mais ça vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.

1. Préparer le tableur

Avant de rentrer dans le vif du sujet de l’automatisation, il faut préparer les éléments. Commençons par le tableur. Celui-ci doit contenir 5 onglets que de mon côté je nomme ainsi :

1. Base
2. Déclaration
3. Update
4. Devis
5. Facture

À quoi correspondent ces onglets ?

1. BASE — Dans cet onglet vous allez mettre en place (si ce n’est pas déjà fait par ailleurs !) un tableur où se trouve toutes les informations de facturation de vos clients.
   > Prénom, nom (ou nom de la société si vous faites du B2B), email, adresse complète, et autres selon les besoins. Ce document peut bien évidemment être complété automatiquement depuis un formulaire rempli par l’utilisateur !
   NB : Créez une colonne « Code client » qui sera utile pour la suite. Ce code peut être inséré par vos soins au format que vous souhaitez (de mon côté il est au format Prénom&NomDuClient-CodePostal)
2. DÉCLARATION — Dans cet onglet insérez les colonnes suivantes : « Devis/factures », « Date », « Code client », « Élément vendu », « Nombre de <element> » (<element> correspond ce que vous vendez et l’unité avec laquelle vous facturez. Mission ? Produit ? Jours ? Heures ? Mois ? …).
   C’est dans cet onglet que va être archivé tout l’historique de vos devis/factures.
3. UPDATE — Il doit contenir toutes les colonnes de l’onglet « base » + toutes les colonnes de déclaration.
   Cet onglet a pour unique vertu d’assurer l’automatisation du processus, vous n’aurez pas à le gérer. Il sera lié à un Google Script, mais on en parle plus tard.
4. DEVIS + FACTURES — . Ici vous allez créé les templates de vos devis et factures, qui seront modifiées (automatiquement !) à chacune de vos déclarations.

Pour faciliter le travail, j’ai créé un modèle à copier-coller sur son Drive (Fichier > Créer une copie), disponible ici (en rouge ce que vous devez adapter).

2. Préparer le Typeform

Dans notre cas ce ne sont pas les clients qui vont remplir le Typeform, mais bien vous/votre équipe ! En remplissant simplement un formulaire vous générerez et enverrez automatiquement les devis/factures par email aux bonnes personnes.

Préparer ce formulaire sera assez simple, puisque chaque élément correspondra à une des colonnes de l’onglet « DECLARATION » (sauf « Date » qui est une info automatiquement générée par Typeform). Comme ceci :

Préparation du Typeform

3. Préparer Zapier

Ok là on s’attaque à l’outil magique. Ceux qui ne connaissent pas Zapier, sachez que c’est selon moi un des outils les plus révolutionnaires à disposition des entrepreneurs/start-ups aujourd’hui. Courrez essayer !

NB : Dans cet article je présente une version payante de Zapier ($200/an), et profite donc de la fonctionnalité des Zap « Multi-steps ». Il y a surement possibilité de combiner plusieurs « Single-steps » et d’arriver au même résultat, je vous laisse essayer, même si je pense que la version premium de l’outil est un investissement extrêmement rentable 😉

L’objectif de Zapier dans notre cas va être qu’à chaque complétude de formulaire, une série d’actions se produise afin de remplir le tableur.

Il faut donc connecter Typeform à Google Sheet afin qu’à chaque formulaire soumis il se produise :

1. Ajout de ligne sur l’onglet « Déclaration »
   > Chacune de vos réponses va créer une nouvelle ligne, et ainsi vous permettre d’avoir un historique de vos déclarations.
2. « Lookup » du code client dans l’onglet « Base ».

Préparation du “Zap”

3. Update de la 2ème ligne sur l’onglet « update »
> Maintenant que vous avez fait un Lookup, vous avez à votre disposition toutes les infos du formulaire + toutes les infos de l’onglet « Base » (infos clients). Vous pouvez donc ajouter ces éléments dans les colonnes correspondantes.

NB : Ne pas faire un « Ajout de ligne » pour le point n°3 mais bien une « Update » de ligne ! Important pour ce qui va suivre.

4. Préparer l’envoi des e-mails automatiques aux clients

On arrive au dernier élément de préparation avant de passer au code.

Tout d’abord l’envoi des mails ne sera possible que si vous avez une adresse GMail ou GSuite et que vous écrivez le script (qui se trouve point 5 de cet article) depuis un compte Google Drive lié à ce compte mail.

Ouvrez votre outil de note préféré (Google Doc ?) et écrivez l’objet + le corps du mail que vous souhaitez que vos clients/leads reçoivent lorsqu’ils recevront vos devis/factures.

Ce mail sera par la suite envoyé automatiquement avec le document (devis ou facture) en PJ dès que vous ferez la déclaration 😃

Aller, on passe à la dernière étape.

5. Le code

NE PRENEZ PAS PEUR ! Oui c’est du code, mais ça va bien se passer !

Vous allez devoir retourner sur votre tableur Google Sheet et cliquer sur Outils > Éditeur de scripts. Vous voilà dans la matrice.

Alors on va faire simple, je vous donne le code !

Par contre il va falloir modifier certains éléments, accessible avec un bon vieux Ctrl+F / Cmd+F

Si vous souhaitez créer vous même le script, l’objectif est d’envoyer le devis ou la facture (onglets Invoice/Inquiry) au client, à l’aide des infos contenu dans l’onglet “update” ;)

• var emailCc = votre adresse email > Cela permet de vous mettre en Cc des emails, afin de recevoir le pdf généré par mail.
• var body = corps du mail > Hop, le copié collé depuis votre document préparé à l’étape précédente.*
• var nomPdf = nom du pdf
• var titre = objet du mail > Et encore le copié collé qui va bien !

Vous voyez, c’était pas si compliqué 😉

*FORMAT : saut de ligne = \n | apostrophe = \’

NB : Le code fournit ne fonctionne QUE si vous avez nommé les onglets de la même façon que moi ou que les colonnes sont dans le même ordre que moi (CF mon modèle). Si ce n’est pas le cas certaines variables et certains paramètres doivent être modifiés (range, sheetName, …).

6. Exécution

Maintenant que tout ça est mis en place, comment se déroule l’exécution et que va-t-il concrètement se produire ?

C’est simple, il vous suffit de tenir à jour l’onglet « Base » du spreadsheet (qui est votre “CRM”), et de remplir le formulaire Typeform de déclaration dès qu’un devis ou une facture doit être envoyé à un lead/prospect/client. Ensuite tout est automatique : un mail est envoyé à la personne avec vous en copie, dans lequel la facture ou le devis sera présent en PJ en pdf !

Pour info, tous les pdf générés vous seront envoyés par email ET seront accessible sur votre Drive.

Vous pouvez aussi mettre à jour votre CRM, en changeant le statut de la card correspondant au lead/client et en mettant le document en PJ (ha … quelqu’un vient de me dire que c’est automatisable ça aussi 😉 ).

Maintenant, au boulot 😉

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