EP18【30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint 簡報】
簡報技巧：如何養成高效率簡報製作習慣？先設定好自訂快速存取工具列，讓簡報製作快二倍！｜影片教學＋文章版
如果你是 PC 的用戶，使用 Office 時一定要「自訂快速存取工具列」！讓你無論是編輯 PPT、Word、Excel 時都能迅速搞定想要的功能鍵，而不是四處尋找找不到功能在哪，浪費製作時間精力！
Published in
Jun 13, 2021
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歡迎來到「 30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint」 我是 Jason 鄭冠中。
在第十八集當中，我想跟大家延續分享上集的「對齊均分」進一步應用，既然「對齊工具」藏在不顯眼處，如何不怕忘記、立刻使用？
那就是…自訂快速存取工具列
此工具亦適用Microsoft Office Word、Excel，以下以PPT為主。一、PPT 為什麼需要自訂快速存取工具列？
理由一｜熱鍵：PPT 有不少功能會重複大量使用
製作簡報常用功能有哪些？因人而異，但根據我個人經驗，以及觀察多數職場工作者製作簡報時滑鼠會反覆去點哪些熱鍵功能，整理如下：
[新增內容與顏色調整]
新增文字方塊、插入圖形、插入圖示、圖案填滿、圖案外框、外框粗細、複製格式...[圖片、圖示、圖形排版調整]
移到最上層、最下層、旋轉、置中對齊、靠左對齊、垂直置中、水平均分、垂直均分、裁剪、長寬比、亮度、合併圖案...
理由二｜耗時：PPT 常用到的功能，卻藏太裡面了
以上集提到的對齊工具為例，要找到它得按[常用]->[排列]->[對齊]->[置中對齊]，花了至少 5 秒時間，每頁難免都會用到，累積下來的耗損精力相當可觀。
但如果你有自訂快速存取工具列，就能如下圖一樣，直接點擊置中對齊，一擊搞定！
二、PPT 如何設定自訂快速存取工具列？
2.1｜PC 版本：只要「按右鍵」即可
- 對準自己常使用的功能鍵，按右鍵
- 點擊[新增快速存取工具列]
滑鼠移動到左上角，點擊下拉式選單，點擊[在功能區下方顯示]
PPT 如何移除自訂快速存取工具列？
- 對準欲移除的功能鈕，按右鍵
- 點擊「移除自訂工具列」
2.2｜換台電腦就得重新設計自訂工具列，怎麼辦？
當你設定好後，無論開啟哪份檔案，只要是同台電腦就會有自訂工具列可使用，不過如果回到家裡換台電腦就沒有了，怎麼辦？- 滑鼠移動到左上角，點擊下拉式選單
- [其他命令]->[匯出]，存在隨身碟 or 雲端
- 打開另一台電腦的 PowerPoint
- 一樣來到左上角，點擊下拉式選單
- [其他命令]->[匯入]
- 選擇隨身碟 or 雲端內的自訂檔案
2.3｜螢幕不夠大時，如何增加編輯面積？
如果你螢幕較小、或人在外面沒有第二螢幕，導致編輯時版面很擠，此時設定好自訂工具列之後，乾脆「取消釘選」工具列
只留最常使用的自訂工具列即可（其他功能超少用），尤其是 Excel 得處理大量數據資料，特別需要！
2.4｜Mac 目前版本：自訂快速存取工具列有所限制
Mac 版本的 Office 目前可惜的是：
- 無法「按右鍵」添增
- 亦無法「移動到最下層」，只能出現在上方
那該如何出現在上方呢？如影片所示：
- 點擊下拉式選單[其他命令]
- 將左側琳瑯滿目功能，直接按[向右]添增在右側
- 若沒找到想要的功能，則點擊下拉選單切換到不同功能區尋找
- 若要移除功能，按下方的「-」，亦可上下拖曳移動排序
- 最後按[儲存]
若要刪除重設，則按「-」旁邊的「三個點點」三、總結來說
- 觀察最近一個月的Office 操作習慣，將常使用的功能新增自訂工具列
- PC 版本按右鍵即可新增，Mac 版本要到[其他命令]去設定
- 推薦新增的功能整理如上（理由一）
希望大家能升級自己的電腦操作習慣，善用熱鍵、減少時間浪費，成為高效率的職場人士。
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